Verteilerschlüssel für Betriebskosten

Grundsätzlich sind Betriebskosten vom Vermieter zu tragen (§ 535 Abs. 1 BGB). Bei wirksamer vertraglicher Vereinbarung, d.h. „umgelegt“, können sie auf den Mieter übergewälzt sein.

Im Gegensatz zur Frage, ob der Mieter Betriebskosten, sog. „Umlagen“, zu tragen hat, regeln Umlageschlüssel die Frage, wie die Umlagen vom Mieter zu tragen sind. Der jeweilige Schlüssel dient der Errechnung des Gesamtkostenanteils der auf den Mieter entfällt, damit dieser den von ihm zu tragenden Anteil eigenhändig nachvollziehen kann.

Die Benennung wie auch die verständliche Darlegung des Verteilerschlüssels unter Angabe der Bezugsgröße für die jeweilige Betriebskostenposition sind essentieller Bestandteil der Betriebskostenabrechnung, deren Fehlen erhebliche Auswirkungen hat.

Mietvertrag

Erste Hilfe zur Beantwortung der Frage nach dem Umlageschlüssel bietet der Blick in den Mietvertrag. Bei Abschluss eines Mietvertrags steht den Parteien die Wahl, einen Umlageschlüssel zu vereinbaren und welchen, grundsätzlich frei, es sei denn, gesetzliche Vorschriften haben Vorrang (vgl. § 2 Heizkostenverordnung (HeizKV)) oder der Mieter wird durch die Vereinbarung unangemessen benachteiligt (zB bei Nichteinberechnung von Leerstandsflächen des Vermieters zur Gesamtfläche in Abrechnung nach Wohnflächen- / Nutzflächenanteilen, BGH VIII ZR 159/05; LG Krefeld, 2 S 56/09).

Ist bei vertraglicher Vereinbarung von Umlageschlüsseln die Art der Umlegung einzelner Positionen nicht geregelt worden, kann ein Schlüssel per ergänzender Vertragsauslegung als stillschweigend vereinbart gelten. Laut BGH (27.06.2007, VIII ZR 202/06) gilt dann, was die Parteien vernünftigerweise unter gerechter Betrachtung der beiderseitigen Interessen vereinbart hätten (hier: z.B. Umlegung von Kosten für den Breitbandkabelanschluss durch Aufteilung auf die Anzahl der Mieteinheiten).

Merke: Umlageschlüssel (=Verteilerschlüssel) regeln das „Wie“ der Umlegung der Betriebskostenpositionen

Die gängigsten Umlageschlüssel im Überblick:

Wohn- / Nutzflächenanteil

Die Gesamtkosten im Verhältnis zur Gesamtfläche aller Mieteinheiten werden umgerechnet auf den Flächenanteil der konkreten Einheit. Beträgt z.B. die Fläche aller Wohneinheiten zusammen 1000 qm, die Wohnung des Mieters 100 qm, hat dieser 10% der Gesamtkosten anhand seines Flächenanteils zu tragen. Bei Abweichung der im Mietvertrag bzw. der Kostenerrechnung zugrunde gelegten Quadratmeterzahl von der tatsächlichen Fläche, bleibt dies folgenlos, soweit die Abweichung 10% nicht über- bzw. unterschreitet. Bei Abweichung um mehr als 10 %, ist der Vertrag den Gegebenheiten anzupassen; bei kleinerer Flächenangabe im Mietvertrag, ist die im Vertrag angegebene Fläche maßgebend (BGH vom 31.05.2006, VIII ZR 159/05). Eine Umlegung von verbrauchsabhängigen Kosten nach dem Verhältnis der Wohnfläche kann bei extrem ungerechter Kostenverteilung zur Unwirksamkeit dieses Schlüssels führen.

Verbrauch

Eine Umlage nach Verbrauch setzt dessen korrekte Erfassung durch entsprechende Erfassungsgeräte (z.B. durch gesonderte Wasserzähler je Mieteinheit, Wärmeverbrauchszähler an Heizkörpern o.ä.) voraus. Hierfür hat der Vermieter Sorge zu tragen. Sinn und Zweck dieses Schlüssels ist die Sicherung einer gerechten Umlage sowie den Mieter zum sparsamen Umgang mit dem Verbrauchsgut (z.B. Wasser, Müll) zu bewegen.

Nutzerzahl

Bei Umlage nach Köpfen (z.B. als Alternative zur Verbrauchserfassung), d.h. im Verhältnis der die Mieteinheit bewohnenden Kopfzahl zur Gesamtkopfzahl, ist der Vermieter gehalten, für bestimmte Stichtage die tatsächliche Belegung der einzelnen Wohnungen festzustellen. Eine Ermittlung der Gesamtnutzerzahl durch Heranziehung des Einwohnermelderegisters ist aufgrund der gerade in einem Mietshaus mit einer Vielzahl von Wohnungen während der Abrechnungsperiode erfahrungsgemäß beachtlichen Fluktuation der ein- und ausziehenden Personen nicht zulässig (BGH, 23.01.2008, VIII ZR 82/07).

Wohneinheiten / Miteigentumsanteile

Bei Vereinbarung dieses Schlüssels ist zu beachten, dass es zu keiner unangemessenen Benachteiligung des Mieters kommt. Dieser Abrechnungsmaßstab kommt daher nur dann in Betracht, wenn die Wohneinheiten sich der Größe und Belegung nach gleichen. Ist dies nicht der Fall, dürfte eine Unwirksamkeit des Schlüssels anzunehmen sein.

Gesetzliche Regelung

Bei Fehlen einer vertraglichen Regelung oder im Falle der Unwirksamkeit einer Vereinbarung schreibt § 556 a BGB vor, die Betriebskosten nach Anteil der Wohn-/Nutzfläche bzw. nach Verbrauch (z.B. Wasserkosten) bzw. Verursachung (z.B. Müll) so umzulegen, dass dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung getragen werden.

Sonderfall Heizkostenverordnung

Vorrangige gesetzliche Regelungen liefert für die Heizkostenabrechnung die Heizkostenverordnung (§ 2 HeizKV). Der Vorrang entfällt, wenn das Gebäude nur zwei Wohnungen beherbergt, von welchen eine vom Vermieter selbst bewohnt wird. Die HeizKV schreibt die Pflicht des Vermieters zur Verbrauchserfassung vor.

Im Überblick: Ausnahme- und Spezialregelung: Heizkostenverordnung:

Mögliche Problembereiche

Ist aus der Betriebskostenabrechnung kein Umlageschlüssel ersichtlich oder nicht verständlich durch den Vermieter erläutert, leidet die Abrechnung an formellen Mängeln, die zu ihrer Gesamtunwirksamkeit führen. Der Vermieter bleibt zur Erstellung einer wirksamen Abrechnung verpflichtet. Gefahr bei Erteilung einer aufgrund formellen Mangels unwirksamen Abrechnung kurz vor Ende der dem Vermieter gesetzten Jahresfrist ist die mögliche Verjährung eines etwaigen Nachzahlungsanspruchs des Vermieters (keine Verjährung aber des Anspruchs des Mieters auf Guthabenauszahlung). Das gilt nicht für den Fall, dass sich Schlüssel und Erläuterung aus anderen zugänglichen Quellen ergeben oder allgemein verständlich sind. Rechnet der Vermieter zwar nach einem benannten und erläuterten Umlageschlüssel ab, verwendet aber einen anderen als den vertraglich vereinbarten, führt das lediglich zu einem materiellen, die Wirksamkeit der Abrechnung nicht berührenden Mangel (BGH, 17.11.2004, VIII ZR 115/04; BGH, 19.11.2008, VIII ZR 295/07).

Problematisch sind Abrechnungen gemischt genutzter Gebäude, d.h. Gewerbe-Wohn-Nutzungen. Hier ist strittig, ob eine getrennte Erfassung notwendig oder ob eine gemeinsame Abrechnung möglich ist. Der BGH hat sich hierzu bisher nicht geäußert.

Einseitige Änderungen des Umlageschlüssels durch den Vermieter sind unzulässig; Änderungen sind nur per Änderungsvereinbarung unter Zustimmung des Mieters möglich. Grundsätzlich sind beide Parteien an einen vereinbarten Schlüssel gebunden.  Der Mieter hat nur unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch auf Änderung.