Hat der Vermieter (oder Hausverwalter) als Arbeitgeber einen Gärtner, einen Hausmeister und/oder eine Reinigungskraft eingestellt, die sich um das Mietobjekt kümmern, erhalten diese Arbeitnehmer dafür eine Vergütung.
Je nach Höhe der Vergütung fallen darauf bei einer versicherungspflichtigen Beschäftigung Lohnsteuern und Sozialabgaben oder bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung (Mini-Job, 450-Euro-Job) Pauschalabgaben an.
Das ist aber noch nicht alles: Hinzu kommen Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Beiträge an die Krankenkasse zum Lohnausgleichsverfahren (Umlage U 1 und U2) usw. Unter bestimmten Voraussetzungen können diese Kosten in der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter verteilt werden.
Wann Lohnsteuer und Lohnnebenkosten umlagefähig sind
Lohnsteuer und Lohnnebenkosten können unter zwei Voraussetzungen umgelegt werden:
Vergütung wird für umlegbare Tätigkeiten gezahlt
Lohnsteuer und Lohnnebenkosten dürfen als Bestandteil der Vergütung bzw. des Arbeitsentgelts dann auf die Mieter verteilt werden, wenn die vom Vermieter für das Mietobjekt beschäftigten Arbeitnehmer solche Arbeiten verrichten, die nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlagefähig sind. Regelmäßig handelt es sich dabei um typische Gärtner-, Hausmeister- und/oder Reinigungstätigkeiten (etwa Treppenhausreinigung).
Üben die Arbeitnehmer dagegen nicht umlegbare Tätigkeiten (Verwaltungsarbeiten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten) aus, ist die dafür anfallende Vergütung ebenso wenig umlagefähig wie die auf die Vergütung entfallenden Lohnsteuern und Lohnnebenkosten.
Umlage mietvertraglich vereinbart
Im Mietvertrag muss vereinbart sein, dass der Vermieter berechtigt ist, die entsprechenden Betriebskostenarten (also Kosten der Gartenpflege, Kosten für den Hauswart bzw. Hausmeister und Kosten der Gebäudereinigung) auf die Mieter umzulegen. Dafür ist es erforderlich, dass im Mietvertrag entweder die einzelnen Betriebskostenarten aufgeführt sind oder auf die BetrKV Bezug genommen wird.
Fehlt es an einer solchen mietvertraglichen Vereinbarung, sind die Umlage dieser Kosten sowie der darauf entfallenden Lohnsteuer und Lohnnebenkosten nicht möglich.
Damit also Lohnsteuer und Lohnnebenkosten auf die Mieter verteilt werden können, ist eine „doppelte Umlagefähigkeit“ erforderlich: Zum einen müssen die von den Arbeitnehmern ausgeübten Tätigkeiten umlegbar sein. Und zum anderen muss die Umlage dieser Tätigkeiten im Mietvertrag vereinbart sein.
Werden die Arbeitnehmer an verschiedenen Objekten eingesetzt, darf nur der am jeweiligen Miethaus angefallene Teil der Lohnsteuer und Lohnnebenkosten in der entsprechenden Betriebskostenabrechnung berücksichtigt werden.
Von A bis Z: Was an Lohnsteuer und Lohnnebenkosten verteilt werden kann
Welche Lohnsteuer und Lohnnebenkosten auf die Mieter verteilt werden können und in der Betriebskostenabrechnung einzustellen sind, ergibt sich im Wesentlichen aus den in alphabetischer Reihenfolge dargestellten Stichwörtern:
Arbeitslohn (Vergütung, Arbeitsentgelt)
Sowohl die Vergütung für eine versicherungspflichtige als auch für eine geringfügig entlohnte Beschäftigung (Mini-Job, 450-Euro-Job) sind umlagefähig. Dazu gehören auch die Entgeltfortzahlungen bei Krankheit, Urlaub und an Feiertagen.
Zur Vermeidung von empfindlichen Bußgeldern ist unbedingt darauf zu achten, dass der seit dem 01.01.2015 geltende Mindestlohn gezahlt wird. Dieser beträgt derzeit 8,50 Euro brutto je Zeitstunde (Stand: 01.03.2015), § 1 Abs. 2 Mindestlohngesetz (MiLoG). Soweit noch nicht geschehen, sind bestehende Arbeitsverträge ggf. an den Mindestlohn anzupassen.
Berufsgenossenschaft
Zum Schutz vor Arbeitsunfällen, Wegeunfällen (der Weg zur und von der Arbeit) sowie Berufskrankheiten sind Arbeitnehmer nach den Vorschriften des Sozialgesetzbuch (SGB) VII in der gesetzlichen Unfallversicherung bzw. in der Berufsgenossenschaft zu versichern. Die dafür entstehenden Kosten kann der Vermieter als Betriebskosten umlegen.
Betriebliche Altersversorgung
Leistet der Vermieter Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung der Arbeitnehmer (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Direkt- bzw. Pensionszusage oder Unterstützungskasse), sind diese umlagefähig.
Geldwerte Sachleistungen (etwa Hausmeisterwohnung)
Geldwerte Sachleistungen sind etwa die dem Hausmeister mietfrei oder verbilligt überlassene Wohnung. Der Vermieter kann die fiktive Miete bzw. die Differenz der fiktiven zur tatsächlich vom Hausmeister gezahlten Miete als Hausmeisterkosten in die Betriebskostenabrechnung aufnehmen.
Kilometerpauschalen
Kilometerpauschalen für erforderliche Fahrtkosten der Arbeitnehmer mit dem eigenen Pkw sind im Rahmen der Betriebskostenabrechnung umlagefähig, soweit die Pauschalen die Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel und den dafür entstehenden zeitlichen Mehraufwand nicht überschreiten.
Pauschalabgaben für Mini-Jobs
Bei den geringfügig entlohnten Beschäftigten (Mini-Jobber, 450-Euro-Jobber) muss der Vermieter als Arbeitgeber 30% pauschale Abgaben an die Knappschaft zahlen, und zwar 15% Rentenversicherung, 13% Krankenversicherung und 2% Pauschsteuer. Ist der Arbeitnehmer privat krankenversichert, entfällt die pauschale Abgabe von 13% für die Krankenversicherung.
Beschäftigt der Vermieter regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer, muss er an der Umlage U1 zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit teilnehmen. Die Abgaben dafür betragen 0,7% des Brutto-Arbeitsentgelts des Arbeitnehmers. Daneben fällt die Umlage U2 zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft an, die mit 0,24% des Brutto-Arbeitsentgelts angesetzt wird. Und schließlich sind 0,15% des Brutto-Arbeitsentgelts als Insolvenzgeldumlage abzuführen. Insgesamt sind damit maximal 31,09% Pauschalabgaben (alle Werte für 2015) vom Vermieter zu zahlen, die er im Rahmen der Betriebskostenabrechnung umlegen darf. Im Gegenzug erhält der Vermieter auf Antrag Teile bzw. die gesamte geleistete Entgeltfortzahlung erstattet, wenn ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt oder eine Arbeitnehmerin Mutter wird.
Wohnungseigentümergemeinschaften brauchen allerdings keine Insolvenzgeldumlage zu zahlen, da über deren Verwaltungsvermögen kein Insolvenzverfahren stattfinden kann und daher auch kein Insolvenzgeld an Beschäftigte zu zahlen ist (Bundesozialgericht (BSG), Urteil vom 23.10.2014, Az.: B 11 AL 6/14R).
Vermieter sollten bei der Beschäftigung von Mini-Jobbern immer die 450-Euro-Grenze im Auge behalten. Denn erhält der geringfügig entlohnte Beschäftigte zusätzliche Einmalzahlungen, kann dadurch die Grenze überschritten werden, wobei aber der Jahresdurchschnitt maßgeblich ist. Wird über die Geringfügigkeitsgrenze hinaus entlohnt, ist die Tätigkeit versicherungspflichtig. Das gilt ebenso, wenn der geringfügig entlohnte Beschäftigte mehrere Mini-Jobs ausübt, die zusammengerechnet über 400 Euro liegen.
Sozialbeiträge einschließlich der Arbeitgeberanteile
Die Sozialbeiträge umfassen die Abgaben für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung bei einer versicherungspflichtigen Beschäftigung. Umlagefähig sind nicht nur die Arbeitnehmeranteile, sondern auch die Arbeitgeberanteile. Das gilt ebenso für Sozialbeiträge, die auf Einmalzahlungen anfallen.
Bei den Midi-Jobs (Gleitzonenfall, Niedriglohnjob) mit einem Brutto-Arbeitsentgelt von 450,01 bis 850 Euro monatlich ist – anders als bei einer Vollzeit-Beschäftigung – der Arbeitnehmeranteil von der Höhe des erhaltenen Entgelts abhängig. Damit betragen die Abgaben für den Arbeitnehmer zwischen 4 und knapp 20%, während der Arbeitgeberanteil des Vermieters konstant 19,325% beträgt (Wert für 2015)
Vertretung bei Krankheit oder Urlaub
Ist einer der Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt, urlaubsabwesend oder in Mutterschaftsurlaub, darf der Vermieter die zusätzlich entstehenden Kosten für eine Vertretung des betreffenden Arbeitnehmers umlegen. Etwaige Erstattungen durch das Lohnausgleichsverfahren (Umlage U1 und U2) müssen aber berücksichtigt werden.
Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld u. ä.
Zur umlegbaren Vergütung gehören auch alle Einmalzahlungen an den Arbeitnehmer, also etwa eine Weihnachtsgratifikation, Urlaubsgeld, ein Jubiläumsprämie u. ä.
