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Betriebskostenabrechnung: Lohnsteuer, Lohnnebenkosten usw.

März 14, 2015
von Betriebskostenabrechnung.com
12 Kommentare




Hat der Vermieter (oder Hausverwalter) als Arbeitgeber einen Gärtner, einen Hausmeister und/oder eine Reinigungskraft eingestellt, die sich um das Mietobjekt kümmern, erhalten diese Arbeitnehmer dafür eine Vergütung.

Je nach Höhe der Vergütung fallen darauf bei einer versicherungspflichtigen Beschäftigung Lohnsteuern und Sozialabgaben oder bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung (Mini-Job, 450-Euro-Job) Pauschalabgaben an.

Das ist aber noch nicht alles: Hinzu kommen Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Beiträge an die Krankenkasse zum Lohnausgleichsverfahren (Umlage U 1 und U2) usw. Unter bestimmten Voraussetzungen können diese Kosten in der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter verteilt werden.

Wann Lohnsteuer und Lohnnebenkosten umlagefähig sind

Lohnsteuer und Lohnnebenkosten können unter zwei Voraussetzungen umgelegt werden:

Vergütung wird für umlegbare Tätigkeiten gezahlt

Lohnsteuer und Lohnnebenkosten dürfen als Bestandteil der Vergütung bzw. des Arbeitsentgelts dann auf die Mieter verteilt werden, wenn die vom Vermieter für das Mietobjekt beschäftigten Arbeitnehmer solche Arbeiten verrichten, die nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlagefähig sind. Regelmäßig handelt es sich dabei um typische Gärtner-, Hausmeister- und/oder Reinigungstätigkeiten (etwa Treppenhausreinigung).

Üben die Arbeitnehmer dagegen nicht umlegbare Tätigkeiten (Verwaltungsarbeiten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten) aus, ist die dafür anfallende Vergütung ebenso wenig umlagefähig wie die auf die Vergütung entfallenden Lohnsteuern und Lohnnebenkosten.

Umlage mietvertraglich vereinbart


Im Mietvertrag muss vereinbart sein, dass der Vermieter berechtigt ist, die entsprechenden Betriebskostenarten (also Kosten der Gartenpflege, Kosten für den Hauswart bzw. Hausmeister und Kosten der Gebäudereinigung) auf die Mieter umzulegen. Dafür ist es erforderlich, dass im Mietvertrag entweder die einzelnen Betriebskostenarten aufgeführt sind oder auf die BetrKV Bezug genommen wird.

Fehlt es an einer solchen mietvertraglichen Vereinbarung, sind die Umlage dieser Kosten sowie der darauf entfallenden Lohnsteuer und Lohnnebenkosten nicht möglich.

Damit also Lohnsteuer und Lohnnebenkosten auf die Mieter verteilt werden können, ist eine „doppelte Umlagefähigkeit“ erforderlich: Zum einen müssen die von den Arbeitnehmern ausgeübten Tätigkeiten umlegbar sein. Und zum anderen muss die Umlage dieser Tätigkeiten im Mietvertrag vereinbart sein.

Werden die Arbeitnehmer an verschiedenen Objekten eingesetzt, darf nur der am jeweiligen Miethaus angefallene Teil der Lohnsteuer und Lohnnebenkosten in der entsprechenden Betriebskostenabrechnung berücksichtigt werden.

Von A bis Z: Was an Lohnsteuer und Lohnnebenkosten verteilt werden kann

Welche Lohnsteuer und Lohnnebenkosten auf die Mieter verteilt werden können und in der Betriebskostenabrechnung einzustellen sind, ergibt sich im Wesentlichen aus den in alphabetischer Reihenfolge dargestellten Stichwörtern:

Arbeitslohn (Vergütung, Arbeitsentgelt)

Sowohl die Vergütung für eine versicherungspflichtige als auch für eine geringfügig entlohnte Beschäftigung (Mini-Job, 450-Euro-Job) sind umlagefähig. Dazu gehören auch die Entgeltfortzahlungen bei Krankheit, Urlaub und an Feiertagen.

Zur Vermeidung von empfindlichen Bußgeldern ist unbedingt darauf zu achten, dass der seit dem 01.01.2015 geltende Mindestlohn gezahlt wird. Dieser beträgt derzeit 8,50 Euro brutto je Zeitstunde (Stand: 01.03.2015), § 1 Abs. 2 Mindestlohngesetz (MiLoG). Soweit noch nicht geschehen, sind bestehende Arbeitsverträge ggf. an den Mindestlohn anzupassen.

Berufsgenossenschaft

Zum Schutz vor Arbeitsunfällen, Wegeunfällen (der Weg zur und von der Arbeit) sowie Berufskrankheiten sind Arbeitnehmer nach den Vorschriften des Sozialgesetzbuch (SGB) VII in der gesetzlichen Unfallversicherung bzw. in der Berufsgenossenschaft zu versichern. Die dafür entstehenden Kosten kann der Vermieter als Betriebskosten umlegen.

Betriebliche Altersversorgung

Leistet der Vermieter Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung der Arbeitnehmer (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Direkt- bzw. Pensionszusage oder Unterstützungskasse), sind diese umlagefähig.

Geldwerte Sachleistungen (etwa Hausmeisterwohnung)

Geldwerte Sachleistungen sind etwa die dem Hausmeister mietfrei oder verbilligt überlassene Wohnung. Der Vermieter kann die fiktive Miete bzw. die Differenz der fiktiven zur tatsächlich vom Hausmeister gezahlten Miete als Hausmeisterkosten in die Betriebskostenabrechnung aufnehmen.

Kilometerpauschalen

Kilometerpauschalen für erforderliche Fahrtkosten der Arbeitnehmer mit dem eigenen Pkw sind im Rahmen der Betriebskostenabrechnung umlagefähig, soweit die Pauschalen die Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel und den dafür entstehenden zeitlichen Mehraufwand nicht überschreiten.

Pauschalabgaben für Mini-Jobs


Bei den geringfügig entlohnten Beschäftigten (Mini-Jobber, 450-Euro-Jobber) muss der Vermieter als Arbeitgeber 30% pauschale Abgaben an die Knappschaft zahlen, und zwar 15% Rentenversicherung, 13% Krankenversicherung und 2% Pauschsteuer. Ist der Arbeitnehmer privat krankenversichert, entfällt die pauschale Abgabe von 13% für die Krankenversicherung.

Beschäftigt der Vermieter regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer, muss er an der Umlage U1 zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit teilnehmen. Die Abgaben dafür betragen 0,7% des Brutto-Arbeitsentgelts des Arbeitnehmers. Daneben fällt die Umlage U2 zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft an, die mit 0,24% des Brutto-Arbeitsentgelts angesetzt wird. Und schließlich sind 0,15% des Brutto-Arbeitsentgelts als Insolvenzgeldumlage abzuführen. Insgesamt sind damit maximal 31,09% Pauschalabgaben (alle Werte für 2015) vom Vermieter zu zahlen, die er im Rahmen der Betriebskostenabrechnung umlegen darf. Im Gegenzug erhält der Vermieter auf Antrag Teile bzw. die gesamte geleistete Entgeltfortzahlung erstattet, wenn ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt oder eine Arbeitnehmerin Mutter wird.

Wohnungseigentümergemeinschaften brauchen allerdings keine Insolvenzgeldumlage zu zahlen, da über deren Verwaltungsvermögen kein Insolvenzverfahren stattfinden kann und daher auch kein Insolvenzgeld an Beschäftigte zu zahlen ist (Bundesozialgericht (BSG), Urteil vom 23.10.2014, Az.: B 11 AL 6/14R).

Vermieter sollten bei der Beschäftigung von Mini-Jobbern immer die 450-Euro-Grenze im Auge behalten. Denn erhält der geringfügig entlohnte Beschäftigte zusätzliche Einmalzahlungen, kann dadurch die Grenze überschritten werden, wobei aber der Jahresdurchschnitt maßgeblich ist. Wird über die Geringfügigkeitsgrenze hinaus entlohnt, ist die Tätigkeit versicherungspflichtig. Das gilt ebenso, wenn der geringfügig entlohnte Beschäftigte mehrere Mini-Jobs ausübt, die zusammengerechnet über 400 Euro liegen.

Achtung! Seit dem 01.01.2015 ist der Vermieter (oder Hausverwalter) als Arbeitgeber nach § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG verpflichtet,

  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Mini-Jobber
  • spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und
  • diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren

Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro, § 21 Abs. 3 MiLoG.

Sozialbeiträge einschließlich der Arbeitgeberanteile

Die Sozialbeiträge umfassen die Abgaben für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung bei einer versicherungspflichtigen Beschäftigung. Umlagefähig sind nicht nur die Arbeitnehmeranteile, sondern auch die Arbeitgeberanteile. Das gilt ebenso für Sozialbeiträge, die auf Einmalzahlungen anfallen.

Bei den Midi-Jobs (Gleitzonenfall, Niedriglohnjob) mit einem Brutto-Arbeitsentgelt von 450,01 bis 850 Euro monatlich ist – anders als bei einer Vollzeit-Beschäftigung – der Arbeitnehmeranteil von der Höhe des erhaltenen Entgelts abhängig. Damit betragen die Abgaben für den Arbeitnehmer zwischen 4 und knapp 20%, während der Arbeitgeberanteil des Vermieters konstant 19,325% beträgt (Wert für 2015)

Vertretung bei Krankheit oder Urlaub

Ist einer der Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt, urlaubsabwesend oder in Mutterschaftsurlaub, darf der Vermieter die zusätzlich entstehenden Kosten für eine Vertretung des betreffenden Arbeitnehmers umlegen. Etwaige Erstattungen durch das Lohnausgleichsverfahren (Umlage U1 und U2) müssen aber berücksichtigt werden.

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld u. ä.

Zur umlegbaren Vergütung gehören auch alle Einmalzahlungen an den Arbeitnehmer, also etwa eine Weihnachtsgratifikation, Urlaubsgeld, ein Jubiläumsprämie u. ä.

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  1. Hausmeisterkosten: Was ist über die Betriebskostenabrechnung umlegbar?
Über den Autor
Wozu dieses Portal? Ganz einfach, weil der gesamte Bereich der Betriebskosten so wahnsinnig umfangreich ist und es unzählige Fragen zur Betriebskostenabrechnung gibt. Wir wollen hier Wissen für Mieter und Vermieter zusammentragen.
    12 Kommentare
    1. Rolf Buchmüller at 14:13 Antworten
      Wenn der Verwalter bislang die Abwicklung der MitniJobs mit der Knappschaft selbst abwickelt hat und jetzt die Arbeiten durch den Steuerbetrater tätigen lässt..... Sind das Kosten, die in der Position Verwaltungskosten abgegolten sind oder kann der Verwalter diese Kosten separat aufführen?
      • Betriebskostenabrechnung.com at 14:27 Antworten
        Hallo Rolf, die Erstellung der Abrechnung sind m.E. klare Lohnnebenkosten. Viele Grüße Dennis Hundt
        • Herbert Vogel at 11:10 Antworten
          Warum soll die Erstellung der Lohnbuchhaltung Lohnnebenkosten sein (=Steuerberatungskosten)? Das sind doch ganz klare Verwaltungskosten und somit nicht als Mietnebenkosten verteilbar. Mich würde die Rechtsgrundlage Ihrer anderslautenden Sicht interessieren
          • Betriebskostenabrechnung.com at 12:43 Antworten
            Hallo Herbert, ein externer Hausmeister legt doch diese Kosten auch über seine Rechnungen an die Kunden um. Lohnbuchhaltung und noch vieles mehr (KFZ, Büromiete, Kopierpapier). Viele Grüße Dennis Hundt
            • Reimer Meyborg at 12:59
              Wie hoch sollten die Lohnnebenkosten pro Person für eine WEG maximal sein pro Jahr?
    2. Susanne Heber-Gordan at 10:32 Antworten
      Sehr geehrter Herr Hundt, unsere Vermieterin hat ihren Vater als Rentner auf 450€-Basis für Gartenarbeiten beschäftigt und macht dafür 13 mal 450€ (2 mal im Dezember) plus 12 mal ges. soz. Aufwendungen und Unfallversicherung geltend. Dazu habe ich mehrere Fragen: 1. Darf der Herr 13 mal 450€ in einem Jahr verdienen? Gilt für ihn als Rentner die Obergrenze von 12 mal 450€ nicht? 2. Bin ich als Mieter berechtigt, die Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden einzusehen, die seit 1.1.15 laut Mindestlohngesetz geführt werden muss? 3. Der Herr hat im Laufe der Zeit auf einem pflegeleichten Stück Rasen einen Blumengarten angelegt, um den ihn niemand gebeten hat. Da er selbst im Objekt gewohnt hat, waren wir der Ansicht, dass er dies als sein Hobby betreibt. Wir wurden nie gefragt, ob wir diesem Mehraufwand zustimmen, geschweige denn wurden wir über die horrenden Kosten aufgeklärt, die dadurch entstehen. Ist es rechtens uns jetzt dafür zahlen zu lassen? Ich hoffe auf Ihre kompetenten Antworten. Vielen Dank und viele Grüße Susanne Heber-Gordan
      • Betriebskostenabrechnung.com at 10:47 Antworten
        Hallo Susanne, natürlich können Sie die die Unterlagen / Tätigkeitsnachweise einsehen. Wer wieviel verdient und welche Grenzen zu beachten sind, muss jeder Arbeitnehmer für sich entscheiden. Der Vermieter muss sich an das Wirtschaftlichkeitsgebot halten - das ist für Sie als Mieterin wichtig. Das Anlegen eines Beetes ist vielleicht ein Grenzfall, vielleicht auch durch die Rechtsprechung mit den Nebenkosten abgedeckt. Hierzu könnten Sie genauer recherchieren. Wenn der Vermieter sein Grundstück mit einem Beet aufwerten möchte, sehe ich erstmal denen Grund der dagegen spricht. Viele Grüße Dennis Hundt
    3. Georg Gillert at 22:45 Antworten
      Sehr geehrter Herr Hundt, in meiner letzten Betriebskostenabrechnung liegen die Sozialabgaben für die Hausmeistertätigkeit (monatlich 246,54 €) mit 289,21 € über den Lohnkosten. Das kann doch nicht sein, oder? Brennend interessiert mich die Frage, wie hoch der Prozentsatz aller Sozialabgaben ist, ich vermute so bei 20 Prozent? Ich möchte gerne Widerspruch einlegen und hätte dafür gerne eine entsprechende Grundlage. Ich bin gespannt auf die richtige Lösung Dankbare Grüße G. Gillert
      • Betriebskostenabrechnung.com at 09:59 Antworten
        Hallo Georg, das klingt nicht stimmig. Ich würde erfragen, um was für Kosten es sich genau handelt. Viele Grüße Dennis Hundt
    4. Tim Siener at 20:57 Antworten
      Hallo, Ich bewohne eine Eigentumswohnung welche von einem Hausverwalter betreut wird. Die Kosten für den Hausmeister und die Hausreinigung kann ich als Haushaltsnahe Dienstleistungen von der Steuer absetzen. Soweit so gut. Jetzt steht aber in der Abrechnung vom Hausverwalter seperat ein Beitrag für die Berufsgenossenschaft (für die Tätigkeit des Hausmeisters und der Hausreinigung) und ein Beitrag für die Steuerberaterkosten der Hausverwalter sagt die Kosten fallen für die Lohnbuchhaltung an. Sind diese beiden Kosten auch als Haushaltsnahe Dienstleistungen absetzbar? Wäre echt klasse wenn mir das jemand beantworten kann. viele Grüße
      • Ernst Jendritzki at 15:58 Antworten
        Das wüßte ich auch gerne!°
    5. Agnes at 21:24 Antworten
      Hallo, unser Vermieter hat eine Reinigungskraft für das Treppenhaus auf 450 EUR Basis.. Letztes Jahr war Sie mehrere Tage sogar Wochen Krank und in Urlaub. Während dieser Zeit gab es keine Vertretung. Müssen wir Mieter trotzdem den vollen Lohn tragen oder müßte zumindest für die Krankheitstagen die Kosten gekürzt werden? Für einen Antwort wäre ich Ihnen sehr dankbar. Voran vielen Dank Beste Grüße Agnes

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