Betriebskostenabrechnung: 10 häufige Fragen von Mietern

Bei Mietern ist die Betriebskostenabrechnung besonders gefürchtet. Denn meistens ist eine erhebliche Nachzahlung fällig, die in aller Regel auch noch mit einer Erhöhung der künftigen monatlichen Betriebskostenvorauszahlungen verbunden ist. Bestimmte Fragen von Mietern zur Betriebskostenabrechnung werden daher immer wieder gestellt, zumal regelmäßig Meldungen in den Medien erscheinen, wonach zahlreiche Betriebskostenabrechnungen fehlerhaft sein sollen. Es ist daher nur allzu verständlich, wenn Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht unbesehen hinnehmen, sondern genau Bescheid wissen wollen. Um hier einen Überblick zu geben, haben wir 10 häufige Fragen von Mietern zur Betriebskostenabrechnung zusammengestellt.

1. Was sind Betriebskosten – und was nicht?

Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer laufend durch den Gebrauch des Gebäudes, dessen Anlagen und Einrichtungen sowie dem Grundstück entstehen, § 556 Abs. 1 Satz 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 1 Abs. 1 Satz 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV). Herausstechendes Merkmal ist, dass diese Kosten „laufend“, also regelmäßig wiederkehrend anfallen, was auch über einen Turnus von mehreren Jahren sein kann (etwa die Reinigung des Öltanks in mehrjährigen Abständen). Welche Kostenarten im Einzelnen zu den Betriebskosten gehören, ist im „Betriebskostenkatalog“ des § 2 BetrKV aufgeführt. Danach gibt es insgesamt 17 Kostenarten.

Demgegenüber sind „einmalig“ anfallende Kosten (etwa das Fällen eines jahrzehntealten Baumes) keine Betriebskosten. Zudem gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV sowohl die Verwaltungskosten als auch Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht zu den Betriebskosten.

2. Wie muss eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung aussehen?

Aus der Betriebskostenabrechnung müssen zunächst der Vermieter oder dessen Beauftragter (etwa Hausverwalter) als Absender sowie der Mieter als Adressat erkennbar sein. Zudem muss der Abrechnungszeitraum benannt sein, der grundsätzlich nicht länger als 12 Monate sein darf. Erforderlich ist neben der konkreten Bezeichnung der abgerechneten Wohnung weiterhin die Angabe der Gesamtkosten, der Umlageschlüssel, der einzelnen abgerechneten Kostenarten und des vom Mieter zu zahlenden Kostenanteils der Kostenarten, wobei es genügt, wenn Kostenarten mit demselben Umlageschlüssel zunächst addiert werden und erst dann der Kostenanteil gebildet wird (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 25.04.2017, Az.: VIII ZR 237/16). Schließlich müssen die vom Mieter erbrachten Betriebskostenvorauszahlungen aufgeführt sein. Insgesamt muss die Betriebskostenabrechnung so aussehen, dass der Mieter als juristischer und betriebswirtschaftlicher Laie die Angaben des Vermieters ohne weiteres nachvollziehen und verstehen kann.

Sind diese Anforderungen erfüllt, wird die Betriebskostenabrechnung als „formell ordnungsgemäß“ bezeichnet. Davon zu unterscheiden ist die „inhaltliche Richtigkeit“ der Abrechnung, wonach im Wesentlichen die der Abrechnung zugrundeliegenden Zahlenwerte korrekt sein müssen.

Liegt keine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung vor, wird diese wie eine fehlende Abrechnung behandelt. Der Mieter hat daher Anspruch auf eine neu erteilte ordnungsgemäße Abrechnung und bis zu deren Erhalt ein Zurückbehaltungsrecht an der Nachforderung und den laufenden Betriebskostenvorauszahlungen. Enthält die Betriebskostenabrechnung materielle Fehler, hat der Mieter einen Berichtigungsanspruch, soweit er aufgrund fehlender Angaben die Berichtigung nicht selber vornehmen kann. Im Übrigen darf der Mieter den materiellen Fehler selber verbessern, Zurückbehaltungsrechte stehen ihm nicht zu.

3. Wo machen Vermieter die häufigsten Fehler in der Betriebskostenabrechnung?

Typische Fehlerquellen sind die

• Umlage von im Mietvertrag nicht vereinbarten Betriebskostenarten. Das kann zum einen dadurch passieren, dass im Mietvertrag die zu verteilenden Betriebskostenarten nach § 2 Nr. 1 bis 16 BetrKV einzeln aufgelistet sind und der Vermieter dabei eine Kostenart vergessen hat, die er später trotzdem berechnet. Zum anderen müssen „Sonstige Betriebskosten“ nach § 2 Nr. 17 BetrKV immer konkret benannt werden, damit sie umlagefähig sind (BGH, Urteil vom 07.04.2004, Az.: VIII ZR 167/03). Auch hier legen Vermieter häufig Kosten um, die mietvertraglich nicht vereinbart sind

• doppelte Berechnung von Betriebskostenarten, speziell im Zusammenhang mit den Kosten für den Hausmeister. Verrichtet der Hausmeister etwa den Winterdienst oder schneidet alljährlich die Gartenhecke, dürfen diese Tätigkeiten in der Betriebskostenabrechnung nicht nochmals bei den Kostenarten „Winterdienst“ oder „Gartenpflege“ auftauchen
• unzulässige Umlage von Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Das kann auch in versteckter Form geschehen, etwa wenn im Rahmen komplett umgelegter Wartungsverträge oder bei den Hausmeisterkosten auch Kosten für Reparaturen mitenthalten sind. Der Vermieter muss hier die nicht umlagefähigen Reparaturkosten vor der Umlage herausrechnen
• Verteilung der Betriebskosten für leerstehende Wohnungen auf die anderen Mieter, obwohl der Vermieter diese Kostentragen muss
• Angabe und Zugrundelegung von falschen Umlageschlüsseln, insbesondere auch die fehlende Abrechnung von Energiekosten nach dem Verbrauch
• Zugrundelegung falscher Zahlenwerte, die zu fehlerhaften Berechnungen bei der Betriebskostenabrechnung führen, etwa durch Ablesefehler, Schreibfehler, Zahlendreher und dergleichen mehr

4. Welche Fristen bei der Betriebskostenabrechnung gelten für Vermieter?

Vermieter müssen die alljährliche Betriebskostenabrechnung ihren Mietern grundsätzlich innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums „mitteilen“, § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB. Das bedeutet, dass den Mietern innerhalb dieser Ausschussfrist die Abrechnung zugegangen sein muss (BGH, Urteil vom 21.01.2009, Az.: VIII ZR 107/08). Nach Ablauf dieser Frist können Vermieter regelmäßig keine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung mehr geltend machen.

Eine Ausnahme gilt, wenn Vermieter die 12-Monats-Frist aus von ihnen nicht zu vertretenden Gründen -also unverschuldet – überschreiten müssen (etwa wegen einer von der Kommune rückwirkend geforderten Erhöhung der Grundsteuer). In diesem Fall dürfen Vermieter auch noch nach Ablauf der 12-monatigen Ausschlussfrist abrechnen und eine Nachzahlung fordern, § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB. Dazu ist aber wiederum eine Frist zu beachten: Die Nachzahlung muss innerhalb von drei Monaten nach dem Wegfall des Abrechnungshindernisses verlangt werden (BGH, Urteil vom 05.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05). Versäumen Vermieter die Drei-Monats-Frist, können sie ebenfalls keine Nachforderung mehr geltend machen.

5. Welche Fristen bei der Betriebskostenabrechnung sind für Mieter wichtig?

Haben Mieter die Betriebskostenabrechnung erhalten und dieser widersprechen, muss das grundsätzlich innerhalb von 12 Monaten nach dem Erhalt der Abrechnung geschehen, § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB. Innerhalb dieser Ausschlussfrist müssen die Einwendungen dem Vermieter zugegangen sein. Haben Mieter diese Frist nicht eingehalten, sind keine Einwendungen gegen die Abrechnung mehr möglich.

Eine Ausnahme besteht wenn Mieter die (Einwendungs)Ausschlussfrist unverschuldet nicht wahrnehmen können (etwa wegen plötzlicher Erkrankung oder vom Vermieter verweigerter Einsichtnahme in die Abrechnungsbelege). Hier dürfen die Mieter auch noch nach Ablauf der Ausschlussfrist der Abrechnung widersprechen, § 556 Abs. 3 Satz 6 BGB. Dafür dürfte eine Frist von drei Monaten nach dem Wegfall des Hinderungsgrunds anzusetzen sein

6. Bis wann müssen Nachforderung oder Guthaben aus der Abrechnung bezahlt werden?

Die grundsätzlich 12-monatige Frist für Einwendungen von Mietern darf nicht mit der Fälligkeit der Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung verwechselt werden. Vielmehr ist die Nachforderung sofort fällig. Der Mieter muss also innerhalb von 30 Tagen zahlen, vgl. § 286 Abs. 3 BGB, sofern der Vermieter in der Betriebskostenabrechnung bzw. im Begleitschreiben keine frühere Zahlung verlangt (etwa binnen 14 Tagen).

Dabei ist die Zahlung kein Schuldanerkenntnis dergestalt, dass die Abrechnung als korrekt anerkannt wird und der Mieter keine fristgemäßen Einwendungen mehr erheben kann (BGH, Urteil vom 12.01.2011, Az: ZR VIII 269/09). Trotzdem sollte der Mieter auf dem Überweisungsträger vorsichtshalber vermerken, dass die „Zahlung unter Vorbehalt“ erfolgt.

Umgekehrt muss auch der Vermieter ein Guthaben der Mieter zeitnah auskehren. Ist das geschehen, darf der Vermieter danach aber trotzdem noch etwaige Fehler in der Betriebskostenabrechnung innerhalb der grundsätzlich 12-monatigen Abrechnungsfrist korrigieren und eine sich daraus ergebende Nachforderung geltend machen. Denn auch in der Auszahlung des Guthabens liegt kein Anerkenntnis über die Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung.

7. Was können Mieter bei einer fehlenden oder fehlerhaften Betriebskostenabrechnung unternehmen?

Erstellt der Vermieter trotz Aufforderung keine Betriebskostenabrechnung oder ist diese formell nicht ordnungsgemäß (siehe dazu 2. in diesem Artikel), können Mieter Zurückbehaltungsrechte nach § 271 Abs. 1 BGB geltend machen. Die Mieter dürfen die laufenden Betriebskostenvorauszahlungen und die Nachforderung aus der formell fehlerhaften Abrechnung zurückbehalten. Hat der Vermieter eine formell ordnungsgemäße Abrechnung innerhalb der grundsätzlich 12-monatigen Abrechnungsfrist erteilt, sind die von den Mietern zurückbehaltenen Beträge nachzuentrichten. Wird die Abrechnung erst nach Ablauf der 12-monatigen Ausschlussfrist erstellt, brauchen die Mieter die Nachforderung nicht mehr zu zahlen. Dagegen müssen die zurückbehaltenen Betriebskostenvorauszahlungen auch in diesem Fall nachentrichtet werden.

Enthält die Betriebskostenabrechnung dagegen inhaltliche Fehler (siehe dazu 2. in diesem Artikel), bestehen keine Zurückbehaltungsrechte an einer Nachforderung und den laufenden Betriebskostenvorauszahlungen.

Vielmehr haben Mieter hier nur einen Berichtigungsanspruch gegen den Vermieter, soweit die Mieter aufgrund fehlender Angaben die Abrechnung nicht selber berichtigen können.

8. Worauf müssen Mieter bei einem Widerspruch gegen die Abrechnung besonders achten?

Zunächst ist darauf hinzuweisen, dass das Gesetz in diesem Zusammenhang keinen „Widerspruch“ kennt, sondern von „Einwendungen“ spricht, § 556 Abs. 3 Sätze 5, 6 BGB. In der Praxis ist aber für die Einwendungen der Begriff „Widerspruch“ üblich.

Besonders achten müssen Mieter bei einem Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung, dass die Einwendungen konkret dargelegt und begründet werden. Der Vermieter ist in die Lage zu versetzen, die Einwendungen genauso dezidiert überprüfen zu können wie Mieter die Betriebskostenabrechnung. Pauschale Behauptungen im Widerspruch reichen dazu bei weitem nicht aus. Vielmehr mehr müssen Mieter genau ausführen, warum welche Betriebskosten zu hoch oder fehlerhaft sind.

Handelt es sich offensichtlich nicht nur um formelle Fehler in der Betriebskostenabrechnung (siehe dazu 2. in diesem Artikel), hat der Mieter vor der Erhebung des Widerspruchs beim Vermieter die Kostenbelege einzusehen (Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf, Urteil vom 22.06.2006, Az.: I-10 U 164/05).

9. Was ist bei einem Mieterwechsel für die Betriebskostenabrechnung zu beachten?

Bei einem Mieterwechsel während des laufenden Abrechnungszeitraums muss der Vermieter die Betriebskostenabrechnung für den ausscheidenden und den neuen Mieter zeitanteilig erstellen. Dabei ist darauf zu achten, dass für die verbrauchsabhängigen Kostenarten (etwa Heizung und Warmwasser) die Zählerstände bei Aus- und Einzug der jeweiligen Mieter abgelesen und notiert werden.

Zieht ein Mieter während des laufenden Abrechnungszeitraums aus, braucht der Vermieter für diesen nicht sofort abzurechnen, was ohnehin aufgrund der meist noch nicht vorhandenen Belege unmöglich wäre. Hier gilt, dass der Vermieter zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet ist, § 556 Abs. 3 Satz 4 BGB. Stattdessen muss der Vermieter in diesen Fällen erst innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums abrechnen.

Zieht der Mieter also am 31.03.2018 nach fristgerechter Kündigung aus und endet der Abrechnungszeitraum am 31.12.2018, läuft die Abrechnungsfrist für den Vermieter bis zum 31.12.2019.

Steht im Übrigen während eines Mieterwechsels die Wohnung für einen gewissen Zeitraum leer und ist nicht vermietet, muss der Vermieter die Betriebskosten für die Zeit des Leerstands tragen

10. Kann der Vermieter die Betriebskostenvorauszahlungen ohne weiteres erhöhen?

„Ohne weiteres“ darf der Vermieter die Betriebskostenvorauszahlungen nicht erhöhen. Er ist allerdings berechtigt, die Vorauszahlungen im Anschluss an eine Betriebskostenabrechnung angemessen anzupassen, also zu erhöhen, § 560 Abs. 4 BGB. Dabei bedeutet „angemessen“, dass die Nachzahlung aus der vorangegangenen Betriebskostenabrechnung zugrunde zu legen ist. Dieser Betrag wird durch 12 Monate geteilt und der bisherigen monatlichen Vorauszahlung zugerechnet. 

Die Erhöhung ist dem Mieter schriftlich mitzuteilen. Fällig wird die Erhöhung mit der nächsten Betriebskostenvorauszahlung. Ergibt sich aus der Betriebskostenabrechnung ein Guthaben des Mieters, darf dieser – genauso wie der Vermieter eine Erhöhung – eine Verringerung der Vorauszahlungen verlangen, in dem er die Höhe der künftig reduzierten Vorauszahlungen dem Vermieter schriftlich mitteilt.