Stellt der Mieter dann fest, dass die Betriebskostenabrechnung offensichtlich falsch ist, sollte er reagieren. Dabei kommt es auch darauf an, ob es sich um formelle oder materielle (inhaltliche) Fehler in der Abrechnung handelt.
Was der Mieter jetzt unternehmen sollte, ergibt sich Schritt für Schritt aus diesem Leitfaden. Wenn Ihre Betriebskostenabrechnung ist falsch ist, arbeiten Sie Schritt für Schritt diesen Artikel durch oder lassen Sie Ihren Betriebskostenabrechnung hier prüfen.
Schritt 1: Eingrenzung der Fehler in der Betriebskostenabrechnung
Zunächst sollte der Mieter herausfinden, welche Fehler in der Betriebskostenabrechnung vorliegen. Zu unterscheiden ist zwischen formellen und materiellen Fehlern.
Wenn formelle Fehler vorliegen
Formelle Fehler in der Betriebskostenabrechnung sind Folgende:
- Falscher Adressat der Betriebskostenabrechnung (bei Eheleuten genügt es aber, wenn die Abrechnung an einen adressiert ist), falsches Abrechnungsobjekt sowie falscher Abrechnungszeitraum
- Keine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten
- Fehlende Darstellung und Erläuterung der verwendeten Umlageschlüssel
- Nicht vorhandene Berechnung des Mieteranteils (auch gesondert für bei den einzelnen Kostenpositionen)
- Ungeordnete Darstellung dergestalt, dass ein durchschnittlich gebildeter, juristisch und betriebswirtschaftlich ungeschulter Mieter die Abrechnung aufgrund deren ungeordneten Darstellung gedanklich und rechnerisch nicht nachvollziehen kann
Liegen solche Fehler vor, ist eine sich aus der Betriebskostenabrechnung ergebende Nachforderung ebenso wenig fällig wie die Erhöhung der monatlichen Betriebskostenvorauszahlung. Der Mieter braucht beides erst zu zahlen, wenn der Vermieter eine formell (und materiell) ordnungsgemäße Abrechnung vorgelegt hat.
Was der Mieter bei formellen Fehlern jetzt unternehmen sollte
Der Mieter sollte den Vermieter zeitnah von den formellen Fehlern in der Betriebskostenabrechnung und der mangelnden Fälligkeit der vermieterseitigen Forderungen informieren (vgl. auch § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB, wonach der Mieter Einwände gegen die Abrechnung erheben kann). Daneben ist eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zu verlangen, die der Vermieter neu erstellen muss. Statt des Zurückbehaltens der Nachforderung und der Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung kann der Mieter auch unter Vorbehalt zahlen. Siehe dazu Schritt 4.
Wenn materielle Fehler vorliegen
Es können allerdings auch materielle Fehler oder solche Auffälligkeiten vorliegen, die auf inhaltliche Fehler in der Betriebskostenabrechnung hindeuten. Zu den materiellen Fehlern in der Betriebskostenabrechnung gehören etwa eine falsche Wohnungsgröße, ein unzutreffender Umlageschlüssel oder nicht nachvollziehbare Rechenfehler. Ungereimtheiten, die auf inhaltliche Fehler schließen lassen, sind beispielsweise erhebliche Kostensteigerungen gegenüber dem Vorjahr bei einzelnen Kostenpositionen.
Was der Mieter bei materiellen Fehlern unternehmen sollte, ist komplexer als bei formellen Fehlern. Daher weiter mit den nächsten Schritten.
Schritt 2: Belegprüfung vornehmen
Daher sollte der Mieter bei offensichtlichen materiellen Fehlern beim Vermieter Einsicht in die Original-Rechnungen und Belege nehmen. Eine fachkundige Begleitperson darf der Mieter mitnehmen. Kopien gegen Kostenerstattung anfordern kann der Mieter beim preisfreien Wohnraum nur ausnahmsweise (etwa aufgrund der weiten Entfernung zum Vermieter, der keine Belegprüfung am Wohnort des Mieters ermöglicht), grundsätzlich muss der Mieter die belege beim Vermieter oder einer von ihm beauftragten Person einsehen (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 08.03.06, Az.: VIII ZR 78/05).
Da der Vermieter pro Kopie zwischen 25 und 50 Cent Kostenerstattung fordern kann, sollten Mieter nur die tatsächlich benötigten Kopien anfordern. Im Übrigen ist der Vermieter berechtigt, die Zusendung der Kopien von einem Kostenvorschuss abhängig zu machen.
Lassen sich ein Termin zur Belegprüfung oder die Anforderung von Kopien nicht telefonisch regeln, ist der Mieter dazu schriftlich unter Fristsetzung aufzufordern. Bei der Anforderung von Kopien sollten die Gründe dazu vorgetragen werden und eine Kostenerstattung für die Kopien angeboten werden. Um die Aufforderung notfalls nachweisen zu können, sollte diese dem Vermieter
- per Einwurf in dessen Hausbriefkasten durch einen Boten oder
- bei weiterer Entfernung per Einschreiben/Rückschein oder
- bei weiterer Entfernung per Fax (sofern der Ausdruck eines Faxprotokolls möglich ist) und einfacher Briefpost
zugesandt werden.
Wenn die Belegprüfung verweigert wird
Verweigert der Vermieter die Belegprüfung komplett oder teilweise, hat der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 Abs. 1 BGB an der etwaigen Nachforderung und den künftigen Betriebskostenvorauszahlungen. Das gilt ebenso, wenn der Vermieter auf eine berechtigte Anforderung von Kopien diese nicht, nur teilweise oder von unverhältnismäßig hohen Kosten abhängig macht.
Schritt 3: Vorgehen bei materiellen Fehlern
Zum einen kann er – wie bei formellen Fehlern auch – die erhöhte Betriebskostenvorauszahlung verweigern (BGH, Urteile vom 15.02.2012, Az.: VIII ZR 245/11 und VIII ZR 246/11). Anders als bei formellen Fehlern braucht der Vermieter hier keine neue Abrechnung zu erstellen, sondern kann die inhaltlichen Fehler korrigieren. Da der BGH mit den beiden vorgenannten Entscheidungen seine zuvor gegenteilige Rechtsprechung aufgegeben hat, müsste der Mieter auch eine etwaige Nachforderung aus der Abrechnung bis zum Erhalt einer inhaltlich korrekten Abrechnung zurückbehalten dürfen
Zum anderen darf der Mieter die inhaltlich fehlerhafte Betriebskostenabrechnung selbst korrigieren und bei einem sich daraus ergebenden Guthaben
- die Betriebskostenvorauszahlung kürzen und
- das Guthaben mit der nächsten Mietzahlung verrechnen bzw. mit der Miete aufrechnen (BGH, Urteil vom 06.02.2013, Az.: VIII ZR 184/12)
In beiden Fällen sollten dem Vermieter die inhaltlichen Fehler in der Betriebskostenabrechnung zeitnah mitgeteilt werden (vgl. auch § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB, wonach der Mieter Einwände gegen die Abrechnung erheben kann). Zusätzlich ist – je nachdem, wofür der Mieter sich entschieden hat –
- eine inhaltlich korrekte Abrechnung anzufordern oder
- unter Beifügung der korrigierten Abrechnung die Kürzung der Vorauszahlung sowie die Verrechnung mit der Miete anzukündigen.
Anstelle dieser beiden Vorgehensweisen kann der Mieter von seiner dritten Möglichkeit Gebrauch machen und unter Vorbehalt zahlen. Siehe dazu Schritt 4.
Schritt 4: Unter Vorbehalt zahlen
Irrt sich der Mieter über formelle oder materielle Fehler in der Betriebskostenabrechnung, ist das riskant. Denn dem Mieter kann
- fristlos gekündigt werden, falls er von seinem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch macht und die einbehaltenen Beträge einen Rückstand von insgesamt zwei Monatsmieten aufweisen
- ordentlich gekündigt werden, falls er von seinem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch macht und die einbehaltenen Beträge einen Rückstand von einer Monatsmiete betragen
Dies gilt ebenso, wenn der Mieter die Betriebskostenvorauszahlung unberechtigt kürzt bzw. ein tatsächlich ihm nicht zustehendes Guthaben aus der Abrechnung mit der Miete verrechnet.
Zugleich sind dem Vermieter die Einwände gegen die Betriebskostenabrechnung mitzuteilen, vgl. § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB. Wie dann später mit dem Zahlungen des Mieters zu verfahren ist, ergibt sich nach Aufklärung der Fehler in der Betriebskostenabrechnung.
