Mindestinhalt der Betriebskostenabrechnung: Diese Punkte sind Pflicht

Sind im Mietvertrag Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums die vom Vermieter zu erstellende Betriebskostenabrechnung zugegangen sein.

Während die Abrechnung bei formellen Fehlern innerhalb der 12-Monats-Frist neu erstellt werden muss, können inhaltliche Fehler innerhalb dieses Zeitraums korrigiert werden.

Versäumt der Vermieter aus ihm zu vertretenden Gründen in einem dieser Fälle die 12-Monats-Frist, kann er grundsätzlich keine Nachforderungen mehr geltend machen, § 556 Abs. 3 Satz Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Grund genug also, sich mit dem Mindestinhalt der Betriebskostenabrechnung vertraut zu machen.

Dieser formelle Mindestinhalt gehört in die Betriebskostenabrechnung

Damit die Abrechnung formell wirksam ist, muss sie folgende Punkte enthalten:

Darüber hinaus muss eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein.

Das gilt für Adressat, Abrechnungsobjekt und Abrechnungszeitraum

In der schriftlichen Betriebskostenabrechnung sind der Adressat, das Abrechnungsobjekt und der Abrechnungszeitraum anzugeben. Dabei reicht es aus, wenn der Vermieter die Abrechnung an einen der Ehepartner adressiert und vom diesem die Nachzahlung fordert, obwohl der Mietvertrag mit beiden Eheleuten geschlossen wurde (Bundesgerichtshof (BGB), Urteil vom 28.04.2010, Az.: VIII ZR 263/09).

Die Zusammenstellung der Gesamtkosten muss geordnet sein

Ausgaben und etwaige Einnahmen müssen geordnet dargestellt sein. Besteht aber eine Wirtschaftseinheit aus mehreren Häusern und stellt ein Dienstleister für jedes Haus eine gesonderte Rechnung aus, braucht der Vermieter in der Betriebskostenabrechnung nur den Rechnungsbetrag für das jeweilige Haus anzugeben (BGH, Urteil vom 09.10.2013, Az.: VIII ZR 22/13).

Die Umlageschlüssel müssen erläutert werden

Der Vermieter ist verpflichtet, die einzelnen Umlage- bzw. Verteilerschlüssel nicht nur anzugeben, sondern auch zu erklären (BGH, Urteile vom 09.04.2008, Az.: VIII ZR 84/07, vom 28.05.2005, Az.: VIII ZR 261/07). Das geht aber nicht soweit, dass der Vermieter die mit einem Bruchteil angegebene Gesamtpersonenzahl näher erläutern muss (BGH, Urteil vom 15.09.2010, Az.: VIII ZR 181/09). Weichen die Verbrauchswerte von der letzten Ablesung oder Erfassung erheblich ab, müssen dem Mieter die Gründe aufgezeigt werden (BGH, Urteil vom 11.09.2007, Az.: VIII ZR 1/07). Liegt eine gemischte Nutzung vor (also neben Mietwohnungen auch vermietete Gewerbeeinheiten), sind die generellen Gesamtkosten sowie die allein auf die nichtgewerblichen Mieter entfallenden Gesamtkosten in der Betriebskostenabrechnung auszuweisen (BGH, Urteil vom 11.09.2007, Az.: VIII ZR 1/07).

Wann die Abrechnung klar, übersichtlich und verständlich ist

Übersichtlichkeit der Abrechnung bedeutet, dass die einzelnen Betriebskostenarten anzugeben und aufzuschlüsseln sind. Allgemeinpositionen genügen also nicht, vielmehr muss eine exakte Zuordnung möglich sein (so etwa beim Allgemeinstrom, der näher zu konkretisieren ist wie etwa „Allgemeinstrom/Hauslicht“ oder „Allgemeinstrom/Tiefgaragenbeleuchtung“). Umgekehrt dürfen aber die Versicherungskosten (Gebäude-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung für Gebäude, Öltank, Aufzug) in der Abrechnung in einer Summe angegeben werden (BGH, Beschluss vom 31.12.2012, ZR 346/08).

Aus sich heraus verständlich ist die Betriebskostenabrechnung, wenn diejenigen Angaben und Daten – speziell beim Verbrauch – vorhanden sind, auf denen die Berechnungen beruhen. Werden die auf das Abrechnungsjahr entfallenden Kosten jedoch aus jahresübergreifenden Rechnungen ermittelt, ist die Abrechnung nicht bereits deswegen formell unwirksam, weil der Vermieter dafür erforderlichen Zwischenschritte nicht offen gelegt hat (BGH, Urteil vom 02.04.2014, Az.: VIII ZR 201/13).

Klar ist die Betriebskostenabrechnung schließlich, sofern sie in sich widerspruchsfrei und für den Mieter ohne komplizierte Berechnungen nachvollziehbar ist.