Wenn der Vermieter nicht abrechnet: Mahnung / Erinnerung für Betriebskostenabrechnung (mit Muster)

Sind Mieter zu Betriebskostenvorauszahlungen verpflichtet, kann es passieren, dass sie auf die Betriebskostenabrechnung endlos warten – sofern der Vermieter überhaupt eine erstellt. Die Gründe, warum einige Vermieter die Erstellung der Betriebskostenabrechnung scheuen, sind unterschiedlich. Dem einen fehlt die Zeit, der andere hat schlichtweg keine Lust und der dritte betrachtet ein Guthaben der Mieter als kostenlosen Kredit. Demgegenüber erwartet mancher Mieter eine dringend benötigte Guthabenerstattung oder möchte, dass alles korrekt ist. Wie Mieter an den Vermieter zwecks Mahnung / Erinnerung wegen der Erteilung der Betriebskostenabrechnung herantreten sollten, erfahren Sie hier.

1. Der Vermieter hat für die Betriebskostenabrechnung mindestens 12 Monate Zeit

Bei mietvertraglich vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen hat der Vermieter darüber jährlich abzurechnen, § 556 Abs. 3 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Dabei ist die Betriebskostenabrechnung dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach den Ende des Abrechnungszeitraums „mitzuteilen“, § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB. Gemeint ist damit, dass dem Mieter die Betriebskostenabrechnung innerhalb der 12-monatigen Abrechnungsfrist zugehen muss, also in dessen Empfangsbereich gelangt (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 21.01.2009, Az.: VIII ZR 107/08). Hält der Vermieter diese Frist nicht ein und hat er die Fristversäumnis verschuldet, kann er aus der Betriebskostenabrechnung keine Nachforderung mehr gegenüber dem Mieter durchsetzen. 

Lediglich dann, wenn der Vermieter die 12-Monats-Fristaus von ihm nicht zu vertretenden Gründen überschreiten muss (etwa wegen einer von der Kommune rückwirkend geforderten Erhöhung der Grundsteuer), darf er auch noch nach Ablauf der 12-monatigen Ausschlussfrist abrechnen und eine Nachzahlung verlangen, § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB. Das muss aber nach dem Wegfall des Abrechnungshindernisses innerhalb von drei Monaten geschehen (BGH, Urteil vom 05.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05).

Sind für den Vermieter die Fristen abgelaufen, bleibt er gegenüber dem Mieter trotzdem zur Abrechnungserteilung verpflichtet. Denn die Fristen gelten nur für die Nachforderungsansprüche des Vermieters. Dagegen behält der Mieter aber auch nach abgelaufener Ausschlussfrist den Anspruch auf Erstattung eines Guthabens (BGH, Urteil vom 11.05.2006, Az.: 1 ZB 94/05).

2. Mit fehlender oder später Betriebskostenabrechnung schadet der Vermieter sich nur selber

Erstellt der Vermieter keine, eine verfristete oder eine zwar fristgerechte, aber sehr späte Betriebskostenabrechnung, schadet er sich letztlich nur selber. Denn in den Fällen einer nicht erstellten oder erst nach Ablauf der 12-monatigen Ausschlussfrist erteilten Abrechnung

• braucht der Mieter keine Nachzahlung zu erbringen, während umgekehrt sein Erstattungsanspruch auf ein Guthaben bestehen bleibt

• kann den Vermieter auf Erteilung der Betriebskostenabrechnung verklagt werden und muss – gegebenenfalls nach Androhung von Zwangsmitteln – die Abrechnung selber erstellen bzw. durch einen von ihm beauftragten Dritten erstellen lassen

• darf der Mieter bei einem noch bestehenden Mietverhältnis und verstrichener Abrechnungsfrist seine laufenden Betriebskostenvorauszahlungen solange zurückbehalten, bis der Vermieter über den vorangegangenen Abrechnungszeitraum abgerechnet hat (BGH, Urteil vom 29.03.2006, Az.: VIII ZR 191/05). Rechnet der Vermieter ab, muss der Mieter die einbehaltenen Beträge allerdings nachzahlen

Bei einem bereits beendeten Mietverhältnis und fehlender Abrechnung hat der Mieter die Möglichkeit, alle Betriebskostenvorauszahlungen für das abzurechnende Jahr zurückfordern, sofern er nicht bereits zuvor von seinem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen konnte (BGH, Urteile vom 09.03.2005, Az.: VIII ZR 57/04 und vom 26.09.2012, Az.: VIII ZR 315/11).

Rechnet der Vermieter dagegen zwar fristgerecht, aber erst kurz vor Ablauf der Ausrechnungsfrist ab und entstehen Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung, ist der Vermieter dafür mit seinem Geld in Vorleistung getreten. Dieses Geld hätte er aber – bei früherer Abrechnungserteilung – eher von seinen Mietern erhalten und anderweitig verwenden können. 

3. Mahnung / Erinnerung für Betriebskostenabrechnung: Mieter muss Verjährung beachten

Möchte der Mieter seinen Anspruch auf Erteilung der Betriebskostenabrechnung geltend machen, muss er die dreijährige Verjährungsfrist nach § 195, 199 Abs. 1 BGB beachten. 

Für die Abrechnungserteilung beginnt diese Frist am Ende des Kalenderjahres, in dem der Mieter Anspruch auf Abrechnungserteilung hat, also nach der 12-monatigen Abrechnungsfrist für den Vermieter. Endet also der Abrechnungszeitraum etwa am 30.04.2018, hat der Vermieter bis zum 30.04.2019 Zeit, um dem Mieter die Abrechnung zuzustellen. Damit beginnt die dreijährige Verjährungsfrist am 31.12.2019 und endet am 01.01.2023. Der Mieter muss also bis zum 31.12..2022 auf Erteilung der Abrechnung klagen, damit sein Anspruch nicht verjährt. Eine Mahnung / Erinnerung an den Vermieter würde dazu nicht ausreichen, da für die Hemmung der Verjährung hier eine Klage erforderlich ist, § 204 Abs. 1 Nr. 1 BGB.

Dagegen entsteht der Anspruch auf Auszahlung eines Guthabens aus der Betriebskostenabrechnung erst, wenn dem Mieter die Abrechnung ausgehändigt wurde. Daher beginnt hier die Verjährung erst am Ende des Jahres, in dem der Mieter die Abrechnung erhalten hat. Endet also – wie oben – der Abrechnungszeitraum am 30.04.2018, hat der Vermieter bis zum 30.04.2019 Zeit, um dem Mieter die Abrechnung zuzustellen. Geschieht das nicht , klagt der Mieter bis zum 31.12..2022 auf Abrechnungserteilung und legt der Vermieter im laufenden Gerichtsverfahren etwa am 31.03.2021 die Betriebskostenabrechnung vor, beginnt die Verjährungsfrist für die Geltendmachung des Abrechnungsguthabens am 31.12.2021 und ist am 01.01.2025 abgelaufen. Zahlt der Vermieter das Guthaben nicht aus oder rechnet es nicht an, muss der Mieter bis zum 31.12.2024 Zahlungsklage oder Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides stellen, damit sein Anspruch nicht verjährt, § 204 Abs. 1 Nr. 1 und 3 BGB.

4. Muster-Schreiben an den Vermieter: Mahnung / Erinnerung für Betriebskostenabrechnung 

Möchten Sie an Ihren Vermieter eine Mahnung / Erinnerung zur Erteilung der Betriebskostenabrechnung schreiben, können Sie das wie folgt formulieren (Kursiven Text bitte auf Ihren Fall anpassen, fehlende Angaben bitte ergänzen):