Immer mehr steigende Kosten für die „zweite Miete“ sorgen auch für immer mehr Ärger zwischen Mietern und Vermietern über die Betriebskostenabrechnung. Hinzu kommt, dass in der Betriebskostenabrechnung häufig tatsächlich Fehler enthalten sind.
Die in der Vergangenheit oftmals in den Medien verbreitete Meldung, dass jede zweite Abrechnung falsch sei, trägt daher ebenfalls zu keinem guten Verhältnis zwischen den Mietvertragsparteien bei.
Sowohl Mieter als auch Vermieter sollten die Betriebskostenabrechnung daher mit der folgenden Checkliste Punkt für Punkt genau prüfen – um unnötige Auseinandersetzungen zu vermeiden.
Gehen Sie Punkt für Punkt durch und prüfen Sie Ihre erstelle oder erhaltene Betriebskostenabrechnung.
1. Sind die Betriebskosten im Mietvertrag wirksam vereinbart?
Damit der Vermieter überhaupt in der Betriebskostenabrechnung die vom Mieter verlangten Kosten fordern kann, muss dies im Mietvertrag vereinbart sein. Dazu genügt bereits eine Bezugnahme auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Umgekehrt ist es aber bei der Position „„Sonstige Betriebskosten“ erforderlich, das jede einzelne darunter fallende Kostenart im Mietvertrag genau bezeichnet wurde. Nicht im Mietvertrag genannte Betriebskosten können auch nicht vom Mieter gefordert werden.
2. Ist die Betriebskostenabrechnung formell in Ordnung?
Gefordert wird hier zunächst, dass ein durchschnittlich juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter die Abrechnung nachvollziehen und überprüfen kann. Dazu gehören bestimmte Mindestangaben wie
- Name und Anschrift des Empfängers der Betriebskostenabrechnung
- Bezeichnung des Objektes, über das abgerechnet wird
- Angabe des Abrechnungszeitraums
- Zusammenstellung der Gesamtkosten
- Darlegung bzw. Erklärung des Umlageschlüssels
- Berechnung des Mieteranteils bei den Einzel- und Gesamtkosten
- Aufstellung und Abzug der vom Mieter erbrachten Betriebskostenvorauszahlungen
Ist die Abrechnung nicht nachvollziehbar und/oder insoweit überprüfbar, muss der Vermieter eine neue Betriebskostenabrechnung erstellen.
3. Ist die Betriebskostenabrechnung inhaltlich korrekt?
Gerade inhaltlich sind zahlreiche Fehler möglich. Hier sollte zunächst Folgendes genau geprüft werden.
- Die abgerechneten Kosten beziehen sich ausschließlich auf das korrekte Objekt
- Die einzelnen Kosten sind den jeweiligen Kostenarten exakt zugeordnet
- Die Kosten sind tatsächlich im Abrechnungszeitraum entstanden (kann durch Einsichtnahme in die Vermieterunterlagen nachvollzogen werden)
- Die Verbrauchswerte wurden korrekt abgelesen (kann durch Vergleich mit den Ablesebelegen kontrolliert werden)
- Angabe und Anwendung des zutreffenden Umlageschlüssels, der richtigen Wohnfläche und/oder Personenzahl
- Keine Rechenfehler bzw. Zahlendreher (lässt sich durch Anwendung einer Excel-Tabelle oder eines Hausverwalterprogramms meist vermeiden9
- Mindestens 50%zige verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten
- Die Betriebskosten liegen auf dem üblichen Niveau (kann mit Hilfe eines Betriebskostenspiegels geprüft werden)
- Die Betriebskosten entsprechen in etwa denen des Vorjahres bzw. es liegen Gründe für auffällige Abweichungen vor
Weist die Abrechnung inhaltliche Fehler auf, muss der Vermieter diese korrigieren.
4. Wurden keine nicht umlagefähigen Kosten umgelegt?
Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten dürfen nicht auf die Mieter verteilt werden, § 1 Abs. 2 BetrKV. Dazu gehören auch Kostenpositionen, die aus umlagefähigen und nicht umlagefähigen Anteilen bestehen, wie etwa typische Hausmeistertätigkeiten einerseits und vom Hausmeister verrichtete Reparaturen andererseits. Auch etwaige vom Vermieter erbrachte Eigenleistungen müssen umlagefähig sein.
Wurden nicht verteilbare Kostenanteile eingestellt, sind diese herauszurechnen. Dabei sind der Gesamtbetrag sowie der heraus gerechnete und der umgelegte Anteil anzugeben.
5. Hat der Vermieter die Kosten leerstehender Wohnungen selber gezahlt?
Die Kosten unbewohnter Mietobjekte sind vom Vermieter selber zu tragen. Er darf die leerstehende Wohnung nicht aus den Kosten herausnehmen, in dem er etwa bei einer Umlage nach Wohnfläche die auf ihn entfallenden Quadratmeter von der Gesamtquadratmeterzahl abzieht. Vielmehr muss der Vermieter den Leerstand in der Betriebskostenabrechnung gesondert ausweisen.
6. Sind etwaige gewerbliche Einheiten zutreffend erfasst?
Gewerbeeinheiten verursachen regelmäßig einen höheren Verbrauch von bestimmten Betriebskosten. Daher sind diese Kosten zunächst herauszurechnen. Ist das nicht erfolgt, muss der Vermieter dies richtig stellen.
7. Ist der Sonderfall eines Mieterwechsels ordnungsgemäß abgelaufen?
Bei einem Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraums müssen einerseits die Betriebskosten zwischen Vor- und Nachmieter ordnungsgemäß verbrauchs- oder zeitanteilig umgelegt werden. Andererseits darf der Vermieter die Kosten von Zwischenablesungen nicht der Vermietergemeinschaft aufbürden. Vielmehr muss der Vermieter diese selber zahlen oder mietvertraglich auf den ausziehenden Mieter abgewälzt haben. Etwaige Fehler sind vom Vermieter zu korrigieren.
8. Wurde der 12-monatige Abrechnungszeitraum eingehalten?
Der Zeitraum, über den der Vermieter abzurechnen hat, beträgt grundsätzlich 12 Monate. Ist dieser Zeitraum unter- oder überschritten, ist die Betriebskostenabrechnung regelmäßig unwirksam und vom Vermieter neu zu erstellen.
9. Wurde die 12monatige Abrechnungsfrist eingehalten?
Der Vermieter muss den Mietern die Betriebskostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums aushändigen. Wird diese Frist nicht eingehalten, kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr geltend machen, während jedoch auch nach Ablauf der 12-Monats-Frist die Mieter die Auszahlung eines etwaigen Guthabens beanspruchen können. Ausnahmen, wonach der Vermieter die 12-Monats überschreiten darf, gelten nur, wenn er diese Frist unverschuldet nicht einhalten konnte (etwa weil Belege eines Versorgungsunternehmens noch nicht vorlagen) oder inhaltliche Fehler nach Ablauf der Frist zeitnah korrigiert.
10. Kann der Vermieter den Zugang der Abrechnung beweisen?
Auch ist hier es für den Vermieter sehr gefährlich, wenn die Betriebskostenabrechnung dem Mieter erst wenige Tag vor Ablauf der Abrechnungsfrist zugeht. Denn behauptet der Mieter, er habe keine Abrechnung erhalten und kann der Vermieter das Gegenteil nicht beweisen wird dem Vermieter eine neue Abrechnung erst nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Dann ist der Vermieter aber ebenfalls mit seinen Nachforderungen ausgeschlossen. Vermieter sollten hier die Abrechnung durch einen Boten (der die Abrechnung gesehen hat) einkuvertieren und den Boten das Abrechnungsschreiben in den Hausbriefkasten des Mieters einwerfen lassen. Damit gilt die Betriebskostenabrechnung als zugegangen, was der Bote im Streitfall bekunden kann.
