Darum sollten Vermieter unbedingt über die Betriebskosten abrechnen

Mancher Vermieter hat wenig Lust, über die Betriebskosten abzurechnen. Daher drückt er sich jahrelang vor der Erteilung der Betriebskostenabrechnungen und hofft, dass seine Mieter die Angelegenheit auf sich beruhen lassen. Ein solches Verhalten kann jedoch teure Folgen für den Vermieter haben. Denn die Mieter können notfalls die Betriebskostenabrechnung einklagen – und darüber hinaus bleibt der Vermieter auch noch auf seinen Nachforderungen sitzen. Welche Konsequenzen die unterbliebenen Abrechnungen für den Vermieter zudem haben können und warum er im eigenen Interesse unbedingt rechtzeitig abrechnen sollte, erfahren Sie in diesem Artikel.

Weshalb es dem Vermieter nichts nützt, wenn er sich vor der Abrechnung drückt

Sind im Mietvertrag Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, muss der Vermieter darüber jährlich abrechnen, und zwar innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums § 556 Abs. 3 Satz 1, 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Versäumt der Vermieter diese Frist aus von ihm zu vertretenden Gründen, etwa weil er sich vor der Abrechnung drücken will, bestraft er sich quasi selber. Denn eine Fristversäumnis hat für den Vermieter diese unangenehmen Folgen:

Der Mieter

Nur dann, wenn der Vermieter aus von ihm nicht zu vertretenden Gründen – also unverschuldet – an der fristgemäßen Erteilung der Betriebskostenabrechnung gehindert war, etwa weil ihm Abrechnungsunterlagen wie der Grundsteuerbescheid oder Rechnungen der Versorgungsunternehmen noch nicht vorliegen, darf er die Abrechnung auch später erstellen, § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB. In diesem Fall muss der Vermieter allerdings die Abrechnung spätestens innerhalb von drei Monaten nach dem Wegfall dieser Gründe erteilen (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 26.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05).

Keine Nachzahlung bei versäumter Abrechnungsfrist

Hat der Vermieter schuldhaft die 12-Monatsfrist zur Erteilung der Betriebskostenabrechnung versäumt, ist er mit seiner Nachforderung ausgeschlossen, kann diese also nicht mehr geltend machen, § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB. Daher wird die Abrechnungsfrist auch als Ausschlussfrist bezeichnet.

Klage auf Abrechnungserteilung: Vermieter muss selber ran

Hat der Mieter den Vermieter erfolgreich auf Abrechnungserteilung verklagt, muss der Vermieter selber ran und persönlich die Abrechnung erstellen. Hintergrund sind die besonderen Kenntnisse des Vermieters über die Gegebenheiten, so dass nur er zur Erteilung der Abrechnung in der Lage ist. Die Abrechnungserteilung ist daher eine sogenannte unvertretbare Handlung im Sinne des § 888 Zivilprozessordnung (ZPO). Der Mieter darf also nicht eine Drittfirma mit der Abrechnungserstellung beauftragen, sondern muss – notfalls mit Zwangsmitteln – gegen den Vermieter vorgehen.

Weist die eingeklagte Abrechnung ein Guthaben für den Mieter aus, behält dieser den Auszahlungsanspruch selbst dann, wenn der Vermieter die für ihn geltende Abrechnungsfrist versäumt hat (BGH, Urteil vom 11.05.2006, Az.: 1 ZB 94/05).

Laufendes Mietverhältnis: Zurückbehaltungsrecht des Mieters

Besonders bitter wird es für den Vermieter, wenn der Mieter wegen der fehlenden Betriebskostenabrechnungen die laufenden Vorauszahlungen einbehält. Dieses Zurückbehaltungsrecht nach § 273 Abs. 1BGB steht dem Mieter bei einem bestehenden Mietverhältnis zu, damit er geschützt ist, wenn der Vermieter nicht ordnungsgemäß abrechnet (BGH, Urteil vom  29.03.2006, Az.: VIII ZR 191/05). Übt der Mieter dieses Recht aus, wird dem Vermieter das Geld aus den Betriebskostenvorauszahlungen regelmäßig fehlen. Dadurch (und durch die Möglichkeit zur Klage auf Abrechnungserteilung) hat der Mieter ein erhebliches Druckmittel, um den Vermieter zur Erstellung der Betriebskostenabrechnungen zu bewegen.

Hat der Vermieter ordnungsgemäß abgerechnet, fällt das Zurückbehaltungsrecht des Mieters weg. Der Mieter muss also nun die einbehaltenen laufenden Betriebskostenvorauszahlungen an den Vermieter zahlen. Weist die Betriebskostenabrechnung ein Guthaben für den Mieter aus, darf er dieses von den einbehaltenen Vorauszahlungen abziehen und braucht dem Vermieter nur den Restbetrag zu zahlen. Sehr ärgerlich wird es für den Vermieter, wenn dieser für mehrere Jahre die Abrechnungen erstellt hat und neben einem Guthaben für den Mieter Nachforderungen vorhanden sind, die das Guthaben des Mieters übersteigen. Da die Nachforderungen wegen der regelmäßig versäumten Ausschlussfrist nicht mehr geltend gemacht werden können, muss der Vermieter diese aus eigener Tasche begleichen und dem Mieter trotzdem sein Guthaben zukommen lassen.

Beendetes Mietverhältnis: Rückforderungsrecht des Mieters

Ist das Mietverhältnis bereits beendet, kann der Mieter kein Zurückbehaltungsrecht an den Betriebskostenvorauszahlungen ausüben. Daher darf er vom Vermieter sämtliche Vorauszahlungen für das abzurechnende Jahr zurückfordern, wenn der Vermieter dafür keine Abrechnung erstellt. Der Mieter braucht dazu nicht erst auf Abrechnungserteilung zu klagen (BGH, Urteil vom 09.03.2005, Az.: VIII ZR 57/04).

Das Rückforderungsrecht gilt aber nur, wenn der Mieter zuvor – also während es laufenden Mietverhältnisses – keine Betriebskostenvorauszahlungen zurückbehalten konnte (BGH, Urteil vom 26.09.2012, Az.: VIII ZR 315/11). Damit beschränkt sich das Rückforderungsrecht nach Beendigung des Mietverhältnisses auf die Vorauszahlungen für den laufenden und den im Vorjahr liegenden Abrechnungszeitraum, sofern der Vermieter

In allen anderen Fällen besteht kein Rückforderungsrecht des Mieters, da er sein Zurückbehaltungsrecht hätte ausüben können.

Abrechnungsanspruch des Mieters: Nach drei Jahren ist Schluss

Möchte der Mieter seinen Anspruch auf Abrechnungserteilung geltend machen, sollte er das relativ zügig angehen. Denn sein Anspruch verjährt in drei Jahren nach Ablauf der Abrechnungsfrist, § 195 BGB.

Bei der Frage, wann genau die Verjährung beginnt  und worauf genau zu achten ist, bestehen jedoch einige Besonderheiten.  Diese können Sie im Wesentlichen hier nachlesen:  Betriebskostenabrechnung Verjaehrungsfristen