Checkliste: Das sind die häufigsten Fehler in der Betriebskostenabrechnung
| Ja | Nein | |
| 1) Abrechnungszeitraum | ||
| Beträgt der Abrechnungszeitraum für die Betriebskostenabrechnung ein Jahr?
Hintergrund: Der Abrechnungszeitraum hat ein Jahr zu betragen, § 556 Abs. 3 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Abweichungen hiervon sind nur in seltenen Ausnahmefällen möglich. Zulässig ist es jedoch, wenn die Abrechnungszeiträume für die kalten Betriebskosten (Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (BetrKV).mit Ausnahme der Heizungs- und Warmwasserkosten) sowie die warmen Betriebskosten (Heizungs- und Warmwasserkosten) zeitlich auseinanderfallen. Ebenso braucht der Abrechnungszeitraum nicht dem Kalenderjahr zu entsprechen. |
Ja | Nein |
| 2) Abrechnungsfrist | ||
| Ist dem Mieter die Betriebskostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des letzten Abrechnungszeitraums zugegangen?
Hintergrund: Der Vermieter hat dem Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode mitzuteilen. Das bedeutet, dass der Mieter spätestens am letzten Tag der Frist die Abrechnung erhalten haben muss. Der Zugang beim Mieter ist also entscheidend. Hat der Vermieter diese Frist aus von ihm zu vertretenden Gründen versäumt, kann er keine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung mehr geltend machen. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn der Vermieter die Fristversäumnis nicht verschuldet hat, etwa weil ihm noch Abrechnungsunterlagen wie beispielsweise der Grundsteuerbescheid fehlen, § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB. |
Ja | Nein |
| 3) Formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung | ||
Ist die Betriebskostenabrechnung übersichtlich, für einen juristischen Laien nachvollziehbar und enthält sie die folgenden Mindestangaben?
Hintergrund: Die Betriebskostenabrechnung muss formell und materiell (inhaltlich) ordnungsgemäß sein. Damit die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist, muss sie auch für einen juristisch und betriebswissenschaftlich nicht gebildeten Durchschnittsmieter verständlich und nachvollziehbar sein. Daneben sind die in der Frage genannten Mindestangaben erforderlich. Ist die Betriebskostenabrechnung nicht formell ordnungsgemäß, ist eine darin ausgewiesene Nachzahlung nicht fällig. Vielmehr muss der Vermieter eine neue, formell ordnungsgemäße Abrechnung erstellen. |
Ja | Nein |
| 4) Umgelegte Kosten | ||
| Enthält die Betriebskostenabrechnung nur solche Kostenarten, die im Mietvertrag genannt sind, tatsächlich zu den Betriebskosten gehören und die regelmäßig wiederkehren?
Hintergrund: Der Vermieter darf nur solche Betriebskostenarten umlegen, die im Zeitpunkt des Abschlusses des Mietvertrags zwischen ihm und dem Mieter vereinbart wurden. Praktische Bedeutung erlangt dies vor allem bei den sonstigen Betriebskosten im Sinne des § 2 Nr. 17 BetrKV, die im Mietvertrag genau benannt werden müssen. Werden Kostenpositionen umgelegt, die nicht vereinbart sind, ist dies unzulässig. Umlagefähig sind – unbeschadet dessen, was im Mietvertrag steht – nur die in § 2 Nr. 1 bis 17 BetrKV aufgezählten Kostenarten. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind keine Betriebskosten, § 1 Abs. 2 BetrKV. Der Vermieter darf daher diese Kosten nicht auf die Mieter verteilen, sondern muss sie selber zahlen. Charakteristisch für Betriebskosten ist, dass diese regelmäßig wiederkehren. Ist das nicht der Fall, sind die Kosten nicht umlagefähig. Regelmäßig wiederkehrend bedeutet aber nicht, dass die Kosten jedes Jahr entstehen müssen. Es genügt, dass sie turnusmäßig anfallen. So erfolgt etwa eine Baumfällung nur einmal und ist daher kostenmäßig regelmäßig nicht umlagefähig, während beispielsweise die Reinigung des Öltanks im Abstand von mehreren Jahren turnusmäßig anfällt und daher der dafür gezahlte Betrag umlegbar ist. |
Ja | Nein |
| 5) Versteckte nicht umlagefähige Kosten | ||
| Sind bei den Hausmeisterkosten und Vollwartungsverträgen die nicht umlegbaren Kosten abgezogen worden?
Hintergrund: Während der Hausmeister neben seiner Tätigkeit meist auch Reparaturen und Verwaltungstätigkeiten durchführt, enthalten sogenannte Vollwartungsverträge ebenfalls Reparaturarbeiten. Diese Kosten sind jedoch keine Betriebskosten, § 1 BetrKV, und vom Vermieter daher heraus zu rechnen. Ggf. sollte der Mieter hierzu Einsicht in die Belege des Vermieters nehmen, und zwar insbesondere in die zugrundeliegenden Verträge. |
Ja | Nein |
| 6) Umlageschlüssel | ||
| Beruht die Betriebskostenabrechnung auf den korrekten Umlageschlüsseln?
Hintergrund: Maßgeblich für die Betriebskostenabrechnung sind die mietvertraglich vereinbarten Umlageschlüssel (Verteilerschlüssel). Sind solche im Mietvertrag nicht festgelegt, sind die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche (m²) bzw. verbrauchsabhängig zu verteilen, § 556a Abs. 1 BGB. Dabei sind nach der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) die Heizungs- und Warmwasserkosten zu mindestens 50% verbrauchsabhängigabzurechnen. Speziell bei der Wohnfläche kann es nun passieren, dass der Abrechnung eine falsche Wohnungsgröße zugrundegelegt wurde. Abweichungen bis zu 10% haben Mieter jedoch hinzunehmen. Erst bei einer größeren Abweichung als 10% weist die Betriebskostenabrechnung einen inhaltlichen Fehler auf. |
Ja | Nein |
| 7) Kostensteigerung | ||
| Ist die Kostensteigerung in der Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Vorjahr annähernd verhältnismäßig, so dass keine äußerst erhebliche Steigerung der Kosten vorliegt?
Hintergrund: Ganz erhebliche Kostensteigerungen in der Betriebskostenabrechnung können darauf hindeuten, dass die Abrechnung einen Fehler enthält. So kann es etwa sein, dass der Vermieter die Kosten für leer stehende Wohnungen aus der Abrechnung herausgenommen hat, was nicht rechtens ist. Mieter sollten für solche Kostenerhöhungen den Grund herausfinden, ggf. durch Belegeinsicht beim Vermieter. Möglicherweise ist der Vermieter auch auf das Wirtschaftlichkeitsgebot hinzuweisen, wonach er günstigere Anbieter zu wählen hat. |
Ja | Nein |
| 8) Ablesewerte | ||
| Sind die Ablesewerte in der Betriebskostenabrechnung korrekt?
Hintergrund: Zum Ende eines Wirtschaftsjahres werden regelmäßig die Zählerstände der Erfassungsgeräte der verbrauchsabhängigen Betriebskostenarten (Heizung, Warmwasser, ggf. Kaltwasser) abgelesen. Hier sollten Mieter darauf achten, dass die Werte nicht nur korrekt abgelesen, sondern auch zutreffend in der Abrechnung berücksichtigt werden. |
Ja | Nein |
