Nachzahlung in der Betriebskostenabrechnung: Vermieter hat 12 Monate Zeit
Entscheidend für die Einhaltung der 12-monatigen Abrechnungsfrist ist, dass dem Mieter die Betriebskostenabrechnung innerhalb der Frist zugeht Erhält der Mieter die Abrechnung auch nur einen Tag später, ist die Abrechnung verfristet und der Vermieter grundsätzlich mit der Geltendmachung einer Nachzahlung ausgeschlossen, § 556 Abs. 3 Satz 3, 1. Halbsatz BGB. Die 12-monatige Frist zur Abrechnung wird daher auch als Ausschlussfrist bezeichnet.
Damit beträgt die Frist für eine Nachzahlung in der Betriebskostenabrechnung regelmäßig 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums.
Übermittlung der Betriebskostenabrechnung kurz vor Fristablauf: Für Vermieter sehr riskant
Hat der Vermieter die Betriebskostenabrechnung erst kurz vor Ablauf der 12-monatigen Abrechnungsfrist erstellt, muss er dafür sorgen, dass die Abrechnung dem Mieter noch vor Fristablauf zugeht. Für den rechtzeitigen Zugang beim Mieter ist der Vermieter beweispflichtig. Dabei drohen dem Vermieter gleich mehrere Fallstricke.
- Nachweis der Zugangs
Der Vermieter sollte in der Lage sein, den Tags des Zugangs der Betriebskostenabrechnung beim Mieter beweisen zu können. Wird das Abrechnungsschreiben etwa wenige Tage vor Fristablauf mit einfacher Briefpost versendet, kann es passieren, dass der Mieter den rechtzeitigen Erhalt des Schreibens bestreitet. Der Vermieter ist dann nicht in der Lage, den rechtzeitigen Zugang nachzuweisen und bleibt auf der Nachzahlung sitzen.
Daher sollte – zumindest beim Zugang kurz vor Fristablauf – die Übermittlung der Abrechnung durch einen Boten erfolgen (etwa Hausmeister). Dabei reicht es für den rechtzeitigen Zugang aus, wenn das Schreiben am letzten Werktag vor Ablauf der Abrechnungsfrist so in den Hausbriefkasten des Mieters eingeworfen wird, dass es zu den üblichen Postleerungszeiten im Briefkasten liegt. Damit gilt das Abrechnungsschreiben als rechtswirksam zugegangen. Kommt es später über die Rechtzeitigkeit des Zugangs zum Streit, kann der Bote den fristgerechten Zugang des Schreibens als Zeuge vor Gericht bekunden.
- Postlaufzeiten
Versendet der Vermieter die Betriebskostenabrechnung etwa per Einwurfeinschreiben und verzögert sich der Zugang des Abrechnungsschreibens (etwa durch Überlastung der Post) so, dass der Brief erst nach Fristablauf dem Mieter zugeht, trägt der Vermieter grundsätzlich das Risiko der verzögerten Postbeförderung (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 21.01.2009, Az.: VIII ZR 107/08). Der Vermieter muss dann die Betriebskosten aus eigener Tasche zahlen.
Dieses Risiko kann der Vermieter ebenfalls dadurch vermeiden, dass er die Betriebskostenabrechnung rechtzeitig durch einen Boten übermitteln lässt.
- Vereinbarungen über spätere Abrechnung
Die 12-monatige Abrechnungsfrist kann durch Abreden zwischen Vermieter und Mieter nicht umgangen werden. Verspricht etwa der Mieter dem Vermieter, die sich aus einer verspäteten Betriebskostenabrechnung ergebende Nachzahlung zu begleichen und hält sich der Mieter nicht an sein Versprechen, kommt der Vermieter aufgrund des Fristablaufs nicht mehr an sein Geld. Das Versprechen des Mieters ist unwirksam (BGH, Urteil vom 09.04.2008, Az.: VIII ZR 84/07).
Auch im Mietvertrag vereinbarte Abweichungen von der 12-monatigen Abrechnungsfrist sind wegen Benachteiligung des Mieters unwirksam, § 556 Abs. 4 BGB.
Der Vermieter sollte daher unbedingt dafür sorgen, dass dem Mieter die Betriebskostenabrechnung fristgemäß zugeht.
Stellt der Vermieter fest, dass er aus von ihm verschuldeten Gründen die Betriebskostenabrechnung nicht mehr fristgerecht erstellen kann, bleibt er trotzdem zur Abrechnungserteilung verpflichtet. Ergibt sich daraus ein Guthaben für den Mieter, muss der Vermieter dieses trotz der Verfristung dem Mieter erstatten. Denn die Ausschlussfrist gilt nur für Nachforderungen des Vermieters, nicht aber für Erstattungsansprüche des Mieters.
Wann der Vermieter eine längere Abrechnungsfrist erhält – und wie viel Zeit er dann zur Abrechnung hat
Typische Sachverhalte, bei denen dem Vermieter die fristgerechte Erstellung der Betriebskostenabrechnung unverschuldet nicht möglich ist, sind etwa
- verspäteter Erhalt von für die Betriebskostenabrechnung benötigter Unterlagen trotz mehrerer Nachfragen des Vermieters, etwa die Abrechnung von Versorgungsunternehmen
- rückwirkende Erhöhung von Betriebskosten, etwa durch eine nachträglich von der Kommune erhöhte Grundsteuer
- Auszug des Mieters ohne Angabe seiner neuen Anschrift, so dass ihm aus diesem Grund die Abrechnung nicht oder erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist zugeht
Umgekehrt fällt es grundsätzlich in den Verantwortungsbereich des Vermieters, wenn etwa seine Computertechnik ausfällt oder Störungen in der von ihm organisierten Abrechnungserstellung auftreten. Bedient sich der Vermieter eines Dritten zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung (etwa Mietverwalter, Ablesefirma), muss er sich ein Verschulden dieser sogenannten Erfüllungsgehilfen als eigenes Verschulden zurechnen lassen, § 278 BGB.
Ebenso hat es der Vermieter zu vertreten, wenn
- in seinem Auftrag ein Dritter die von diesem erstellte Abrechnung dem Mieter ohne Original-Vollmacht übermittelt
- der Mieter die Abrechnung wegen der fehlenden Original-Vollmacht nach § 174 BGB zurückweist und
- die anschließend mit Original-Vollmacht ausgehändigte Abrechnung verfristet ist
Anders als der Mietverwalter ist der WEG-Verwalter kein Erfüllungsgehilfe des Vermieters, da der Verwalter zur Erteilung der jährlichen Hausgeldabrechnung gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft als Verband – und nicht gegenüber dem einzelnen Wohnungseigentümer – verpflichtet ist (Landgericht (LG) Frankfurt am Main, Urteil vom 14.10.2011, Az.: 2-09 S 2/11). Daher hat der Vermieter eine verfristete Betriebskostenabrechnung regelmäßig nicht verschuldet, wenn er sich intensiv und nachhaltig beim WEG-Verwalter um den Erhalt der Hausgeldabrechnung oder Rechnungslegung bzw. Abrechnungsunterlagen bemüht hat und der Verwalter dem nicht nachgekommen ist.
