Die jährliche Nebenkostenabrechnung unterliegt, insbesondere für den Vermieter, bestimmten Fristen, die dieser zur Nachteilsvermeidung dringend einhalten sollte. Die Fristen dienen der Schaffung von Rechtsklarheit und Rechtssicherheit, d.h. letztlich zur Erhaltung des Friedens zwischen Mieter und Vermieter.
Sinn und Zweck der für den Vermieter geltenden Fristen ist es, den Mieter davor zu schützen, unzumutbar lange im Unklaren darüber zu sein, ob und was eventuell an Nachzahlung auf ihn zukommt, insbesondere, wenn das Mietverhältnis zwischenzeitlich wurde und der Mieter mit Angelegenheiten daraus irgendwann abschließen möchte.
Wir zeigen in diesem Artikel alle Eigentümer-Fristen rund um die Betriebskostenabrechnung.
Frist 1: Abrechnungszeitraum:
§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB bestimmt, die Pflicht zur jährlichen Abrechnung über die Vorauszahlungen der Betriebskosten; Abs. 4 ergänzt, dass hiervon abweichende Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters unwirksam sind.
Der Abrechnungszeitraum, d.h. der Zeitraum, in welchem vereinbartermaßen Nebenkosten anfallen, Vorauszahlungen geleistet und über den nach Ablauf abzurechnen ist, beträgt maximal ein Jahr, nicht notwendigerweise jedoch um das Kalenderjahr (01.01. bis 31.12.). Für die verbrauchsunabhängigen Betriebskosten wird dies überwiegend so gehandhabt; anders verhält es sich überwiegend für die Heiz- und Warmwasserkosten. Hier differieren die Abrechnungszeiträume häufig vom Kalenderjahr.
Zu beachten ist bei Auseinanderfallen der Abrechnungszeiträume für den Vermieter, dass dies Auswirkungen auf die von ihm einzuhaltende jeweilige Abrechnungsfrist hat. Die Festlegung der Abrechnungszeiträume erfolgt durch die Mietvertragsparteien per vertraglicher Vereinbarung.
Wird über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr abgerechnet, ist die Betriebskostenabrechnung formell nicht ordnungsgemäß erteilt und damit unwirksam.
Frist 2: Abrechnungsfrist
Die Abrechnungsfrist beginnt mit Ablauf des Abrechnungszeitraums und endet mit Ablauf des zwölften darauffolgenden Monats, § 556 Abs. 3 BGB. Das bedeutet, dass der Vermieter, endete der Abrechnungszeitraum mit Ablauf des 31.12.2012, bis Ablauf des 31.12.2013 Zeit hat, die Abrechnung zu erteilen. Erst dann ist der Mieter berechtigt, die Abrechnung zu fordern.
Zu beachten ist, dass nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung durch fristgerechte Erteilung die Pflicht des Vermieters erfüllt; inhaltliche Fehler dagegen schaden nicht und können, ohne dass die Erteilung der Abrechnung verfristet wäre, nachgeholt werden (BGH VIII ZR 84/07 vom 09.04.2008).
Im Falle eines Streits über die rechtzeitige Erteilung ist es Sache des Vermieters, diese nachzuweisen (LG Dresden, 4 S 403/03), sei es durch postalischen Nachweis oder Einwurf der Abrechnung unter Zeugen. Wichtig ist jedoch, dass Erteilung nicht nur den fristgerechten Eingang der formell ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung bedeutet, sondern der Mieter außerdem vor Fristablauf die Möglichkeit hat, vom Zugang Kenntnis zu nehmen (AG Köln 210 C 31/05, 21.04.2005).
Eine Betriebskostenabrechnung, die dem Anwalt des Mieters an einem Silvesterabend per Fax nach 19 Uhr zugeht, ist verspätet, da der Mieter nicht rechtzeitig davon Kenntnis nehmen kann. § 556 Abs. 3 BGB bestimmt, dass die Abrechnung innerhalb dieser Frist „mitzuteilen“ ist, d.h. zuzugehen hat. Der Zugang richtet sich nach § 130 BGB und erfolgt, wenn die Abrechnung so in den Machtbereich des Mieters gelangt, dass er unter normalen Umständen die Möglichkeit zur Kenntnisnahme hat bzw mit dieser gerechnet werden kann. Bei einem Fax im Geschäftsverkehr ist das der Fall, wenn dieses innerhalb der Geschäftszeit gedruckt wird
Der verspätete Zugang der Betriebskostenabrechnung hat Konsequenzen: sie muss weiterhin erteilt werden, da sie mit Ablauf der Frist erst fällig gestellt ist. Ein Guthaben ist an den Mieter auszuzahlen. Eine Nachzahlungsforderung des Vermieters ist jedoch ausgeschlossen.
Zahlt der Mieter dennoch irrtümlich, kann er sein Geld nach den Grundsätzen der ungerechtfertigten Bereicherung zurückfordern, da es sich hier nicht um eine schlichte Verjährungsfrist handelt, sondern um eine Ausschlussfrist, die den Anspruch des Vermieters untergehen lässt (BGH VIII ZR 94/05 vom 18.01.2006). Zu beachten ist, dass diese Ausschlussfrist nur für die Wohnraummiete gilt, nicht aber für vermietete Gewerberäume (BGH XII ZR 22/07 vom 27.01.2010).
Erstellt der Vermieter keine Betriebskostenabrechnung, kann der Mieter bei fortbestehendem Mietverhältnis die künftig zu zahlenden Vorauszahlungen (Achtung: nicht die Grundmiete!) unter Berufung auf sein Zurückbehaltungsrecht gemäß § 273 BGB einstellen, bis formell wirksam abgerechnet wird (vgl. BGH VIII ZR 191/05 vom 29.03.2006).
Bei beendetem Mietverhältnis kann er mangels Schutzes durch ein Zurückbehaltungsrecht die Betriebskostenvorauszahlungen für das Jahr der fehlenden Abrechnung komplett zurückfordern, ohne die Betriebskostenabrechnung vorher gerichtlich einfordern zu müssen (BGH 09.03.2005, VIII ZR 57/04). Die Forderung kann der Vermieter nur durch Erteilung der wirksamen Abrechnung bis spätestens zum Ende der mündlichen Verhandlung abwenden. Nachzahlungsforderungen sieht sich der Mieter jedoch aufgrund Ausschlusses nicht mehr ausgesetzt.
Hat der Vermieter die Nichteinhaltung der Abrechnungsfrist nicht zu vertreten, weil zB Versorgungsunternehmen ihre Abrechnung nicht rechtzeitig erteilt haben, ist der Vermieter hierfür beweispflichtig (BGH VIII ZR115/04 vom 17.11.2004). Kann er den Beweis führen, liegt keine Verfristung vor, soweit die Abrechnung bei Vorliegen aller nötigen Belege unverzüglich erteilt wird.
Frist 3: Verjährungsfrist
Von den genannten Ausschlussfristen, die einen Anspruch untergehen lassen, ist die Verjährung zu unterscheiden, die einen Anspruch zwar bestehen lässt, dieser aber nach Verjährungseintritt nicht mehr durchsetzbar ist. Die Verjährung richtet sich nach § 195 BGB, läuft drei Jahre und beginnt mit Ablauf des Jahres, in welchem der jeweilige Anspruch entstanden ist.
Alle Fristen für Eigentümer im Kurz-Check:
Abrechnungszeitraum: (maximal) ein Jahr, nicht zwingend Kalenderjahr
- Vereinbarung durch die Vertragsparteien
- Vom Vermieter bei Abrechnung zu beachten, sonst formell ordnungswidrige Abrechnung
- Abrechnungszeiträume verschiedener Betriebskosten können auseinanderfallen, wenn vereinbart (zB Heiz-/Warmwasserkosten und sonstige Betriebskosten)
Abrechnungsfrist
- Zwölf Monate nach Ablauf Abrechnungszeitraum, § 556 Abs. 3 S. 2 BGB
- Nur formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt die Frist
- Abrechnung ist zu „erteilen“ = Zugang = Eingang und Möglichkeit zur Kenntnisnahme unter normalen Umständen
- Fälligkeit der Abrechnungserteilung mit Fristablauf
- Nachzahlungsforderungen bei Erteilung nach Fristablauf ausgeschlossen
- Zurückbehaltungsrecht bzw. Recht des Mieters auf Rückforderung der im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen bei Nichterteilung der Abrechnung; Heilung durch Erteilung der Abrechnung bis zum Ende der mündlichen Verhandlung möglich
Verjährung
- drei Jahre, § 195 BGB
- Beginn mit Ablauf des Jahres, in welchem der Anspruch entstanden ist (Anspruchsentstehung: 14.03.2013, Beginn des Verjährungslaufs: 01.01.2014, Eintritt Verjährung mit Ablauf des 31.12.2016)
- lässt den Anspruch nicht untergehen, nur undurchsetzbar werden; Einredepflicht des Anspruchsgegners!
