Über im Mietvertrag vereinbarte Betriebskostenvorauszahlungen muss der Vermieter jährlich abrechnen, § 556 Abs. 3 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Die Dauer des Abrechnungszeitraums (Abrechnungsperiode) beträgt daher regelmäßig 12 Monate. Dabei muss die Lage des Abrechnungszeitraums nicht dem Kalenderjahr entsprechen, sondern kann auch davon abweichen. In der Betriebskostenabrechnung muss der Abrechnungszeitraum angegeben werden.
Fehlt es an dieser Angabe oder ist der Abrechnungszeitraum länger als 12 Monate, ist die Abrechnung regelmäßig bereits aus formellen Gründen unwirksam, so dass der Mieter widersprechen kann.
Wir erklären hier, wie Mieter und Vermieter mit einen zu langen Abrechnungszeitraum umgehen sollten.
Diese Fristen gelten für Abrechnung und Widerspruch
Im Zusammenhang mit der Betriebskostenabrechnung und dagegen gerichteten Einwänden bzw. einem Widerspruch sind folgende Fristen zu beachten:
- Der Vermieter muss dem Mieter die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach dem Abrechnungszeitraum so übermitteln, dass der Mieter die Abrechnung innerhalb der 12-Monats-Frist erhält (Abrechnungsfrist), § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB
- Der Mieter muss dem Vermieter Einwände bzw. einen Widerspruch gegen die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung so übermitteln, dass der Vermieter den Widerspruch innerhalb der 12-Monats-Frist erhält (Widerspruchsfrist), § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB
- Eine Überschreitung der jeweiligen 12-Monats-Frist ist nur möglich, wenn der Vermieter oder Mieter die Überziehung nicht zu vertreten haben (etwa Krankenhausaufenthalt), § 556 Abs. 3 Satz 3, 6 BGB
Wenn der Abrechnungszeitraum zu lang ist: Diese Rechte hat der Mieter
Stellt der Mieter fest, dass in der Betriebskostenabrechnung der Abrechnungszeitraum nicht angegeben wurde oder länger als 12 Monate ist, kann er der Abrechnung (aus Beweisgründen schriftlich) widersprechen bzw. eine korrigierte Abrechnung anfordern. Dies sollte möglichst kurzzeitig nach Erhalt der Abrechnung erfolgen, um Zahlungsaufforderungen des Vermieters zu vermeiden, auch wenn der Mieter an sich für den Widerspruch 12 Monate Zeit hat. Bis zum Erhalt einer neuen Abrechnung darf der Mieter mögliche Nachzahlungen verweigern. Dies gilt ebenso für etwaige Erhöhungen der Betriebskostenvorauszahlungen.
Versäumt es der Vermieter, innerhalb der 12-monatigen Abrechnungsfrist eine neue Betriebskostenabrechnung zu erstellen, ist er mit seiner Nachforderung ausgeschlossen. Der Mieter kann also die Nachzahlung endgültig verweigern, auch braucht er mögliche Erhöhungen der Betriebskostenvorauszahlungen nicht zu leisten. Umgekehrt behält der Mieter auch nach Ablauf der 12-monatigen Abrechnungsfrist seinen Erstattungsanspruch auf ein mögliches Guthaben aus der Abrechnung.
Wenn der Abrechnungszeitraum zu lang ist: So kann der Vermieter vorgehen
Spätestens nach Erhalt von Einwänden bzw. einem Widerspruch des Mieters sollte der Vermieter eine neue Betriebskostenabrechnung erstellen. Wichtig dabei ist, dass dem Mieter die insoweit korrigierte Abrechnung innerhalb der 12-monatigen Abrechnungsfrist zugeht. Andernfalls kann der Mieter die Nachzahlung sowie mögliche Erhöhungen der Betriebskostenvorauszahlungen verweigern.
Unwirksam: Längerer Abrechnungszeitraum als 12 Monate
Einen längeren Abrechnungszeitraum als 12 Monate können Vermieter und Mieter im Mietvertrag nicht vereinbaren. Die wäre ein Benachteiligung des Mieters, die unwirksam wäre, § 556 Abs. 4 BGB.
Die absolute Ausnahme: Längerer Abrechnungszeitraum, falls dessen Lage geändert wird
Unter bestimmten Voraussetzungen ist der Vermieter berechtigt, die Lage des Abrechnungszeitraums zu ändern (etwa Vereinheitlichung der unterschiedlichen Abrechnungszeiträume, die für verschiedene Mieter oder Heiz- und sonstigen Betriebskosten gelten). Hier besteht das Problem, dass zwischen dem früheren und dem neuen Abrechnungszeitraum keine vollen 12 Monate liegen, sondern ein kürzerer Zeitraum (sogenannter Rumpfzeitraum). Hier darf der Vermieter ausnahmsweise ein Mal und nur mit Einverständnis aller Mieter den Abrechnungszeitraum um den Rumpfzeitraum erweitern, also den12 Monaten des neuen Abrechnungszeitraums den Rumpfzeitraum hinzufügen. Dadurch entsteht ein längerer Abrechnungszeitraum als 12 Monate (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 27.07.2011, Az:. VIII ZR 316/10, über einen Gesamtabrechnungszeitraum von 19 Monaten). Da hier jedoch bestimmte Voraussetzungen zu beachten sind, sollte der Vermieter – um auf der sicheren Seite zu sein – jeweils eine gesonderte Abrechnung über den Rumpfzeitraum und den neuen Abrechnungszeitraum erstellen.
