Betriebskostenabrechnung überprüfen: Schritt für Schritt

Gerade die Betriebskostenabrechnung (Nebenkostenabrechnung) sorgt zwischen Mieter und Vermieter häufig für Unstimmigkeiten. Während viele Mieter die Kosten als viel zu teuer empfinden und manchmal auch nicht wissen, woher sie das Geld für die oft hohe Nachzahlung nehmen sollen, ist die Erstellung der Abrechnung für den Vermieter meist eine zeit- und arbeitsintensive Angelegenheit.

Tatsächlich enthalten Betriebskostenabrechnungen jedoch vielfach Fehler, so dass eine Prüfung in jedem Fall sinnvoll ist. Dazu empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen, um speziell die größten Fehlerquellen zu überprüfen.

In diesem Beitrag geben wir Mietern eine Hilfestellung in Form einer Anleitung, zur Überprüfung der eigenen Betriebskostenabrechnung. Jetzt direkt Schritt für Schritt durchgehen.

1. Schritt : 12-monatige Abrechnungsfrist

Jede weitere Überprüfung der Betriebskostenabrechnung erübrigt sich, wenn der Vermieter dem Mieter die Betriebskostenabrechnung

• nicht oder
• nicht formell ordnungsgemäß

spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt hat. Entscheidend ist der Tag des Zugangs der Betriebskostenabrechnung beim Mieter. Hat der Vermieter die 12-Monats-Frist nicht eingehalten, kann er keine Nachforderungen (und damit auch keine Betriebskostenerhöhung für das Folgejahr) geltend machen, § 556 Abs. 2 Satz 2 und 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Ausnahmen gelten nur, wenn der Vermieter die Frist unverschuldet nicht einhalten konnte oder inhaltliche Fehler nach Ablauf der Frist zeitnah korrigiert.

2. Schritt: 12-monatiger Abrechnungszeitraum

Der Zeitraum, über den abzurechnen ist, beträgt 12 Monate, § 556 Abs. 2 Satz 1 BGB. Kürzere Abrechnungszeiträume sind nur bei einem Mieterwechsel oder bei einer Änderung der Lage des Abrechnungszeitraums zulässig. Längere Zeiträume können nur bei einer Änderung der Lage des Abrechnungszeitraums mit Zustimmung aller Mieter zugrunde gelegt werden. Ansonsten sind kürzere oder längere Abrechnungszeiträume unzulässig.

3. Schritt: Formelle Ordnungsmäßigkeit

Um formell ordnungsgemäß zu sein, muss die Betriebskostenabrechnung folgende Mindestangaben enthalten:

• Adressat der Betriebskostenabrechnung, Abrechnungsobjekt und Abrechnungszeitraum
• Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Darstellung und Erklärung des verwendeten Umlageschlüssels
• Berechnung des Mieteranteils (auch der bei der jeweiligen Kostenposition) und Abzug der vom Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen

Darüber hinaus muss ein durchschnittlich verständiger Mieter in der Lage sein, die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachzuvollziehen, wozu auch die einzelnen Rechenschritte gehören. Ergibt eine Überprüfung, dass diese Voraussetzungen nicht vorliegen, ist die Betriebskostenabrechnung formell unwirksam und muss vom Vermieter neu erstellt werden.

4. Schritt: Betriebskosten und Mietvertrag

Die in der Betriebskostenabrechnung enthaltenen Kostenpositionen bzw. Betriebskostenarten müssen im Mietvertrag vereinbart sein, was auch durch eine Bezugnahme auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) erfolgen kann. Dagegen ist aber grundsätzlich erforderlich, dass bei der Position „Sonstige Betriebskosten“ jede Kostenart im Mietvertrag einzeln genannt und genau bezeichnet ist. Ergibt die Überprüfung, dass in der Abrechnung enthaltene Betriebskosten nicht im Mietvertrag vereinbart wurden, kann der Vermieter diese Kostenpositionen nicht auf den Mieter umlegen.

5. Schritt: Inhaltliche Richtigkeit

Speziell beim Inhalt der Betriebskostenabrechnung können sich zahlreiche Fehler einschleichen. Im Einzelnen sollte daher Folgendes überprüft werden:

• Korrekte Zuordnung der einzelnen Kosten zu den Kostenpositionen
• Abrechnung von Betriebskosten, die ausschließlich zu diesem und keinem anderen Objekt gehören
• Tatsächliche Entstehung der Betriebskosten im Abrechnungszeitraum, zu prüfen durch Einsichtnahme in die Rechnungen und Belege beim Vermieter
• Korrekte Erfassung von abgelesenen Verbrauchswerten, zu prüfen durch Vergleich mit den Ablesebelegen
• Angabe des korrekten Umlageschlüssels (mindestens zu 50% verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten) sowie der korrekten Wohnfläche und/oder Personenzahl
• Vergleich der Betriebskosten mit dem üblichen Niveau, zu prüfen anhand eines Betriebskostenspiegels
• Vergleich der Betriebskosten mit denjenigen des Vorjahres, ggf. sollten zu ungewöhnlichen Abweichungen Erklärungen des Vermieters eingeholt werden
• Ansatz von etwaigen umlagefähigen Eigenleistungen des Vermieters in angemessener bzw. marktüblicher Höhe

Stellen sich hier Fehler heraus, muss der Vermieter diese richtig stellen.

6. Schritt: Keine Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten

Unbeschadet dessen, was im Mietvertrag steht: Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten darf der Vermieter nicht auf seine Mieter umlegen, § 1 Abs. 2 BetrKV. Stellt sich bei der Überprüfung der Betriebskostenabrechnung heraus, dass solche Kosten umgelegt werden sollen, braucht der Mieter diese nicht zu bezahlen.

7. Schritt: Herausrechnung von nicht umlagefähigen Anteilen

Bestimmte Kostenpositionen können sich aus umlagefähigen und nicht umlagefähigen Anteilen zusammensetzen. Zu nennen sind hier etwa der Hausmeister, der neben seinen typischen umlagefähigen Hausmeistertätigkeiten auch nicht umlagefähige Reparaturen durchführt oder die Position „Gartenpflege“, in der neben dem umlagefähigen Gärtnerlohn auch die nicht umlagefähige Ersatzanschaffung für eine neue Heckenschere aufgeführt ist. Wird die Betriebskostenabrechnung geprüft und finden sich solche nicht umlagefähigen Anteile, sind diese vom Vermieter herauszurechnen.

8. Schritt: Keine leerstehenden Wohnungen

Die Betriebskosten für leerstehende Wohnungen muss grundsätzlich der Vermieter selber tragen und kann diese nicht auf die Mieter umlegen. Der Leerstand ist vom Vermieter in der Betriebskostenabrechnung auszuweisen.

9. Schritt: Keine Gewerbeeinheiten

In der Regel haben im Mietobjekt ansässige gewerbliche Mieter einen höheren Verbrauch an bestimmten Betriebskostenarten als die Mieter von Wohnraum. Ist das der Fall, muss der Vermieter die Betriebskosten für die Gewerbeeinheiten und den Wohnraum gesondert berechnen. Ist das ausweislich der Überprüfung der Betriebskostenabrechnung nicht erfolgt, muss der Vermieter dies korrigieren.

10. Schritt: Sonderfall Mieterwechsel

Findet ein Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraums statt, sind zwei Dinge zu prüfen: Zum einen müssen die Betriebskosten zwischen Vor- und Nachmieter ordnungsgemäß verbrauchs– oder zeitanteilig umgelegt werden.

Zum anderen darf der Vermieter die Kosten der Zwischenablesung mit der Betriebskostenabrechnung nicht auf die Gesamtheit der Mieter abwälzen.

Vielmehr muss der Vermieter diese Kosten selber tragen, es sei denn, er hat sie mietvertraglich dem ausziehenden Mieter auferlegt. Wird die Betriebskostenabrechnung überprüft und finden sich hier Unregelmäßigkeiten, hat der Vermieter diese richtig zu stellen.