Sind mietvertraglich Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, hat der Vermieter darüber innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende der Abrechnungsperiode gegenüber dem Mieter abzurechnen, § 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Manchmal kommt es jedoch dazu, dass sich Betriebskostenabrechnung verspätet und die 12-Monats-Frist nicht eingehalten wird. Die Frage ist dann, welche Folgen die Verspätung der Betriebskostenabrechnung hat. Diese sind unterschiedlich und hängen auch davon ab, ob der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. Welche Folgen im Einzelnen eine verspätete Betriebskostenabrechnung hat, können Sie hier nachlesen.
Verspätung der Betriebskostenabrechnung: Wovon die Folgen abhängen
Welche Folgen die Verspätung der Betriebskostenabrechnung hat, hängt zum einen davon ab, ob der Vermieter die Nichteinhaltung der 12-Monats-Frist zu vertreten hat oder nicht. Vertreten bedeutet hier, dass der Vermieter die Verspätung der Betriebskostenabrechnung verschuldet hat, also ihm Vorsatz oder Fahrlässigkeit vorzuwerfen ist. Zum anderen kommt es für die Folgen einer verspäteten Abrechnung darauf an, ob das Mietverhältnis noch besteht oder inzwischen beendet ist.
Wann der Vermieter die Verspätung der Betriebskostenabrechnung zu vertreten hat – und wann nicht
Zunächst muss der Vermieter dafür sorgen, dass die Abrechnung dem Mieter innerhalb der 12-Monats-Frist nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugeht. Dies birgt für den Vermieter einige Fallstricke. Denn der Mieter muss die Betriebskostenabrechnung am letzten Tag der Frist erhalten haben. Es genügt daher nicht, wenn der Vermieter die Abrechnung erst an diesem Tag bei der Post aufgibt.
Aber auch die rechtzeitige Aufgabe bei der Post reicht nicht aus, da dem Vermieter Verzögerungen bei der postalischen Zustellung zuzurechnen sind (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 21.01.2009, Az.: VIII ZR 107/08). Außerdem sollte der Vermieter den rechtzeitigen Zugang der Betriebskostenabrechnung beim Mieter – speziell am letzten Tag der 12- Monats-Frist – nachweisen können. Denn behauptet der Mieter, die Abrechnung wäre erst nach Fristablauf bei ihm eingegangen, muss ihm der Vermieter das Gegenteil beweisen.
Sinnvoll ist daher bei Abrechnungen „kurz vor Toresschluss“ die Zustellung der Betriebskostenabrechnung durch einen Boten. Da die Abrechnung mit dem Einwurf in den Hausbriefkasten als wirksam zugegangen gilt, kann der Bote den Einwurf bei späterem Streit bezeugen. Dabei sollte der Bote auch bekunden können, dass sich in dem Briefumschlag tatsächlich die Abrechnung befunden hat. Das Abrechnungsschreiben ist zu den üblichen Postzustellungszeiten in den Mieterbriefkasten einzuwerfen, also bis spätestens 16 bis 18:00 Uhr.
Im Übrigen muss der Abrechnungszeitraum nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein. Daher kann auch die 12-Monats-Frist vom Kalenderjahr abweichen.
Im Weiteren ist darauf zu achten, dass die Betriebskostenabrechnung formell ordnungsgemäß ist, also die Mindestangaben (Adressat, Gesamtkosten, Umlageschlüssel und Mieteranteil) enthält sowie gedanklich und rechnerisch nachvollziehbar ist. Erfüllt die Abrechnung diese Anforderung nicht, muss der Vermieter grundsätzlich eine neue, formell ordnungsmäße Abrechnung erstellen. Daraus können sich aber wiederum Probleme mit der rechtzeitigen Zustellung innerhalb der 12-Monats-Frist ergeben, und zwar dann, wenn die neue Abrechnung nicht innerhalb der 12-Monats-Frist beim Mieter eingeht.
Geht die Betriebskostenabrechnung dem Mieter erst nach der 12-Monats-Frist zu oder ist sie nicht formell ordnungsgemäß, ist das regelmäßig dem Vermieter zuzurechnen. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn der Vermieter dies nicht verschuldet hat, § 556 Abs. 3 Satz 3, 1. Halbsatz BGB. Das ist etwa der Fall, wenn der Vermieter für die Betriebskostenabrechnung benötigte Unterlagen wie etwa den Grundsteuerbescheid erst nach Ablauf der 12-Monats-Frist erhält. Der Vermieter muss dann aber binnen drei Monaten nach Erhalt der Unterlagen die Abrechnung erstellen (BGH, Urteil vom 05.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05).
Der Vermieter darf sich daher auch in einer Betriebskostenabrechnung die Nachforderung solcher Positionen vorbehalten, die er derzeit aus von ihm nicht zu vertretenden Gründen nur vorläufig abrechnen kann. In diesem Fall beginnt die – reguläre dreijährige – Verjährungsfrist erst mit der Kenntnis des Vermieters von den Umständen, die die Nachforderung begründen (BGH, Urteil vom 12.12.2012, Az.: VIII ZR 264/12).
Dagegen ist es dem Vermieter grundsätzlich zuzurechnen, wenn die Abrechnung von der Haus- oder WEG-Verwaltung zu spät erstellt wird und er nur abwartet, sich also nicht aktiv um die Abrechnung als Grundlage für die Betriebskostenabrechnung kümmert. Das gilt auch dann, wenn der Grund für die Verspätung darin liegt, dass die Wohnungseigentümerversammlung die Jahresabrechnung des WEG-Verwalters noch nicht beschlossen hat(BGH, Urteil vom 25.01.2017, Az.: VIII ZR 249/15). Umgekehrt kann sich der Mieter einer Eigentumswohnung nicht darauf berufen, dass die seiner Betriebskostenabrechnung dienende Jahresabrechnung des WEG-Verwalters von der Eigentümerversammlung noch nicht genehmigt wurde (Landgericht (LG) Darmstadt, Urteil vom 05.02.2016, Az.: 6 S 143/15).
Welche Folgen die Verspätung der Betriebskostenabrechnung im Einzelnen hat
Hat der Vermieter die Verfristung der Betriebskostenabrechnung zu vertreten, muss er auch die Folgen auf sich nehmen. Dazu gehört zunächst, dass der Vermieter mit seinen Nachforderungen aus der Abrechnung ausgeschlossen ist, er diese also nach der 12-monatigen Ausschlussfrist nicht mehr geltend machen kann, § 556 Abs. 3 Satz 3, 1. Halbsatz BGB. Umgekehrt behält der Mieter seinen Anspruch auf eine Guthabenauszahlung, und zwar trotz der Verspätung der Betriebskostenabrechnung (BGH, Urteil vom 09.04.2008, Az.: VIII ZR 84/07).
Darüber hinaus kann der Mieter bei einer noch nicht vorliegenden und verspäteten Betriebskostenabrechnung Druck ausüben, in dem er die Abrechnung vom Vermieter einklagt. Bei einem bestehenden Mietverhältnis kommt hinzu, dass der Mieter an den weiteren Betriebskostenvorauszahlungen sein Zurückbehaltungsrecht ausüben kann. Ist die Abrechnung formell fehlerhaft, kann er bis zum Erhalt einer korrekten Abrechnung die gesamten Vorauszahlungen zurückbehalten. Ist die Abrechnung dagegen inhaltlich falsch, ist ein Zurückbehaltungsrecht an den Erhöhungen der Betriebskostenvorauszahlungen möglich (BGH, Urteile vom 15.02.2012, Az.: VIII ZR 245/11 und VIII ZR 246/11), sofern es sich nicht nur um kleinere, leicht erkennbare Fehler handelt. Die inhaltliche Korrektur der verspäteten Abrechnung darf aber nicht zu höheren Nachzahlungen für den Mieter führen.
Ist der Mieter bereits ausgezogen und ist die Abrechnung noch nicht vorhanden sowie verspätet, darf er sämtliche im Abrechnungszeitraum geleistete Betriebskostenvorauszahlungen von seinem früheren Vermieter zurückverlangen. Das gilt aber nur, wenn der Mieter die Vorauszahlungen im laufenden Mietverhältnis nicht zurückbehalten konnte (BGH, Urteil vom 26.09.2012, Az: VIII ZR 315/11).
Die vorgenannten Rechte bei einer Verspätung der Betriebskostenabrechnung stehen Mietern ebenfalls zu, wenn der Vermieter die Verzögerung zunächst nicht zu vertreten hatte, aber nach dem Wegfall des Verspätungsgrundes schuldhaft die Abrechnung nicht innerhalb von drei Monaten erstellt.
Die vom Mieter gezahlte Kaution ist insoweit für den Vermieter tabu. Dieser darf also wegen der von ihm verschuldeten Verspätung der Betriebskostenabrechnung seine Nachforderungen nicht mit der Kaution verrechnen (BGH, Urteil vom 20.07.2016, Az.: VIII ZR 263/14).
