Der Vermieter muss dem Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (Abrechnungsfrist).
Danach ist der Vermieter mit der Geltendmachung von Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen (Ausschlussfrist), es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
Mit dieser gesetzlichen Regelung ist jedoch nicht geklärt, ob unter welchen Voraussetzungen der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung korrigieren darf, etwa weil er die Umlage einer einzelnen Kostenposition vergessen hat.
Wir zeigen in diesem Artikel, wann eine Korrektur der Betriebskostenabrechnung (noch) möglich ist und welche Folgen die Korrektur für Mieter und Vermieter hat.
Formelle und inhaltliche Fehler: Diese Unterschiede sollten Sie kennen
Ob und inwieweit die Korrektur einer Betriebskostenabrechnung möglich ist, hängt davon ab, ob sie formelle oder inhaltliche Fehler aufweist. Formell ordnungsgemäß ist eine Abrechung, wenn sie folgende Mindestangaben enthält (Bundesgerichthof (BGH), Urteil vom 23.11.1981, Az.: VIII ZR 298/80):
- Adressat der Betriebskostenabrechnung
- Abrechnungsobjekt
- Abrechnungszeitraum
- Zusammenstellung der Gesamtkosten
- Darstellung und Erklärung des verwendeten Umlageschlüssels
- Berechnung des Mieteranteils
- Abzug der vom Mieter erbrachten Betriebskostenvorauszahlungen
Erfüllt die Betriebskostenabrechnung diese Voraussetzungen nicht oder ist sie aus sonstigen Gründen für einen durchschnittlich verständigen Mieter nicht nachvollziehbar, ist sie formell fehlerhaft.
Inhaltliche Fehler liegen dagegen vor, wenn in der Betriebskostenabrechnung etwa eine nicht umlagefähige Kostenposition eingestellt wurde, falsche Umlagemaßstäbe verwendet wurden oder sich ein Rechenfehler bzw. „Zahlendreher“ eingeschlichen hat.
Innerhalb der Abrechnungsfrist: Das gilt für Korrekturen
Ist die Betriebskostenabrechnung formell fehlerhaft, sind streng genommen keine Korrekturen möglich. Vielmehr muss der Vermieter eine neue, formell ordnungsgemäße Abrechnung erstellen. Ist dagegen ein inhaltlicher Fehler vorhanden, kann der Vermieter diesen korrigieren. Dabei müssen sowohl die Neuabrechnung als auch die Korrektur grundsätzlich innerhalb der 12-monatigen Ausschlussfrist erfolgen und dem Mieter mitgeteilt werden.
Die Korrektur ist selbst dann möglich, wenn der Vermieter dem Mieter zunächst ein Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung überweist und danach noch innerhalb der Abrechnungsfrist die Abrechnung zu Lasten des Mieters korrigiert, also das Gutgaben oder Teile davon zurückfordert. Das überwiesene Guthaben stellt kein Schuldanerkenntnis dar, wonach der Guthabensbetrag verbindlich werden soll (BGH, Urteil vom 12.01.2011, Az: ZR VIII 269/09).
Nach Ablauf der Abrechnungsfrist: Was jetzt noch korrigiert werden kann
Ist die Betriebskostenabrechnung formell fehlerhaft und hat der Vermieter innerhalb der 12-monatigen Abrechnungsfrist keine neue formell ordnungsgemäße Abrechnung vorgelegt (ohne dass von ihm nicht zu vertretende Gründe vorliegen, weshalb er keine Abrechnung erstellen konnte), hat er Pech gehabt: Der Vermieter ist mit der Geltendmachung seiner Nachforderungen ausgeschlossen, kann also keine Zahlung und auch keine Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlungen verlangen. Damit sind vor allem sogenannte „Alibi-Abrechnungen“ nicht möglich, die der Vermieter vorschiebt, um erst später eine korrekte Betriebskostenabrechnung zu erstellen.
Die Geltendmachung von Nachforderungen bei einer formell fehlerhaften Betriebskostenabrechnung nach Ablauf der Abrechnungsfrist ist selbst dann ausgeschlossen, wenn der Mieter sich zuvor mit einer Nachforderung einverstanden erklärt hatte. Ein solches Anerkenntnis des Mieters beinhaltet keinen Neubeginn der Abrechnungsfrist (BGH, Urteil vom 09.04.2008, Az.: VIII ZR 84/07).
Anders ist es hingegen, wenn die Betriebskostenabrechnung inhaltliche Fehler aufweist. Hier darf der Vermieter die Abrechnung auch noch nach Ablauf der Abrechnungsfrist zeitnah korrigieren und kann so die kommenden Betriebskostenvorauszahlungen erhöhen. Trotzdem besteht eine Besonderheit: Die Korrektur darf nicht zu einer Nachbelastung des Mieters führen, auch nicht im Wege der Saldierung (BGH, Urteil vom 17.11.2004, Az.: VIII ZR 115/04). Das bedeutet Folgendes:
- Führt die Korrektur einer oder mehrerer Kostenpositionen zu einer weiteren Nachzahlung des Mieters, darf diese nicht an ihn weitergegeben werden. Vielmehr braucht der Mieter nur den Nachzahlungsbetrag zu leisten, der in der ursprünglichen, innerhalb des Abrechnungszeitraums erstellten Betriebskostenabrechnung ausgewiesen war.
- Führt die Korrektur einer Kostenposition zu einem Guthaben des Mieters und die Korrektur einer anderen Kostenposition zu einer weiteren Nachzahlung des Mieters, dürfen die beiden Kostenpositionen nicht miteinander verrechnet werden. Vielmehr muss der Vermieter das Guthaben an den Mieter weiterleiten, darf aber die weitere Nachzahlung nicht geltend machen.
Obwohl in allen anderen Fällen eine Nachzahlung ausgeschlossen ist – soweit die verspätete Betriebskostenabrechnung nicht auf Umständen beruht, die der Vermieter nicht zu vertreten hat – ist eine Ausnahme möglich: Konnte der Mieter in der Abrechnung den Rechenfehler eindeutig erkennen, kann es ihm nach Treu und Glauben verwehrt sein, sich auf den Ablauf der Abrechnungsfrist zu berufen.
Im konkreten Fall hatte der Vermieter versehentlich in der Betriebskostenabrechnung Nebenkostenvorauszahlungen in einer weitaus größeren Höhe eingestellt als die der Mieter tatsächlich gezahlt hatte. Kurz zuvor hatten Vermieter und Mieter genau über diese Höhe der Nebenkostenvorauszahlungen vor Gericht gestritten. Als der Vermieter die Betriebskostenabrechnung korrigierte, war die Abrechnungsfrist bereits abgelaufen. In diesem Einzelfall sah es der BGH als rechtens an, dass sich der Mieter wegen des auf einen Blick erkennbaren Fehlers in der Abrechnung sich nicht auf die abgelaufene Abrechnungsfrist berufen durfte (BGH, Urteil vom 30.03.2011, Az.: VIII ZR 133/10).
