Von der Hausgeldabrechnung zur Betriebskostenabrechnung – So geht’s

Hat der Vermieter einer Eigentumswohnung mit seinen Mietern monatliche Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, muss er darüber jährlich abrechnen. Grundlage seiner Betriebskostenabrechnung ist die Hausgeldabrechnung, die der Vermieter ebenfalls jährlich von der Hausverwaltung erhält. Dabei darf aber die Hausgeldabrechnung nicht 1:1 an die Mieter weitergereicht werden.

Vielmehr sind zuvor die nicht umlagefähigen Positionen aus der Hausgeldabrechnung herauszunehmen und ggf. auch die in der Hausgeldabrechnung zugrunde gelegten Umlageschlüssel an diejenigen anzupassen, die im Mietvertrag vereinbart sind. Damit hier zwischen Vermieter und Mietern keine Streitigkeiten entstehen, sollte speziell der Vermieter einige Dinge beachten.

So kommt es zur Hausgeldabrechnung

Die Hausgeldabrechnung ist Bestandteil der Rechtsbeziehung zwischen dem Vermieter als Mitglied der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Hausverwalter (Verwaltung des Gemeinschaftseigentums). Durch Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft wird regelmäßig ein Hausverwalter bestellt. Dieser vereinnahmt das ebenfalls der Höhe sowie der Positionen nach beschlossene Hausgeld und hat darüber jährlich abzurechnen, § 28 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Der Abrechnungszeitraum – das Wirtschaftsjahr – muss dabei nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein. Bis wann der Verwalter die Hausgeldabrechnung zu erstellen hat, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Regelmäßig sollte die Abrechnung innerhalb von vier Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahrs vorliegen, länger als sechs Monate sollte diese keinesfalls auf sich warten lassen.

Um hier von vornherein für klare Verhältnisse zu sorgen, sollte der Hausverwalter im Verwaltervertrag dazu verpflichtet werden,nach Ende des Wirtschaftsjahres die Hausgeldabrechnung innerhalb von vier Monaten den Wohnungseigentümern auszuhändigen.

Enthalten sind in der Hausgeldabrechnung im Wesentlichen die Betriebskosten, die Kosten der (laufenden) Instandhaltung und Instandsetzung bzw. Reparaturen, die Instandhaltungsrücklage, etwaige Sonderumlagen und die Verwaltungskosten (Kosten für den Hausverwalter, dessen Portokosten und die Kontoführungsgebühren für das Hausgeldkonto).

Die Hausgeldabrechnung als Grundlage der Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung gehört zu der Rechtsbeziehung zwischen Vermieter und Mieter. Der Vermieter ist gegenüber seinen Mietern grundsätzlich verpflichtet, über die Betriebskostenvorauszahlungen spätestens innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abzurechnen, § 556 Abs. 2 Bürgerliches Gesetzbuch. Dabei muss die Betriebskostenabrechnung den Mietern innerhalb der 12 Monate auch zugegangen sein.

Umlagefähig im Rahmen der Betriebskostenabrechnung sind nur die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführten 17 verschiedenen Kostenarten. Nicht auf die Mieter verteilt werden können also die Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung, die Instandhaltungsrücklage, etwaige Sonderumlagen und die Verwaltungskosten

Wie der Vermieter mit der Betriebskostenabrechnung verfahren kann

Der Vermieterhat zwei Möglichkeiten, um den Mietern die Betriebskostenabrechnung zu übermitteln:

Zum einen kann er – gegen Zahlung einer entsprechenden Vergütung – die Betriebskostenabrechnung vom Hausverwalter erstellen lassen (Verwaltung des Sondereigentums). Der Verwalter rechnet dann (als Bevollmächtigter des Vermieters) unmittelbar mit den Mietern über die umlagefähigen Betriebskosten und mit dem Vermieter über die nichtumlagefähigen Kosten ab. Zum anderen hat der Vermieter auch die Möglichkeit, selber mit seinen Mietern abzurechnen.

Erstellt der Vermieter selber die Betriebskostenabrechnung, sollte der Mietvertrag unbedingt an die Hausgeldabrechnung angepasst sein, um äußert zeitaufwändige Umrechnungen zu vermeiden. Dazu müssen insbesondere identisch sein:

Zudem hat der Vermieter die nicht umlagefähigen Kosten aus der Betriebskostenabrechnung herauszunehmen.

Der Vermieter sollte stets daran denken, den Grundsteuerbescheid der Hausverwaltung zuzusenden bzw. die Grundsteuer in die Betriebskostenabrechnung aufzunehmen. Da das Finanzamt den Grundsteuerbescheid unmittelbar an die Vermieter sendet, wird diese Position in der Betriebskostenabrechnung häufig vergessen. Dabei darf der Vermieter bei Eigentumswohnungen – ungeachtet einer anders lautenden mietvertraglichen Vereinbarung – die Grundsteuer so in die Betriebskostenabrechnung übernehmen, wie sie ihm gegenüber festgesetzt wurde (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 17.04.2013, Az.: VIII ZR 252/12).

Wenn sich der Hausverwalter nicht rührt

Manchmal erstellt ein Hausverwalter die Hausgeldabrechnung so spät, dass der Vermieter den Mietern nicht innerhalb der 12-monatigen Ausschlussfrist die Betriebskostenabrechnung übermitteln kann. Dadurch kann es passieren, dass der Vermieter auf seine Nachforderung gegen die Mieter „sitzen bleibt“. Einen Schadensersatzanspruch gegen den Hausverwalter hat der Vermieter hier aber trotzdem nicht. Denn der Verwalter handele nur für die gesamte Wohnungseigentümergemeinschaft und sei nicht Erfüllungsgehilfe eines einzelnen Wohnungseigentümers bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung (Landgericht (LG) Frankfurt/Main, Urteil vom 14.10.2011, Az.: 2-09 S 2/11). Vermieter können daher nur auf eine rechtzeitige Hausgeldabrechnung drängen bzw. auf die Vornahme der Abrechnung klagen.

Anders sieht es jedoch aus, wenn der Hausverwalter auch für das Sondereigentum zuständig ist, also auch die Betriebskostenabrechnung für den Vermieter erstellt. Hier kommen Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter in Betracht.

Einsichtsrecht des Mieters bei Verwaltungen problematisch

Möchte der Mieter die Belege für die Betriebskostenabrechnung einsehen, kann er das zwar vom Vermieter verlangen. Bei Eigentumswohnungen befinden sich die Belege aber bei der Hausverwaltung, die für die Wohnungseigentümergemeinschaft tätig ist – und ob der Mieter gegen die Eigentümergemeinschaft einen Anspruch auf Einsicht hat, ist mangels einer vertraglichen Beziehung zwischen dem Mieter und der Eigentümergemeinschaft fraglich. Der Vermieter sollte daher sein eigenes Einsichtsrecht bei der Verwaltung – im Hinblick auf die Belege über die in der BetrKV genannten 17 Betriebskostenarten – dem Mieter im Mietvertrag einräumen.