Haben Wohnungseigentümer ihre Wohnung vermietet und mit dem Mieter Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, muss darüber jährlich einmal abgerechnet werden.
In der Praxis neigt mancher Eigentümer dazu, die von seinem Verwalter erhaltene Jahresabrechnung über die gezahlten Hausgelder unbesehen an den Mieter weiterzureichen. Die in der Abrechnung regelmäßig enthaltenen Positionen „Laufende Instandhaltung“ und „Instandhaltungsrücklage“ dürfen aber nicht auf den Mieter abgewälzt werden.
Denn Reparatur- und Instandhaltungskosten sind nicht umlagefähig, § 1 Abs. 2 Nr. 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV). Der Vermieter bzw. Wohnungseigentümer muss daher diese Kosten selber zahlen.
Laufende Instandhaltung und Instandhaltungsrücklage im Hausgeld
Wohnungseigentümer zahlen an den Verwalter ein Hausgeld. Ein Bestandteil des Hausgeldes ist regelmäßig die Position „Laufende Instandhaltung“, die von der Wohnungseigentümerversammlung im Rahmen des Wirtschaftsplans für das kommende Wirtschaftsjahr beschlossen wird. Finanziert werden hieraus kleinere Reparaturen am Gemeinschaftseigentum (etwa ein defekter Lichtschalter im Hausflur), aber auch etwaige Gutachten zur Schadensverursachung oder -feststellung.
Weiterer Bestandteil des Hausgeldes ist die ebenso beschlossene Position „Instandhaltungsrücklage“. Diese von den Eigentümern anzusparende Rücklage dient zur Finanzierungerheblicher Instandhaltungskosten wie etwa eine neue Heizungsanlage, ein Fassadenanstrich oder eine Dacheindeckung. Soll aus der Instandhaltungsrücklage eine Maßnahme finanziert werden, ist dafür ein Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft erforderlich. Reicht die Instandhaltungsrücklage für eine dringend erforderliche Maßnahme nicht aus, kann die Eigentümergemeinschaft eine Sonderumlage beschließen.
Laufende Instandhaltung und Instandhaltungsrücklage sind Sache des Vermieters
Alles, was mit der Instandhaltung und Instandsetzung des Mietobjekts zusammenhängt, hat grundsätzlich der Vermieter zu tragen. § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrvK bestimmt hierzu: Keine (umlagefähigen) Betriebskosten sind
„die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).“
Da die Positionen „Laufende Instandhaltung“ und „Instandhaltungsrücklage“ aber gerade zu den Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören, kann der Vermieter diese nicht auf die Mieter umlegen. Auch eine Vereinbarung, wonach der Mieter trotzdem diese Kosten zu tragen hat, ist nicht (LG Wiesbaden ZMR 1999, 409). Dasselbe gilt für die Verteilung einer Sonderumlage auf die Mieter.
Der Vermieter als Wohnungseigentümer muss daher – neben anderem – die Positionen „Laufende Instandhaltung“ und „Instandhaltungsrücklage“ aus der von seinem Verwalter erhaltenen Jahresabrechnung herausnehmen, da er diese nicht auf seine Mieter umlegen darf.
Eine Übernahme der Jahresabrechnung ist also nicht ohne weiteres möglich. Zudem müsste in dem Fall, in dem die Jahresabrechnung des Verwalters als Betriebskostenabrechnung für den Mieter dienen soll, mietvertraglich mit dem Mieter der Umlageschlüssel „Miteigentumsanteile (MEA“) vereinbart worden sein.
