Vielmehr sind zuvor die nicht umlagefähigen Positionen aus der Hausgeldabrechnung herauszunehmen und ggf. auch die in der Hausgeldabrechnung zugrunde gelegten Umlageschlüssel an diejenigen anzupassen, die im Mietvertrag vereinbart sind. Damit hier zwischen Vermieter und Mietern keine Streitigkeiten entstehen, sollte speziell der Vermieter einige Dinge beachten.
So kommt es zur Hausgeldabrechnung
Die Hausgeldabrechnung ist Bestandteil der Rechtsbeziehung zwischen dem Vermieter als Mitglied der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Hausverwalter (Verwaltung des Gemeinschaftseigentums). Durch Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft wird regelmäßig ein Hausverwalter bestellt. Dieser vereinnahmt das ebenfalls der Höhe sowie der Positionen nach beschlossene Hausgeld und hat darüber jährlich abzurechnen, § 28 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Der Abrechnungszeitraum – das Wirtschaftsjahr – muss dabei nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein. Bis wann der Verwalter die Hausgeldabrechnung zu erstellen hat, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Regelmäßig sollte die Abrechnung innerhalb von vier Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahrs vorliegen, länger als sechs Monate sollte diese keinesfalls auf sich warten lassen.
Um hier von vornherein für klare Verhältnisse zu sorgen, sollte der Hausverwalter im Verwaltervertrag dazu verpflichtet werden,nach Ende des Wirtschaftsjahres die Hausgeldabrechnung innerhalb von vier Monaten den Wohnungseigentümern auszuhändigen.
Enthalten sind in der Hausgeldabrechnung im Wesentlichen die Betriebskosten, die Kosten der (laufenden) Instandhaltung und Instandsetzung bzw. Reparaturen, die Instandhaltungsrücklage, etwaige Sonderumlagen und die Verwaltungskosten (Kosten für den Hausverwalter, dessen Portokosten und die Kontoführungsgebühren für das Hausgeldkonto).
Die Hausgeldabrechnung als Grundlage der Betriebskostenabrechnung
Umlagefähig im Rahmen der Betriebskostenabrechnung sind nur die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführten 17 verschiedenen Kostenarten. Nicht auf die Mieter verteilt werden können also die Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung, die Instandhaltungsrücklage, etwaige Sonderumlagen und die Verwaltungskosten
Wie der Vermieter mit der Betriebskostenabrechnung verfahren kann
Der Vermieterhat zwei Möglichkeiten, um den Mietern die Betriebskostenabrechnung zu übermitteln:
Zum einen kann er – gegen Zahlung einer entsprechenden Vergütung – die Betriebskostenabrechnung vom Hausverwalter erstellen lassen (Verwaltung des Sondereigentums). Der Verwalter rechnet dann (als Bevollmächtigter des Vermieters) unmittelbar mit den Mietern über die umlagefähigen Betriebskosten und mit dem Vermieter über die nichtumlagefähigen Kosten ab. Zum anderen hat der Vermieter auch die Möglichkeit, selber mit seinen Mietern abzurechnen.
Erstellt der Vermieter selber die Betriebskostenabrechnung, sollte der Mietvertrag unbedingt an die Hausgeldabrechnung angepasst sein, um äußert zeitaufwändige Umrechnungen zu vermeiden. Dazu müssen insbesondere identisch sein:
- Wirtschaftsjahr und Abrechnungszeitraum
- Umlage- bzw. Verteilerschlüssel, speziell bei Miteigentumsanteilen (MEA), die meist nicht der Wohnfläche entsprechen
Zudem hat der Vermieter die nicht umlagefähigen Kosten aus der Betriebskostenabrechnung herauszunehmen.
Der Vermieter sollte stets daran denken, den Grundsteuerbescheid der Hausverwaltung zuzusenden bzw. die Grundsteuer in die Betriebskostenabrechnung aufzunehmen. Da das Finanzamt den Grundsteuerbescheid unmittelbar an die Vermieter sendet, wird diese Position in der Betriebskostenabrechnung häufig vergessen. Dabei darf der Vermieter bei Eigentumswohnungen – ungeachtet einer anders lautenden mietvertraglichen Vereinbarung – die Grundsteuer so in die Betriebskostenabrechnung übernehmen, wie sie ihm gegenüber festgesetzt wurde (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 17.04.2013, Az.: VIII ZR 252/12).
Wenn sich der Hausverwalter nicht rührt
Manchmal erstellt ein Hausverwalter die Hausgeldabrechnung so spät, dass der Vermieter den Mietern nicht innerhalb der 12-monatigen Ausschlussfrist die Betriebskostenabrechnung übermitteln kann. Dadurch kann es passieren, dass der Vermieter auf seine Nachforderung gegen die Mieter „sitzen bleibt“. Einen Schadensersatzanspruch gegen den Hausverwalter hat der Vermieter hier aber trotzdem nicht. Denn der Verwalter handele nur für die gesamte Wohnungseigentümergemeinschaft und sei nicht Erfüllungsgehilfe eines einzelnen Wohnungseigentümers bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung (Landgericht (LG) Frankfurt/Main, Urteil vom 14.10.2011, Az.: 2-09 S 2/11). Vermieter können daher nur auf eine rechtzeitige Hausgeldabrechnung drängen bzw. auf die Vornahme der Abrechnung klagen.
Anders sieht es jedoch aus, wenn der Hausverwalter auch für das Sondereigentum zuständig ist, also auch die Betriebskostenabrechnung für den Vermieter erstellt. Hier kommen Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter in Betracht.
Einsichtsrecht des Mieters bei Verwaltungen problematisch
Sehr geehrter Herr Hundt,
folgende Frage: Wir haben ein WEG Objekt in welchem wir Wohnungen vermietet haben. Nun steht die BKA 2015 an. Wir haben bereits die Wohngeldabrechnung des WEG-Verwalter erhalten. Unsere Frage ist: können wir die BKA mit dem Umlageschlüssel Miteigentumsanteile schreiben? Im Vertrag ist die m² Fläche angegeben. Wenn wir die Abrechnung mit der m² umlegen entsteht aber ein anderer Anteilsbetrag, als in der Wohngeldabrechnung. Ist dies korrekt so?
Danke,
Ben
Hallo Ben,
ein typischer Fall. Sie sind an den Schlüssel gebunden, den Sie mit Ihrem Mieter vereinbart haben. An Ihrer Stelle würde ich versuchen den Umlageschlüssel zu verändern (auf MEA).
Viele Grüße
Dennis Hundt
Sehr geehrter Herr Hundt,
unser Verwalter macht in der Hausgeldabrechnung umlagefähigen Kosten nicht kenntlich. Er sagt, dies wäre nicht vorgeschrieben. Ist das wirklich so? Wie kann ich als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung basierend auf einer solchen Hausgeldabrechnung erstellen? Darf ich aus den Bezeichnungen der Posten die Umlagefähigkeit schließen, z. B. „Kosten der Beleuchtung“ ist umlagefähig, weil der Posten vermutlich nur Betriebskosten (Strom) und keine Reparaturen enthält. Oder muss ich mir die Rechnungen zeigen lassen, um sicher zu gehen, dass im Posten „Kosten der Beleuchtung“ auch wirklich keine Reparaturen enthalten sind?
Vielen Dank im Voraus, Petra
Hallo Petra,
der WEG-Verwalter arbeitet für die Eigentümer. Mir ist eine Verpflichtung bekannt, die umlegbaren Kosten auszuweisen.
Wenn Sie ein paar mal beim Verwalter zur Akteneinsicht auftauchen, wird er vielleicht bald freiwillig die umlegbaren Kosten auszuweisen. Ein Besuch macht ja auch Arbeit. Ansonsten bleibt nur Ihr Ansatz – die Trennung nach Bezeichnungen.
Viele Grüße
Dennis Hundt
Guten Tag,
die WEG Abrechnung wird nach dem Zuflussprinzip erstellt. Das heißt wenn der Hausmeister die Rechnung erst im Januar für Dezember stellt taucht diese nicht im richtigen Jahr auf. Wie ist es dann bei der Mieterabrechnung?