In Zeiten des Internets und der elektronischen Kommunikation stellt sich die Frage, inwieweit die Übersendung der Betriebskostenabrechnung per Email zulässig ist und welche Formalien in diesem Fall einzuhalten sind. Zudem besteht das Problem, wie der Zugang der elektronisch versendeten Betriebskostenabrechnung bewiesen werden soll.
Denn bei Streitigkeiten über den Erhalt der Abrechnung ist der Vermieter dafür beweispflichtig, dass dem Mieter die Abrechnung zugegangen ist.
Wenn es sich um preisgebundenen Wohnraum handelt
Bei öffentlich geförderten und damit preisgebundenen Wohnraum (etwa Sozialwohnungen) hat die Betriebskostenabrechnung schriftlich zu erfolgen, § 10 Abs. 1 Wohnungsbindungsgesetz (WoBinG). Dazu gehört die eigenhändige Unterschrift des Vermieters. Trotzdem ist die Schriftform gewahrt, wenn
- die „soweit wie technisch möglich“ mit einem selbständig arbeitenden Softwareprogramm erstellte Abrechnungen als Anlagen nicht unterzeichnet sind und der nur maschinell unterschriebene „Hauptteil“ ausdrücklich auf die Anlagen verweist (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 29.09.2004, Az.: VIII ZR 341/03)
- ein unterzeichnetes Begleitschreiben mit der als Anlage beigefügten, nicht unterschriebenen Abrechnung verbunden ist (Landgericht (LG) Essen, Urteil vom 23.02.2010, Az.: 15 S 183/09)
Da insoweit Mindestanforderungen an die Schriftform gestellt werden, ist zumindest unsicher, ob hier eine Übersendung der Betriebskostenabrechnung per Email wirksam ist. Dies gilt auch für die Unterzeichnung der Abrechnung mittels einer sogenannten elektronischen Signatur oder der eingescannten unterzeichneten Abrechnung, die als Anlage per Email versendet wird. Um hier jedes Risiko auszuschließen, sollten Vermieter die Betriebskostenabrechnung durch einen Boten aushändigen bzw. in den Mieterbriefkasten werfen lassen, womit die Abrechnung als zugegangen gilt. Im Streitfall kann der Bote die Übermittlung der Betriebskostenabrechnung bezeugen.
Wenn es sich um freien Wohnraum handelt
Beim freien Wohnraum bestehen für die Betriebskostenabrechnung hinsichtlich der Übermittlung keine besonderen Formvorschriften. Die Abrechnung kann daher per (nicht unterzeichnetem) Fax, in Kopie oder auch per Email übersendet werden. Ein besonders Problem ist aber dabei der Nachweis des Zugangs der per Email versendeten Abrechnung an den Mieter, wofür der Vermieter im Streitfall beweispflichtig ist.
Um diesen Beweis führen zu können, sollte der Vermieter die Übersendung der Email dokumentieren. Dazu empfiehlt es sich, den von den verschiedenen Email-Clienten (etwa Outlook, Outlook Express, Thunderbird) angezeigten Hinweis „Die Email wurde erfolgreich versendet“ (oder ähnlich) auszudrucken und das so erhaltene Sendeprotokoll mit zu den Abrechnungsunterlagen zu nehmen.
Was sonst bei der Übersendung per Email zu beachten ist
Auch bei per Email versendeten Betriebskostenabrechnungen gelten die allgemeinen Anforderungen. Die Abrechnung muss also formell und materiell ordnungsgemäß sein, damit etwaige Nachzahlungsansprüche gegenüber dem Mieter fällig sind.
