Mietvertraglich vereinbarte Betriebskostenvorauszahlungen des Mieters muss der Vermieter jährlich abrechnen.
Dabei ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zu übermitteln. Erhält der Mieter die Abrechnung später, kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderungen mehr durchsetzen. Trotz dieses in § 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelten Sachverhalts gibt es häufig Fälle, in denen der Vermieter zwar fristgerecht abgerechnet hat, aber trotzdem einzelne Betriebskosten nachträglich auf den Mieter umlegen will. Wann und wie dies möglich ist, erfahren Sie hier.
Betriebskosten nachträglich auf den Mieter umlegen: Diese beiden Konstellationen sind denkbar
Fälle, in denen der Vermieter trotz bereits erteilter fristgemäßer Abrechnung einzelne Betriebskosten nachträglich auf den Mieter umlegen möchte, gibt es immer wieder. So kann es sein, dass der Vermieter etwa die Umlage einzelner Betriebskostenarten vergessen oder Grundsteuer- bzw. Gebührenbescheide erst später erhalten hat.
Möglich sind in diesen Fällen zwei Konstellationen: Der 12-Monats-Zeitraum – also die Ausschlussfrist – für die Erteilung der Betriebskostenabrechnung ist
- noch nicht abgelaufen
- abgelaufen oder der Ablauf steht unmittelbar bevor
Ausschlussfrist noch nicht abgelaufen: Nachträgliche Umlage problemlos möglich
Ist der 12-Monats-Zeitraum für die Erteilung der Betriebskostenabrechnung noch nicht abgelaufen, kann der Vermieter ohne weiteres eine neue geänderte Abrechnung erteilen. Das gilt auch dann, wenn er die Umlage einzelner Betriebskostenarten versehentlich unterlassen hat. Der Vermieter braucht also lediglich dem Mieter eine neue Abrechnung zu übermitteln und darauf hinzuweisen, dass es sich um eine geänderte Abrechnung handelt, wodurch die zuvor erteilte Abrechnung gegenstandslos wird.
Ausschlussfrist abgelaufen: Grund für die nachträgliche Umlage entscheidend
Möchte der Vermieter nach Ablauf des 12-Monats-Zeitraums bzw. unmittelbar vor dem Ablauf und zuvor fristgerecht erteilter Abrechnung noch Betriebskosten nachträglich auf den Mieter umlegen, kommt es auf den Grund dafür an. Generell gilt für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung als solche, dass sie auch ausnahmsweise nach abgelaufener Ausschlussfrist erteilt werden kann, wenn der Vermieter aus von ihm nicht verschuldeten Gründen keine fristgemäße Abrechnung vornehmen konnte, § 556 Abs. 3 Satz 3, 2. Halbsatz BGB. Ist es also im Ausnahmefall möglich, die Abrechnung als solche nach Ablauf der Ausschlussfrist zu erteilen, muss es auch möglich sein, einzelne Betriebskosten nach Ablauf der Ausschlussfrist nachträglich auf den Mieter umzulegen.
Danach muss der Grund für die nachträgliche Umlage der betreffenden Betriebskostenart sein, dass der Vermieter diese unverschuldet bei der fristgemäß erteilten Abrechnung nicht umlegen konnte. Folge daraus ist, dass der Vermieter solche Betriebskostenarten nicht mehr nachträglichumlegen kann, die er bei der erteilten Abrechnung vergessen oder aus sonstigen Gründen versehentlich nicht geltend gemacht hat.
Auch davon gibt es eine Ausnahme. Wirkt sich die unterlassene Umlage einer Betriebskostenart so auf die Abrechnung aus, dass dem Mieter daraus ein Guthaben erwächst (etwa weil der Vermieter eine Gutschrift vergessen hatte), ist die Abrechnung zu korrigieren und dem Mieter das sich daraus ergebende Guthaben auszuzahlen bzw. anzurechnen.
Ansonsten darf der Vermieter einzelne Betriebskosten nachträglich durch eine Änderung der bereits erteilten Abrechnung auf den Mieter umlegen, wenn dem Vermieter diese Kosten unverschuldet erst nach Ablauf der Ausschlussfrist bekannt werden. Denn der Vermieter braucht nicht auf Kosten sitzen zu bleiben, von denen er erst später erfährt und er auch nichts dafür kann, dass er erst so spät von diesen Kosten Kenntnis erlangt. Typische Fälle, in denen der Vermieter noch einzelne Betriebskosten auf den Mieter nachträglich umlegen kann, sind etwa
- Gebührenbescheide über Abwasser oder Müllentsorgung
- Grundsteuerbescheide (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 12.12.2012, Az.: VIII ZR 264/12)
- Rechnungen der Versorger
Bei Anhaltspunkten für rückwirkende Festsetzung: Abrechnung unter Vorbehalt stellen
Grundsteuerbescheide und andere Bescheide über öffentliche Abgaben können von den Behörden bis zu vier Jahren rückwirkend erlassen werden. Trotzdem kann der Mieter gegen eine nachträgliche Umlage solcher Betriebskosten nicht die Einrede der Verjährung erheben. Denn die dreijährige Verjährungsfrist nach §§ 195, 199 Abs. 1 BGB beginnt erst, wenn der Vermieter Kenntnis von der Höhe der rückwirkend angefallenen Betriebskostenart erhält, ihm also der endgültige Festsetzungsbescheid oder die Rechnung zugeht (so für die rückwirkende Festsetzung der Grundsteuer: BGH, Urteil vom 12.12.2012, Az.: VIII ZR 264/12).
Der Mieter kann sich aber trotz noch nicht erfolgter Verjährung auf den Eintritt der Verwirkung berufen. Verwirkung tritt ein, wenn Mieter nach Ablauf einer gewissen Zeitspanne mit einer Nachforderung weder damit zu rechnen brauchte noch damit gerechnet hat. Macht also der Vermieter für mehrere Jahre nachträglich etwa Grundsteuern geltend, braucht der Mieter allenfalls für das letzte Jahr zu zahlen. Was darüber hinausgeht, ist verwirkt.
Die Verwirkung kann der Vermieter aber dadurch aushebeln, dass er in der Abrechnung einen Vorbehalt aufnimmt, also sich eine Nachforderung einzelner Betriebskosten ausdrücklich vorbehält. Denn dann muss der Mieter mit einer Nachforderung rechnen.
Liegen dem Vermieter also Hinweise vor, dass sich für Betriebskostenarten wie etwa die Grundsteuer aufgrund einer rückwirkenden Festsetzung des Finanzamtes noch Nachforderungen ergeben können, sollte er in der Betriebskostenabrechnung einen entsprechenden Vorbehalt aufnehmen.
