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Betriebskostenabrechnung zu spät: Brief an Vermieter (Muster)

August 15, 2018
von Betriebskostenabrechnung.com
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Über im Mietvertrag vereinbarte Betriebskostenvorauszahlungen muss der Vermieter grundsätzlich innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende der Abrechnungsperiode abrechnen. Geschieht das nicht und hat der Vermieter die Einhaltung der 12-monatigen Abrechnungsfrist schuldhaft versäumt, kann er eine Nachforderung  aus der Betriebskostenabrechnung nicht mehr gegen den Mieter durchsetzen. Vielmehr hat der Mieter in diesem Fall die Möglichkeit, den Vermieter anzuschreiben und die Nachzahlung abzulehnen. Wie ein solcher Brief an den Vermieter formuliert werden kann, entnehmen Sie dem in diesem Artikel enthaltenen Muster.

Wann die Betriebskostenabrechnung zu spät ist


Der Vermieter hat dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums die Betriebskostenabrechnung zu übermitteln, § 556 Abs. 3 Satz 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Dabei wird die 12-Monats-Frist nur dann eingehalten, wenn dem Mieter die Abrechnung innerhalb dieser Frist zugeht, die Abrechnung also in seinen Empfangsbereich gelangt. Es reicht daher nicht, wenn der Vermieter etwa am letzten Tag der Frist die Abrechnungen bei der Post aufgibt. Hält der Vermieter die 12-Monatsfrist aus von ihm zu vertretenden Gründen nicht ein, ist er mit der Durchsetzung seiner Nachforderung ausgeschlossen und kann diese nicht mehr gegenüber dem Mieter geltend machen,  § 556 Abs. 3 Satz 3, 1. Halbsatz BGB. In diesem Fall ist die Betriebskostenabrechnung zu spät.

Nur wenn es dem Vermieter aus von ihm nicht verschuldeten Gründen unmöglich ist, die Betriebskostenabrechnung innerhalb der 12-monatigen Abrechnungsfrist zu erteilen,  darf er diese Frist überschreiten, § 556 Abs. 3 Satz 3, 2. Halbsatz BGB. Für das Vorliegen solcher Gründe ist der Vermieter darlegungs- und beweispflichtig. Ein typisches Beispiel für eine vom Vermieter nicht zu vertretende Überschreitung der 12-monatigen Abrechnungsfrist liegt etwa vor, wenn die Kommune rückwirkend für die letzten ein oder zwei Jahre die Grundsteuer erhöht.

Liegen dem Vermieter die fehlenden Abrechnungsunterlagen vor, ist damit das Abrechnungshindernis entfallen. Der Vermieter muss dann dafür sorgen, dass dem Mieter  innerhalb von drei Monaten nach dem Wegfall des Hindernisses die Betriebskostenabrechnung zugeht (Bundesgerichtshof, (BGH), Urteil vom 05.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05). Versäumt der Vermieter die Drei-Monats-Frist, ist auch hier die Betriebskostenabrechnung zu spät.

Weitere Informationen zu der Frage, wann die Betriebskostenabrechnung zu spät ist, finden Sie hier: „Welche Frist gilt für eine Nachzahlung in der Betriebskostenabrechnung„.

Betriebskostenabrechnung zu spät: Muster für einen Brief an den Vermieter

Haben Sie die Betriebskostenabrechnung zu spät erhalten, können Sie Ihren Brief an den Vermieter wie folgt formulieren (Kursiven Text bitte auf Ihren Fall anpassen, fehlende Angaben bitte ergänzen):

Herrn Vermieter
Musterstraße 3

12345 Musterstadt

Verspätete Betriebskostenabrechnung

Sehr geehrter Herr Vermieter, 

mit Ihrem Schreiben vom 04.05.2018, hier eingegangen am 05.05.2018,  habe ich von Ihnen die Betriebskostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum vom 01.05.2016 bis 30.04.2017 erhalten. In Ihrer Betriebskostenabrechnungfordern Sie eine Nachzahlung in Höhe von ________ Euro.

Leider muss ich Sie darauf hinweisen, dass Ihre Betriebskostenabrechnung verspätet ist. Gemäß § 556 Abs. 3 BGB haben Sie als Vermieter innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums über die erhaltenen Betriebskostenvorauszahlungen abzurechnen. Entscheidend dabei ist, dass dem Mieter die Abrechnung innerhalb der 12-Monats-Frist zugeht. Nach Ablauf der 12-Monats-Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie als Vermieter haben die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Aufgrund des Abrechnungszeitraums vom 01.05.2016  bis 30.04.2017 hätte die Betriebskostenabrechnunghier spätestens am 30.04.2018 eingehen müssen. Da Ihre Abrechnung jedoch später einging, haben Sie die 12-monatige Abrechnungsfrist überschritten. Die Nachforderung können Sie daher nur noch verlangen, wenn Sie die Verspätung der Betriebskostenabrechnung nicht zu vertreten haben.

Von Ihnen nicht zu vertretende Gründe, warum Ihnen eine fristgemäße Erteilung der Betriebskostenabrechnung unmöglich war, haben Sie weder in der Abrechnung noch in Ihrem Begleitschreiben genannt. Damit dürfte sich Ihre Nachforderung aufgrund der Verspätung erledigt haben.

Mit freundlichen Grüßen

____________________________________

(Unterschrift des Mieters, Ort, Datum)

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Wozu dieses Portal? Ganz einfach, weil der gesamte Bereich der Betriebskosten so wahnsinnig umfangreich ist und es unzählige Fragen zur Betriebskostenabrechnung gibt. Wir wollen hier Wissen für Mieter und Vermieter zusammentragen.

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