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Betriebskostenabrechnung: Ratgeber für Mieter und Vermieter




Die Betriebskostenabrechnung ist für Vermieter und Mieter eine lästige Pflicht. Der Mieter muss die von ihm und vor allem durch seinen Energieverbrauch verursachten Nebenkosten selbstverständlich bezahlen. Der Vermieter muss ihm dafür eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erstellen. Die Abrechnung ist immer wieder Anlass für Unstimmigkeiten. Sie beinhaltet für den Vermieter eine Vielfalt von Fußangeln, für den Mieter ist sie meist ein Buch mit sieben Siegeln.

Wir möchten mit „Betriebskostenabrechnung.com“ Eigentümern und Mietern von Immobilien eine kompetente Hilfestellung anbieten, einerseits eine Betriebskostenabrechnung ordnungsgemäß zu erstellen und andererseits eine erstellte Betriebskostenabrechnung auf ihre Plausibilität und Korrektheit zu überprüfen.

Dieser Ansatz gilt umso mehr, als die Betriebskosten immer mehr zur zweiten Miete ausarten und es im Interesse von Vermietern und Mietern liegt, gut miteinander auskommen und die Belastungen, soweit Sie unabdingbar sind, zumindest in Grenzen zu halten.

Inwieweit der Mieter zur Zahlung von Betriebskosten verpflichtet ist, richtet sich nach den Vereinbarungen im Mietvertrag. Die Parteien können eine Warminklusivmiete absprechen, mit der Folge, dass diese Kosten bis auf die Heizkosten nicht gesondert abgerechnet werden. In Betracht kommt auch die Vereinbarung einer Betriebskostenpauschale, so dass der Vermieter ihm entstehende höhere Betriebskosten später nicht mehr nachberechnen kann.  Umgekehrt hat der Mieter auch kein Anspruch auf Rückzahlung.

Meist wird aber vereinbart, dass der Mieter die Betriebskosten zusätzlich zur Miete entrichtet. Dann zahlt er einen monatlichen Abschlag, den der Vermieter nach Ablauf einer Abrechnungsperiode konkret abrechnen muss. Im Mietvertrag befindet sich dann meist der lapidare Hinweis auf die Geltung der Betriebskostenverordnung. Insoweit ergeben sich zwangsläufig Fragen über Fragen. Diese möchten wir Ihnen in verständlicher Art und Weise beantworten.

  • Das sind Betriebskosten
  • Das sind keine Betriebskosten
  • Betriebskosten regelmäßig wiederkehrende Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Immobilie durch den Mieter entstehen und ihm den Gebrauch der Mietsache ermöglichen. Der Vermieter kann diese Kosten im Mietvertrag einzeln bezeichnen oder pauschal auf die Betriebskostenverordnung (in älteren Mietverträgen die II. Berechnungsverordnung) verweisen. Grundsätzlich werden Umlegungsvereinbarungen zu Gunsten des Mieters eng interpretiert. Unklarheiten, Widersprüche und Auslassungen gehen regelmäßig zu Lasten des Vermieters. Allein der Hinweis, der Mieter trage neben der Miete anteilig auch die „Kosten der Nebenkosten“ oder“ alle Nebenkosten“ oder „sämtliche umlagefähigen Nebenkosten“, lässt die Rechtsprechung nicht gelten.

    Typische Nebenkosten sind die Energiekosten, die der Vermieter nach Vorgabe des Gesetzes zumindest teilweise nach Verbrauch, im Übrigen nach Wohnfläche oder Personenzahl, umlegen und abrechnen darf. Die Betriebskostenverordnung zählt selbst insgesamt 16 Positionen auf, die die Parteien individuell um zusätzliche Kostenansätze ergänzen können. Einzelne Positionen sind immer wieder streitig und bedürfen insoweit der näheren Betrachtung.

  • In Abgrenzung zur Definition der Betriebskosten, die dem Mieter den Gebrauch der Mietsache erst ermöglichen, stehen Kosten, die vorwiegend im Interesse des Vermieters anfallen. Vermieter sind naturgemäß besteht, möglichst viele Kosten auf den Mieter umzuwälzen. Das Gesetz zieht jedoch Grenzen.

    Keine umlagefähigen Betriebskosten sind daher die Verwaltungskosten des Vermieters. Dazu gehören die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte (Hausverwalter) und vor allem die Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung des Gebäudes.

    Instandhaltungskosten sind Kosten, die den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie gewährleisten. Sie beseitigen die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinflüsse entstehenden baulichen Mängel. Insoweit ist es Angelegenheit des Vermieters, das Gebäude so in Schuss zu halten, dass es vermietbar ist und den im Mietvertrag mit dem Mieter vereinbarten bestimmungsgemäßen Gebrauch gewährleistet. Betriebskosten sind daher nur solche Kosten, die fortlaufend entstehen.


Fristen für Vermieter

  • Abrechnungszeitraum

    Das Gesetz verpflichtet den Vermieter, die Betriebskostenabrechnung auf einen vorgegebenen Abrechnungszeitraums zu beziehen. Dieser Abrechnungszeitraum beträgt grundsätzlich immer zwölf Monate und kann sich auf das Kalenderjahr oder einen davon abweichenden Zeitraum beziehen, der aber nicht länger und nicht kürzer als zwölf Monate sein darf. Ausnahmen sind nur erlaubt, um die durch Ein- oder Auszug des Mieters bedingten Zeiträume zu erfassen.
  • Abrechnungsfrist

    Der Vermieter darf sich für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung auch nicht beliebig Zeit lassen. Das Gesetz verpflichtet ihn insoweit innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums von maximal zwölf Monaten die Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Versäumt der Vermieter diese Frist, braucht der Mieter keine Nachzahlungen mehr zu leisten.
  • Zahlungsfrist bei einem Guthaben

    Ergibt die Betriebskostenabrechnung, dass der Mieter mehr bezahlt hat, als der Vermieter abrechnen darf, muss der Vermieter das zu Gunsten des Mieters entstehende Guthaben an den Mieter erstatten. Der Vermieter kommt in Verzug, wenn er nicht binnen 30 Tagen nach Übersendung der Betriebskostenabrechnung das Guthaben an den Mieter erstattet. Allenfalls eine Aufrechnung mit fälligen Gegenforderungen des Vermieters ist erlaubt. Künftig entstehende Forderungen des Vermieters können nicht verrechnet werden.

Fristen für Mieter

  • Widerspruchsfrist

    Der Mieter hat das Recht, die Betriebskostenabrechnung zu prüfen. Allerdings darf er sich dafür nicht beliebig Zeit lassen. Eventuelle Einwände sind spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung dem Vermieter mitzuteilen. Nach dem Ablauf dieser Frist gilt die Abrechnung als ordnungsgemäß und unverbindlich.
  • Zahlungsfrist bei einer Nachzahlung

    Der Mieter muss Nachzahlungen leisten, sofern er eine formell ordnungsgemäße Abrechnung erhalten hat. Zahlt er nicht, gerät er nach 30 Tagen automatisch in Verzug, soweit ihn der Vermieter ausdrücklich auf diese Konsequenz hingewiesen hat. Die Zahlungsfrist kann sich verlängern, sofern der Mieter von seinem Recht auf Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen des Vermieters Gebrauch macht.

Fehler in der Betriebskostenabrechnung

Der Vermieter muss bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung einige gesetzliche Vorgaben in formaler und materieller Hinsicht berücksichtigen. Nur eine formal ordnungsgemäße Abrechnung begründet die Fälligkeit eventueller Nachzahlungen des Mieters.

So kommt es darauf an, dass die Abrechnung für einen juristisch und betriebswirtschaftlich nicht vorgebildeten Leser nachvollziehbar und überprüfbar gestaltet ist. Dazu gehört die Angabe der Gesamtkosten und ihre Zusammensetzung. Der Abrechnungszeitraum muss stimmen. Essentiell ist die Mitteilung und Erläuterung des vereinbarten Umlegungsmaßstabes. Die Vorauszahlungen des Mieters müssen ordnungsgemäß erfasst sein. Eine fehlerhafte Abrechnung darf der Vermieter innerhalb der Abrechnungsfrist korrigieren. In diesem Zusammenhang sind auf beiden Seiten eine Vielzahl von Details zu beachten.


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