Bei Erteilung der Betriebskostenabrechnung kommt dem Mieter zunächst eine passivere Rolle zu. Er hat den Ablauf des Abrechnungszeitraums, während welchem er die regelmäßigen Betriebskostenvorauszahlungen leistet, abzuwarten. Anschließend ist er darauf verwiesen, abzuwarten, inwieweit der Vermieter die Abrechnungsfrist ausschöpft bzw. ob er überhaupt während der Jahresfrist abrechnet.
Die vom Mieter zu beachtenden Fristen beginnen mit Ausnahme der Verjährungsfrist erst dann zu laufen, wenn der Vermieter (formell) ordnungsgemäß und fristgerecht abgerechnet hat.
Einwendungsfrist
Bei fristgerechter Abrechnungserteilung durch den Vermieter steht dem Mieter eine zwölfmonatige Frist zur Erhebung von Einwendungen zu, § 556 Abs. 3 S. 5 BGB. Zu beachten ist dabei jedoch, dass dieser dem Mieter zur Verfügung gestellte Zeitraum nicht bedeutet, dass eine eventuelle Zahlungsforderung des Vermieters auch für ein Jahr zurückhalten kann.
Grundsätzlich ist die Forderung bei Fälligkeitseintritt zu begleichen (vgl. hierzu unter Zahlungsfrist). Daher ist trotz Zwölfmonatsfrist ratsam, die Abrechnung so zeitnah wie möglich zu überprüfen. Bei Verdacht auf mögliche Fehler kann die Nachzahlungsforderung entweder ausdrücklich unter Vorbehalt der (teilweisen) Rückforderung an den Vermieter beglichen werden. Bereits vorbehaltlos geleistete Zahlungen an den Vermieter schließen auch fristgerecht vorgebrachte Einwendungen aus; eine Rückforderung der Zahlung oder eines Teils dessen ist dann unmöglich.
Ist der Bereich der eventuellen Fehlerhaftigkeit betragsmäßig eingrenzbar, kann auch der Teil der Betriebskostennachforderung gezahlt werden, der unstreitig ist und der streitige Teil des Betrags unter Hinweis auf den Verdacht von Fehlern zurückbehalten werden. Sodann sollte eine zeitnahe und genaue Überprüfung stattfinden, ob Fehler tatsächlich vorhanden sind. Hierzu sollte der Mieter sein Recht zur Belegeinsicht nutzen Zu beachten ist dabei, dass es ihm im Normalfall zumutbar ist, dies in den Räumen des Vermieters zu tun. Nur in Ausnahmefällen kann der Vermieter verpflichtet werden, dem Mieter die Belege zur Einsichtnahme zukommen zu lassen.
Verfestigt sich der ursprüngliche Verdacht zu einer Wahrscheinlichkeit oder gar Sicherheit, hat der Mieter bei Erhebung von Widerspruch konkrete und begründete Einwendungen vorzubringen. Die schlichte Behauptung, die Abrechnung stimme nicht, reicht nicht.
- Einwendungsfrist bedeutet nicht, dass eine Nachzahlung zwölf Monate zurückgehalten werden darf. Hier tritt dennoch Fälligkeit ein!
- Vorgebrachte Einwendungen müssen fristgerecht, konkret und begründet sein! Vorher sollte Einsicht in die Belege des Vermieters genommen werden.
Zahlungsfrist
Wurde die Betriebskostenabrechnung ordnungsgemäß erteilt und sind Einwendungen nicht ersichtlich, ist der Mieter zur Zahlung des geforderten Betrags verpflichtet. Trotz Einwendungsfrist ist er jedoch nicht berechtigt, die Nachzahlung zwölf Monate zurückzuhalten, da sich der Zeitpunkt, wann die Forderung zu zahlen ist, nicht nach der Frage richtet, wie lange die Abrechnung auf Fehler überprüft werden kann und diese vorgebracht werden dürfen. Wann die Forderung zu erfüllen ist, richtet sich nach dem Zeitpunkt deren Fälligkeit.
Ist ein Fälligkeitszeitpunkt nicht bestimmt (z.B vertraglich oder durch die Rechnung) gilt § 271 BGB: die Zahlung ist grundsätzlich sofort fällig. Zahlt der Mieter trotz Fälligkeit die geforderte Summe nicht, gerät er entweder dadurch in Verzug, dass der Vermieter mahnt oder automatisch durch Bestimmung der Fälligkeit durch kalendarisch bestimmten Zeitpunkt („Die Rechnung ist ohne Abzüge zu begleichen bis 30.04.“). Jedenfalls aber, sollte weder ein Zeitpunkt bestimmt sein, noch der Vermieter eine Mahnung aussprechen, gerät der Mieter dreißig Tage nach Fälligkeit und Zugang der Abrechnung in Verzug (§ 286 BGB). Dies sollte vermieden werden, da der Vermieter ab Verzugseintritt gemäß § 288 BGB Zinsen für jeden Verzugstag verlangen kann.
Zahlungsfrist = Fälligkeit
Fälligkeit tritt ohne anderweitige Bestimmung grds. sofort ein, § 271 BGB + Verzug sollte vermieden werden.
Verzugseintritt
- nach Mahnung durch den Vermieter
- nach Verstreichen eines kalendarisch gesetzten Zeitpunkts
- 30 Tage nach Abrechnungserteilung
Verjährungsfrist
Die Verjährung eventueller Ansprüche des Mieters auf Erteilung der Betriebskostenabrechnung oder auf Auszahlung eines entstandenen Guthabens verjährt in der Regelfrist von drei Jahren, § 195 BGB. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in welchem der Anspruch entstanden ist, zu laufen und endet drei Jahre später. Wird z.B die Abrechnung am 14.03.2013 erteilt und weist ein Guthaben aus, so beginnt die Verjährungsfrist des Anspruchs mit Ablauf des 31.12.2013. Der Anspruch verjährt mit Ablauf des 13.12.2016.
