Über im Mietvertrag vereinbarte Betriebskostenvorauszahlungen muss der Vermieter grundsätzlich innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende der Abrechnungsperiode abrechnen. Geschieht das nicht und hat der Vermieter die Einhaltung der 12-monatigen Abrechnungsfrist schuldhaft versäumt, kann er eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung nicht mehr gegen den Mieter durchsetzen. Vielmehr hat der Mieter in diesem Fall die Möglichkeit, den Vermieter anzuschreiben und die Nachzahlung abzulehnen. Wie ein solcher Brief an den Vermieter formuliert werden kann, entnehmen Sie dem in diesem Artikel enthaltenen Muster.
Wann die Betriebskostenabrechnung zu spät ist
Der Vermieter hat dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums die Betriebskostenabrechnung zu übermitteln, § 556 Abs. 3 Satz 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Dabei wird die 12-Monats-Frist nur dann eingehalten, wenn dem Mieter die Abrechnung innerhalb dieser Frist zugeht, die Abrechnung also in seinen Empfangsbereich gelangt. Es reicht daher nicht, wenn der Vermieter etwa am letzten Tag der Frist die Abrechnungen bei der Post aufgibt. Hält der Vermieter die 12-Monatsfrist aus von ihm zu vertretenden Gründen nicht ein, ist er mit der Durchsetzung seiner Nachforderung ausgeschlossen und kann diese nicht mehr gegenüber dem Mieter geltend machen, § 556 Abs. 3 Satz 3, 1. Halbsatz BGB. In diesem Fall ist die Betriebskostenabrechnung zu spät.
Nur wenn es dem Vermieter aus von ihm nicht verschuldeten Gründen unmöglich ist, die Betriebskostenabrechnung innerhalb der 12-monatigen Abrechnungsfrist zu erteilen, darf er diese Frist überschreiten, § 556 Abs. 3 Satz 3, 2. Halbsatz BGB. Für das Vorliegen solcher Gründe ist der Vermieter darlegungs- und beweispflichtig. Ein typisches Beispiel für eine vom Vermieter nicht zu vertretende Überschreitung der 12-monatigen Abrechnungsfrist liegt etwa vor, wenn die Kommune rückwirkend für die letzten ein oder zwei Jahre die Grundsteuer erhöht.
Liegen dem Vermieter die fehlenden Abrechnungsunterlagen vor, ist damit das Abrechnungshindernis entfallen. Der Vermieter muss dann dafür sorgen, dass dem Mieter innerhalb von drei Monaten nach dem Wegfall des Hindernisses die Betriebskostenabrechnung zugeht (Bundesgerichtshof, (BGH), Urteil vom 05.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05). Versäumt der Vermieter die Drei-Monats-Frist, ist auch hier die Betriebskostenabrechnung zu spät.
Weitere Informationen zu der Frage, wann die Betriebskostenabrechnung zu spät ist, finden Sie hier: „Welche Frist gilt für eine Nachzahlung in der Betriebskostenabrechnung„.
Betriebskostenabrechnung zu spät: Muster für einen Brief an den Vermieter
Haben Sie die Betriebskostenabrechnung zu spät erhalten, können Sie Ihren Brief an den Vermieter wie folgt formulieren (Kursiven Text bitte auf Ihren Fall anpassen, fehlende Angaben bitte ergänzen):
