Die Betriebskostenabrechnung muss formell und materiell (inhaltlich) ordnungsmäß, also richtig sein. Um die Anforderungen an eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zu erfüllen, muss die Abrechnung folgende Punkte enthalten:
(1.) eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
(2.) die Angabe und Erläuterung der zu Grunde gelegten Verteilerschlüssel,
(3.) die Berechnung des Anteils des Mieters und
(4.) der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen (ständige Rechtsprechung, u.a. BGH, Urteil vom 20.10.2010, Az.: VIII ZR 73/10).
Dabei muss sie in den Einzelangaben und in der Gesamtheit insgesamt so klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein, dass ein durchschnittlich gebildeter Mieter sie nachvollziehen und den Saldo rechnerisch nachprüfen kann (ständige Rechtsprechung, u.a. BGH, Urteil vom 7.12.2011, Az.: VIII ZR 118/11). Welche Folgen ergeben sich jedoch, wenn die Betriebskostenabrechnung diese Anforderungen nicht erfüllt?
Pflicht zur ordnungsgemäßen Erstellung der Betriebskostenabrechnung
Der Vermieter ist gem. § 556 Abs. 3 BGB dazu verpflichtet, über die Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abzurechnen. Die Vorauszahlungen des Mieters stellen dabei lediglich einen Abschlag auf die tatsächlich zu zahlenden Betriebskosten dar. Der Vermieter muss daher Rechenschaft über die entstandenen Betriebskosten ablegen und eine ordnungsgemäße Abrechnung erstellen. Erst aus dieser Abrechnung ergeben sich die tatsächlich zu zahlenden Betriebskosten. Damit der Mieter genau nachvollziehen kann, wie sich die Beträge aus der Abrechnung zusammensetzen, muss diese Abrechnung formell ordnungsgemäß sein und die oben aufgeführten vier Kriterien erfüllen. Erfüllt die Betriebskostenabrechnung nicht die Anforderungen an eine formell ordnungsgemäße Abrechnung, kann dies unter Umständen schwerwiegende Folgen für den Vermieter haben.
Folgen bei formellen Fehlern in der Betriebskostenabrechnung
Ergibt sich aus der Betriebskostenabrechnung, dass die gezahlten Vorauszahlungen des Mieters nicht ausreichen und eine Nachzahlung an den Vermieter zu leisten ist, so wird dieser Nachzahlungsbetrag erst dann fällig, wenn eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung vorliegt (BGH, Urteil vom 9. 3. 2005, Az.: VIII ZR 57/04). Das bedeutet, dass der Vermieter den errechneten Nachzahlungsbetrag von seinem Mieter erst dann mit Erfolg einfordern kann, wenn er eine – mindestens formell – ordnungsgemäße Abrechnung vorgelegt hat. Solange dies nicht der Fall ist, ist der Mieter berechtigt, den von dem Vermieter geforderten Nachzahlungsbetrag zurückzuhalten.
Keine Nachforderung bei formell fehlerhafter Betriebskostenabrechnung
Der Vermieter ist zudem dazu verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Erfolgt die Abrechnung erst nach Ablauf dieser Frist, kann der Vermieter eine Nachforderung nicht mehr geltend machen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Der Vermieter kann somit Ansprüche nicht mehr realisieren, wenn er verspätet abrechnet. Auch hier muss eine formell ordnungsgemäße Abrechnung vorliegen.
Wenn es dem Vermieter nicht gelingt, innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung vorzulegen, die die oben aufgeführten formellen Kriterien erfüllt, kann er aufgrund dieser Abrechnung keine Nachforderungen mehr geltend machen. Er kann diese formellen Fehler auch nicht mehr nachträglich beheben (BGH, Urteil vom 19. 11. 2008, Az.: VIII ZR 295/07). Wenn also der Vermieter innerhalb der Abrechnungsfrist von einem Jahr die Betriebskostenabrechnung erstellt, diese aber formell fehlerhaft ist, so muss er die formellen Fehler noch innerhalb der Abrechnungsfrist beheben. Tut er dies erst nach Ablauf der Jahresfrist, kann er keine Nachforderungen mehr gegenüber dem Mieter geltend machen.
Abgrenzung formelle/materielle Fehler
Vor dem Hintergrund dieser für den Vermieter schwerwiegenden Folgen bei einer formell fehlerhaften Betriebskostenabrechnung wird verständlich, dass Mieter und Vermieter bei Fehlern in der Abrechnung oftmals darüber streiten, ob diese Fehler formelle oder materielle Fehler darstellen. Materielle Fehler können auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist korrigiert werden, ohne den Nachforderungsanspruch des Vermieters zu gefährden, formelle Fehler nicht. So liegt ein formeller Fehler beispielsweise dann vor, wenn die Abrechnung rechnerisch nicht nachvollziehbar ist, weil wesentliche rechnerische Zwischenschritte fehlen, oder wenn zum Beispiel ein Umlageschlüssel verwendet wird, der ohne Erläuterung durch den Vermieter nicht verständlich ist.
Im einzelnen ist jedoch vieles umstritten und Gegenstand zahlreicher Gerichtsverfahren.
Zusammenfassung
Erst eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung löst die Fälligkeit eines Nachforderungsanspruchs des Vermieters aus. Formelle Fehler in der Abrechnung können nach Ablauf der einjährigen Abrechnungsfrist nicht mehr korrigiert werden. Der Vermieter kann dann eine Nachforderung nicht mehr geltend machen.
