Ein Blick ins Mietrecht hilft erst einmal nicht weiter. Dort steht nur, dass die Abrechnung jährlich zu erfolgen hat und dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen ist, § 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
Ob der Vermieter die Betriebskostenabrechnung trotzdem unterschreiben muss und ob eine fehlende Unterschrift Folgen hat, erfahren Sie hier im Artikel.
1. Vermieter braucht bei preisfreiem Wohnraum nicht zu unterzeichnen
Tatsächlich besteht beim preisfreien Wohnraum grundsätzlich keine Pflicht des Vermieters, eine Betriebskostenabrechnung zu unterschreiben (Amtsgericht (AG) Schöneberg, Urteil vom 21.02.2000, Az.: 21.02.2000, Az.: 109 C 491/99).
Würde eine solche Pflicht bestehen, ergäbe diese sich aus dem Gesetz. Ein Beispiel hierzu ist etwa § 568 Abs. 1 BGB, wonach die Kündigung des Mietverhältnisses der Schriftform bedarf. Dabei bedeutet „Schriftform“, dass die Urkunde vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichen unterzeichnet werden muss, § 126 Abs. 1 BGB. Bei den Vorschriften zur Betriebskostenabrechnung ist aber gerade keine „Schriftform“ vorgesehen, so dass die Unterschrift des Vermieters unter der Abrechnung unterbleiben kann.
Darüber hinaus brauchen Rechnungen nicht unterschrieben zu werden, vgl. § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz (UStG). Wird die Betriebskostenabrechnung im weitesten Sinne als „Rechnung“ betrachtet, ergibt sich auch aus dieser Vorschrift, dass die (für die den privaten Bereich geltende) Abrechnung nicht unterzeichnet werden zu braucht.
Dagegen muss die Betriebskostenabrechnung vom Vermieter unterschrieben werden, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Das gilt ebenfalls beim preisgebundenen Wohnraum (Sozialwohnungen), soweit der Vermieter dieser Nachforderungen geltend macht, § 20 Abs. 4 Satz 1, Abs. 4 Neubaumietenverordnung (NMV), § 10 Abs. 1 Wohnungsbindungsgesetz (WoBinG).
2. Keine Unterzeichnungspflicht – das sind die Folgen für die Zustellung
Die sicherste Art der Zustellung der Betriebskostenabrechnung ist die Zuhilfenahme eines Boten. Mit dem Einwurf der Abrechnung in den Hausbriefkasten des Mieters gilt diese als zugegangen, wobei der Bote den Zugang im Streitfall vor Gericht bekunden kann.
3. Welche Formalien der Vermieter trotzdem beachten muss
Auch wenn der Vermieter die Betriebskostenabrechnung nicht zu unterzeichnen braucht: Bestimmte Formalien muss er trotzdem beachten.
Dazu gehört im Einzelnen:
- Absender- und Empfängerangaben
Neben Name und Adresse des Vermieters als Absenderangeben hat aus der Abrechnung hervorzugehen, an wen bzw. welchen Mieter sie gerichtet sind. Name und Anschrift des Mieters sind also ebenfalls in die Abrechnung aufzunehmen. Wurde das Mietobjekt gemeinsam von Eheleuten angemietet, genügt es, wenn die Abrechnung an einen der Ehegatten übermittelt wird.
- Original-Vollmacht bei Abrechnungserstellung durch Dritte
Wird die Betriebskostenabrechnung von einem Dritten erstellt (etwa Hausverwaltung) und von dort unmittelbar den Mietern zugestellt, sollte jedem Abrechnungsschreiben eine Original-Vollmacht des Vermieters beigefügt sein, sofern der Vermieter zuvor den Mietern die Bevollmächtigung des Dritten nicht mitgeteilt hatte. Andernfalls können die Mieter die Abrechnung unverzüglich gemäß § 174 Abs. 1 BGB zurückweisen. In diesem Fall muss die Abrechnung nochmals mit der zuvor fehlenden Original-Vollmacht übermittelt werden. Neben diesem unnötigen Aufwand kann das im Einzelfall dazu führen, dass der Vermieter die 12-monatige Abrechnungsfrist versäumt mit der Folge, dass er keine Nachzahlungen mehr verlangen kann.
- Schriftliche Darstellung der Betriebskosten
Die Betriebskostenabrechnung muss schriftlich erfolgen. Eine mündliche Übermittlung genügt nicht, da der Mieter eine solche „Abrechnung“ nicht überprüfen kann.
Link-Tipp: Erfahren Sie hier mehr zum Mindestinhalt der Betriebskostenabrechnung.
