Grundsätzlich muss der Vermieter über die Betriebskostenvorauszahlungen (Nebenkostenvorauszahlungen), die er mit dem Mieter – neben der Kaltmiete – vereinbart und von diesem erhalten hat, innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen, § 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Der Vermieter muss also in der Regel eine Betriebskostenabrechnung erstellen.
Von diesem „Regelfall“ gibt es jedoch zahlreiche Abweichungen, etwa wenn keine (Voraus)Zahlungen vereinbart wurden, unmittelbar von einem Versorger abzurechnen ist oder sonstige Umstände vorliegen.
Um hier Klarheit zu erhalten, ist ein Blick in den Mietvertrag unerlässlich. Dabei sind nachstehende Fälle möglich:
Der Regelfall: Kaltmiete mit Betriebskostenvorauszahlung
Regelmäßig wird im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart, dass der Mieter monatlich neben der Kaltmiete bestimmte Betriebskostenvorauszahlungen zu leisten hat. Dabei sind die einzelnen Betriebskosten genau zu bezeichnen. Alternativ kann der Vermieter auch pauschal auf Betriebskostenverordnung (BetrVK) vom 25.11.2003 verweisen (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 07.04.2004, Az.: VIII ZR 167/03), die der Vermieter als Anlage mit zum Mietvertrag nehmen sollte.
Über die Vorauszahlungen muss der Vermieter nach dem Ende des Abrechnungszeitraums (der nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein muss) innerhalb von 12 Monaten abrechnen, also dem Mieter die Abrechnung aushändigen, § 556 Abs. 3 BGB.
Abweichung 1: Vorauszahlungen gar nicht oder nur teilweise vereinbart
Hat der Vermieter im Mietvertrag erst gar keine Betriebskosten(voraus)zahlungen festgelegt oder bestimmte Kostenpositionen nicht angegeben, braucht er an sich auch nicht bzw. nicht über die „vergessenen“ Teile der Betriebskosten abzurechnen. Denn nach § 535 Abs. 1 Satz 3 BGB hat der Vermieter „… die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen.“ Werden also mit dem Mieter keine Betriebskosten(voraus)zahlungen nach § 556 Abs. 1, 2 vereinbart, hat der Vermieter die Betriebskosten selber zu zahlen. Es wird hier davon ausgegangen, dass der Vermieter die Betriebskosten bereits in der Miete einkalkuliert hat.
Ähnlich verhält es sich, wenn der Vermieter einzelne Betriebskosten nicht angeben hat. Er kann vom Mieter keine Zahlungen für diese Kosten fordern. Hat etwa der Vermieter als Betriebskosten nur die Heizkosten angegeben, kann er auch nur diese Kosten umlegen (Landgericht (LG) Berlin, GE 1994, S. 19). Auf den anderen Betriebskosten bleibt der Vermieter sitzen.
Vermieter sollten bei der Festlegung der Betriebskostenvorauszahlungen besonders sorgfältig sein und speziell die Kostenpositionen genau bezeichnen, wobei der jeweilige Wortlaut des § 2 BetrVK für die betreffenden Kostenarten maßgeblich ist. Geringste Abweichungen hiervon können bereits dazu führen, dass die betreffende Kostenart nicht anerkannt wird. Daher sollten Vermieter auch vorsorglich stets die neuesten Mietvertragsformulare benutzen.
Abweichung 2: Vermieter wohnt im Zweifamilienhaus
Wohnen sowohl Vermieter als auch Mieter jeweils in einer Wohnung in einem Zweifamilienhaus, darf der Vermieter mit dem Mieter eine Warmmiete vereinbaren, in der die Heiz- und Warmwasserkosten berücksichtigt sind, § 2 Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Dasselbe gilt für die anderen Betriebskosten. Abrechnen braucht der Vermieter hier nur, wenn er mietvertraglich ausdrücklich mit dem Mieter die Zahlung von Betriebskosten vereinbart hat.
Abweichung 3: Brutto- oder Inklusivmiete
Eine Brutto- oder Inklusivmiete liegt vor, wenn der Vermieter – außer den Heiz- und Warmwasserkosten – alle sonstigen Betriebskosten in die Miete mit einbezieht. Dabei handelt es sich um keine insoweit unzulässige Warmmiete. Abrechnen muss der Vermieter hier nur über die Heiz- und Warmwasserkosten, die Abrechnung über die sonstigen Betriebskosten entfällt, soweit nicht über einzelne Betriebskosten im Mietvertrag etwas anderes vereinbart wurde.
Aber auch die Abrechnung über die Heiz- und Warmwasserkosten kann entfallen. Das ist der Fall, wenn der Mieter über diese Kosten mit dem Versorger selbst abrechnet, wie etwa bei einer Gas-Etagen- oder Nachtspeicherheizung.
Abweichung 4: Betriebskostenpauschale
Anstatt einer Betriebskostenvorauszahlung kann der Vermieter mit dem Mieter auch eine Betriebskostenpauschale vereinbaren, § 556 Abs. 2 BGB. Dabei wird vereinbart, dass der Mieter neben der Kaltmiete monatlich einen konstanten Betrag zahlt, mit dem – außer den Heiz- und Warmwasserkosten – alle sonstigen Betriebskosten abgegolten sind. Eine Abrechnung über die sonstigen Betriebskosten entfällt damit.
Erforderlich ist allerdings eine Abrechnung über die Heiz- und Warmwasserkosten. Diese kann aber auch hier wegfallen, wenn der Mieter unmittelbar an den Versorger zahlt (s. Abweichung 3).
