Betriebskostenvorauszahlung zurückfordern – Welche Rechte haben Mieter?

In der Regel zahlen Mieter Monat für Monat die im Mietvertrag vereinbarte Betriebskostenvorauszahlung. Daher ist es mehr als verständlich, wenn sie wissen möchten, was mit ihrem Geld geschieht. Der Vermieter muss daher über die Vorauszahlungen einmal jährlich abrechnen, was grundsätzlich innerhalb von 12 Monaten zu erfolgen hat, § 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

Doch mancher Vermieter rührt sich einfach nicht oder zahlt selbst nach erstellter Betriebskostenabrechnung das Mieterguthaben nicht aus. Dagegen können sich Mieter aber erfolgreich zur Wehr setzen.

Wir zeigen in diesem Artikel wann und unter welchen Umständen Mieter die bereits gezahlten Betriebskostenvorauszahlungen zurückfordern können.

Bestehendes Mietverhältnis und Betriebskostenabrechnung erstellt – Vermieter zahlt nicht

Hat der Vermieter eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung über die jeden Monat zu zahlende Betriebskostenvorauszahlung erstellt und weist diese ein Guthaben für den Mieter aus, ist das Guthaben nach Zugang der Abrechnung an den Mieter fällig (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 11.11.2004, Az.: IX ZR 237/03). Wie und wann das Guthaben auszuzahlen ist, kann im Mietvertrag vereinbart sein. Ist dort nichts dazu enthalten, kommt der Vermieter bei Nichtzahlung nach spätestens 30 Tagen in Verzug. Zahlt der Vermieter das Guthaben dann immer noch nicht aus, sollte der Mieter den Vermieter schriftlich unter Fristsetzung zur Zahlung auffordern. Passiert anschließend immer nicht nichts, kann der Mieter grundsätzlich mit der Miete aufrechnen (BGH, Urteil vom 06.02.2013, Az.: VIII ZR 184/12) oder einen Mahnbescheid beantragen bzw. eine Zahlungsklage erheben.

Bestehendes Mietverhältnis und Betriebskostenabrechnung verfristet

Der Vermieter muss innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums dem Mieter die Betriebskostenabrechnung übermitteln, § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB. Entscheidend ist, dass die Abrechnung dem Mieter in dieser Frist zugeht. Hält der Vermieter aufgrund seines Verschuldens diese Frist nicht ein, kann er seine Nachforderung gegen den Mieter nicht mehr durchsetzen, § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB.

Umgekehrt bleibt aber der Auszahlungsanspruch der Mieters auf sein Guthaben bestehen, wenn die Betriebskostenabrechnung verfristet ist. Erstellt der Vermieter wegen der abgelaufenen 12-monatigen Abrechnungsfrist erst gar keine Abrechnung mehr, muss der Mieter ihn darauf verklagen bzw. auf Auskunftserteilung über sein Guthaben mit nachfolgender Zahlungsklage.

Hatte der Mieter bereits auf die Nachforderung aus einer verfristete Betriebskostenabrechnung gezahlt, weil ihm die abgelaufene Ausschlussfrist unbekannt war, kann er vom Vermieter sein Geld zurückfordern (BGH, Urteil vom 18.01.2006, Az.: VIII ZR 94/05).

Bestehendes Mietverhältnis und Betriebskostenabrechnung falsch

Liegt eine Betriebskostenabrechnung vor, die formelle und / oder materielle (inhaltliche) Fehler aufweist, darf der Mieter bis zum Erhalt einer formell und materiell ordnungsgemäßen Abrechnung die weitere monatliche Betriebskostenvorauszahlung zurückbehalten (BGH, Urteile vom 15.02.2012, Az.: VIII ZR 245/11 und VIII ZR 246/11). Während bei formellen Fehlern grundsätzlich eine neue Abrechnung zu erstellen ist, kann der Vermieter eine materiell fehlerhafte Abrechnung korrigieren. Versäumt der Vermieter es aus von ihm zu vertretenden Gründen, dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums eine neue bzw. korrigierte Abrechnung zu übermitteln, kann er keine Nachforderung mehr geltend machen, § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB.

Hat ein Mieter konkrete Einwände gegen materielle bzw. inhaltliche Fehler in der Betriebskostenabrechnung erhoben und seinen Guthabensbetrag aus der Abrechnung korrekt ermittelt, darf er grundsätzlich das Guthaben mit der Miete verrechnen. Zugleich kann er die Betriebskostenvorauszahlung nach § 560 Abs. 4 BGB anpassen bzw. senken (BGH, Urteil vom 06.02.2013, Az.: VIII ZR 184/12). Der Mieter braucht sich hier also nicht auf sein Zurückbehaltungsrecht verweisen zu lassen.

Ein Mieter kann innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung gegen diese Einwendungen erheben, § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB. Hat der Mieter bereits auf eine Nachforderung in der Abrechnung gezahlt und stellt anschließend in dieser innerhalb der 12-Monats-Frist Fehler fest, darf er trotzdem noch Einwände erheben. Seine vorherige Zahlung auf die Abrechnung ist kein Schuldanerkenntnis (BGH, Urteil vom 12.11.2011, Az.: VIII ZR 296/09). Ergibt sich also aufgrund der Einwände des Mieters in der Abrechnung ein Guthaben oder eine niedrigerer Nachzahlungsbetrag, kann der Mieter seine geleistete Nachzahlung bzw. Überzahlung zurückfordern und sich ein etwaiges Guthaben aus der Abrechnung erstatten lassen.

Hat der Mieter jedoch die 12-Monats-Frist zur Erhebung seiner Einwände aus von ihm zu vertretenden Gründen versäumt, ist er mit seinen Einwänden ausgeschlossen und kann nichts mehr zurückfordern, sofern es sich um materielle Fehler in der Betriebskostenabrechnung handelt. Das gilt auch, wenn der Vermieter denselben Abrechnungsfehler bereits in den Vorjahren gemacht hat und der Mieter diesen Fehler jedes Mal erfolgreich beanstandet hat (BGH, Urteil vom 12.05.2010, Az.: VIII ZR 185/09). Ist die Abrechnung dagegen formell fehlerhaft, beginnt die 12-Monatsfrist nicht zu laufen (BGH, Urteil vom 25.01.2011, Az.: VIII ZR 27/10). Hier kann der Mieter also immer noch Einwände erheben.

Beendetes Mietverhältnis und Betriebskostenabrechnung verfristet oder falsch

Ist das Mietverhältnis beendet und der Mieter ausgezogen, kann er bei einer verfristeten oder fehlerhaften Betriebskostenabrechnung von seinem Zurückbehaltungsrecht keinen Gebrauch mehr machen. Daher darf der Mieter nach der Beendigung des Mietverhältnisses die geleistete Betriebskostenvorauszahlung komplett zurückfordern (BGH, Urteil vom 29.03.2006, Az.: ZR 191/05). Dies gilt aber nur, wenn der Mieter die laufenden Vorauszahlungen zuvor nicht einbehalten konnte (BGH, Urteil vom 26.09.2012, Az: VIII ZR 315/11). Das ist etwa der Fall, wenn der Mieter die Betriebskostenabrechnung für den letzten Abrechnungszeitraum erst bei seinem Auszug erhält und er deswegen die Vorauszahlungen für den laufenden Abrechnungszeitraum nicht einstellen konnte.