Werden Betriebskostenvorauszahlungen vom Mieter erbracht, muss der Vermieter darüber abrechnen. Dies hat innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zu erfolgen, § 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
Der Vermieter ist also verpflichtet, seinem Mieter innerhalb dieser Abrechnungsfrist die Betriebskostenabrechnung zu übermitteln. Geschieht das nicht, kann der Vermieter vom Mieter keine Nachzahlung mehr verlangen. Davon gibt es aber eine Ausnahme.
Und außerdem stellt sich die Frage, was mit einem Guthaben des Mieters geschieht, wenn der Vermieter nicht fristgemäß abrechnet. All diese Fragen zur Abrechnungsfrist beantworten wir in diesem Artikel.
Unterscheidung zwischen Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist
Bei der Abrechnung über die Betriebskostenvorauszahlungen ist zwischen dem Abrechnungszeitraum (Abrechnungsperiode) und der Abrechnungsfrist zu unterscheiden. Dabei
- darf die Dauer des Abrechnungszeitraums höchstens 12 Monate betragen und
- muss die Lage des Abrechnungszeitraums nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein (so kann etwa die Lage des Abrechnungszeitraums vom 01.04. bis zum 31.03. des Folgejahres sein).
An den Abrechnungszeitraum schließt sich „nahtlos“ die Abrechnungsfrist an, in der der Vermieter über die Betriebskostenvorauszahlungen abrechnen muss.
Die Abrechnungsfrist bedeutet, dass die Betriebskostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12-ten Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums schriftlich mitzuteilen ist, § 556 Abs. 3 BGB (Ausschlussfrist).
Ist die Abrechnung formell ordnungsgemäß und dem Mieter fristgemäß zugegangen, ist der Anspruch des Vermieters auf eine etwaige Nachzahlung sofort fällig. Dabei spielt es keine Rolle, dass der Mieter gemäß 556 Abs. 3 Satz 5 BGB nach Zugang der Abrechnung weitere 12 Monate Zeit hat, die Richtigkeit der Abrechnung zu überprüfen.
In Verzug gerät der Mieter, wenn er nicht binnen 30 Tagen ab Fälligkeit die Nachzahlung leistet (§ 286 BGB, Verzug des Schuldners).
Beweispflichtig für den fristgemäßen Zugang ist der Vermieter
Beweispflichtig für den fristgemäßen Zugang der Betriebskostenabrechnung ist der Vermieter, der notfalls die Abrechnung von einem Boten in den Hausbriefkasten des Mieters einwerfen lassen sollte. Denn damit gilt die Abrechnung regelmäßig als zugegangen, wobei der Bote den Zugang durch Zeugenaussage beweisen kann.
Wenn die Betriebskostenabrechnung nicht fristgemäß zugeht
Geht dem Mieter die Betriebskostenabrechnung innerhalb der 12-Monats-Frist nicht oder nicht formell ordnungsgemäß zu, braucht dieser grundsätzlich keine Nachzahlung mehr zu leisten. Formell ordnungsgemäß bedeutet, dass die Abrechnung
- eine geordnete Zusammenstellung der Betriebskosten enthält,
- die vom Mieter zu zahlenden anteiligen Betriebskosten berechnet und ausgewiesen sind,
- nicht bekannte Verteilungsschlüssel erklärt werden sowie
- geleistete Betriebskostenvorauszahlungen des Mieters aufgelistet und von den auf ihn entfallenden Betriebskosten abgezogen sind.
Genügt die Betriebskostenabrechnung diesen Anforderungen nicht und/oder ist diese unverständlich oder fehlerhaft, kann der Mieter die Nachzahlung verweigern. Das gilt selbst dann, wenn der Mieter sich zuvor angeblich mit einer Nachzahlung einverstanden erklärt hat (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 09.04.2008, Az.: VIII ZR 84/07). Damit ist Vermietern der „Kunstgriff“ verwehrt, zunächst noch innerhalb der Abrechnungsfrist eine „provisorische“ Betriebskostenabrechnung zu präsentieren und diese erst später ordnungsgemäß zu gestalten.
Liegt hingegen der umgekehrte Fall vor, dass die nicht oder nicht formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung ein Guthaben des Mieters ausweist, steht dem Mieter sein Guthaben auch dann zu, wenn er die Abrechnung nach Ablauf der 12-Monats-Frist erhält. Denn das nicht vertragsgemäße Verhalten des Vermieters darf nicht zu Lasten des Mieters gehen (BGH, Urteil vom 09.04.2008, Az.: VIII ZR 84/07).
Die Ausnahme: Nachzahlung trotz verfristeter Abrechnung
Manchmal kommt es vor, dass der Vermieter die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb der 12-monatigen Abrechnungsfrist erstellen kann. Hat der Vermieter die Gründe dafür nicht zu vertreten, darf die Abrechnung auch später erfolgen, § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB. „Nicht zu vertreten“ bedeutet, dass den Vermieter kein Verschulden an der verspäteten Abrechnung trifft. Das ist etwa der Fall, wenn der Vermieter behördliche Unterlagen für die Betriebskostenabrechnung (etwa den Grundsteuerbescheid der Finanzbehörde) oder die Abrechnung des Versorgungsunternehmens selbst erst nach der Abrechnungsfrist oder kurz vor deren Ablauf erhält.
Dagegen hat es der Vermieter jedoch stets zu vertreten, wenn die Betriebskostenabrechnung von der Haus- oder WEG-Verwaltung zu spät erstellt wird. Das gilt auch, wenn dem früheren Mieter die Abrechnung deswegen erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist zugeht, weil der Vermieter die neue Mieteranschrift nicht kannte, die er bei Auszug des Mieters oder beim Einwohnermeldeamt hätte rechtzeitig erfragen können (Landgericht (LG) Hannover, Beschluss vom 03.05.2007, Az.: 13 S 21/07).
Liegen Gründe für eine verfristete Betriebskostenabrechnung vor, die der Vermieter nicht zu vertreten hat, muss er die Abrechnung innerhalb von drei Monaten nach dem Wegfall dieser Gründe erstellen (BGH, Urteil vom 26.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05).
