Der Vermieter muss über die von seinen Mietern erhaltenen Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abrechnen, § 556 Abs. 3 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Damit beträgt die Dauer des Zeitraums, über den die Betriebskostenabrechnung zu erstellen ist, (Abrechnungszeitraum), 12 Monate.
Die Lage dieses Abrechnungszeitraums braucht nicht mit dem Kalenderjahr identisch zu sein. Auch können die Abrechnungszeiträume für die Heizkosten und andere Betriebskosten auseinanderfallen.
In bestimmten Fällen kann es sein, dass die Lage des Abrechnungszeitraums verändert werden soll. Dies ist jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
Aus diesen Gründen darf die Lage des Abrechnungszeitraums geändert werden
Möchte der Vermieter die Lage des Abrechnungszeitraums ändern, ist dies zunächst nicht ohne weiteres möglich. Denn der Vermieter ist – ebenso wie der Mieter – an die Vereinbarungen im Mietvertrag und damit auch an die dort festgeschriebene Lage des Abrechnungszeitraums gebunden.
Trotzdem darf der Vermieter einseitig die Lage des Abrechnungszeitraums für die Betriebskosten ändern, wenn er dafür einen vernünftigen Grund hat (Landgericht (LG) Berlin, Urteil vom 23.04.1991, Az.: 64 S 458/90). Solche Gründe sind etwa:
- Die unterschiedlichen Abrechnungszeiträume für Heiz- und andere Nebenkosten sollen vereinheitlicht werden (LG Berlin, Urteil vom 07.05.2009, Az.: 67 S 475/08)
- In den Mietverträgen ist die Lage des Abrechnungszeitraums unterschiedlich festgelegt und soll nun vereinheitlicht werden
- Die Lage des Abrechnungszeitraums soll an die Abrechnungsperioden der Abrechnungsfirmen angeglichen werden
- Heizöl kann zu einem bestimmten, regelmäßig wiederkehrenden Zeitpunkt besonders günstig eingekauft werden, wobei der Vermieter bei der jetzigen Lage des Abrechnungszeitraums für diese Einkäufe längere Zeit in Vorleistung treten muss oder dafür kein Geld hat
- Der Einbau von Geräten zur Verbrauchserfassung, wobei der Vermieter aber die sich dadurch ändernden Umlagemaßstäbe für die Betriebskosten den Mietern vor Beginn des neuen Abrechnungszeitraums mitteilen muss, § 556a Abs. 2 BGB
Sind nahezu alle Mieter damit einverstanden, dass die Lage des Abrechnungszeitraums geändert wird, ist die Umstellung bereits aus diesem Grunde rechtens (Amtsgericht (AG) Tempelhof-Kreuzberg, Urteil vom 15.09.2008, Az.: 20 C 208/07).
Welche Gründe für eine Änderung des Abrechnungszeitraums nicht ausreichen
Zunächst darf die Dauer die des 12-monatigen Abrechnungszeitraums für die Betriebskosten nicht in zwei Teilabrechnungszeiträume aufgeteilt werden. Dies ist generell unzulässig (LG Berlin, Urteil vom 11.02.2005, AZ.: 65 S 342/04).
Keine vernünftigen Gründe, die eine Änderung der Lage des Abrechnungszeitraums für die Betriebskosten rechtfertigen würden, sind:
- Vermieterwechsel
- Beauftragung einer Hausverwaltung mit der Erstellung der Betriebskostenabrechnung
- Rein willkürliche Motive
So kann mit dem Rumpfzeitraum verfahren werden
Liegt ein sachlicher Grund vor, darf der Vermieter die Lage des Abrechnungszeitraums für die Betriebskosten einseitig ändern.
Damit besteht jedoch folgendes Problem: Zwischen dem früheren und dem neuen Abrechnungszeitraum liegen keine vollen 12 Monate, sondern ein kürzerer Zeitraum (sogenannter Rumpfzeitraum), so dass die Dauer des Abrechnungszeitraums verkürzt wird. Um dieses Problem zu lösen, hat der Vermieter zwei Möglichkeiten:
Er kann
- über den Rumpfzeitraum eine separate Betriebskostenabrechnung erstellen oder
- ausnahmsweise ein Mal und nur dann, wenn alle Mieter einverstanden sind, den Abrechnungszeitraum um den Rumpfzeitraum erweitern, also den12 Monate des neuen Abrechnungszeitraums den Rumpfzeitraum hinzufügen, so dass über einen längeren Zeitraum als 12 Monate abgerechnet wird (BGH, Urteil vom 27.07.2011, Az:. VIII ZR 316/10, über einen Gesamtabrechnungszeitraum von 19 Monaten).
Wie der neue Abrechnungszeitraum eingeführt werden kann
Wie der Vermieter die Lage des neuen Abrechnungszeitraums einführt bzw. umsetzt, hängt davon ab, wie er mit dem Rumpfzeitraum verfahren möchte. Soll über den ersten neuen Abrechnungszeitraum und den Rumpfzeitraum eine gemeinsame Betriebskostenabrechnung erstellt werden, muss der Vermieter im ersten Schritt das Einverständnis aller Mieter hierzu einholen.
Dies sollte aus Beweisgründen schriftlich geschehen. Sind alle Mieter damit einverstanden (was sich der Vermieter ebenfalls schriftlich bestätigen lassen sollte), ist im zweiten Schritt erforderlich, dass der Vermieter die Mieter über Folgendes – aus Beweisgründen wiederum schriftlich – informiert:
- Änderung der Lage des Abrechnungszeitraums
- Grund für die Änderung der Lage des Abrechnungszeitraums
- Datumsmäßige Angabe der Lage des künftigen Abrechnungszeitraums
- Erweiterung des ersten neuen Abrechnungszeitraums um den Rumpfzeitraum
- Hinweis, dass alle Mieter mit der Erweiterung des ersten neuen Abrechnungszeitraums um den Rumpfzeitraum einverstanden sind
Möchte der Vermieter dagegen über den Rumpfzeitraum gesondert abrechnen, ist für eine Einführung des neuen Abrechnungszeitraums lediglich eine (schriftliche) Mitteilung an die Mieter nötig, aus der sich die Änderung der Lage des Abrechnungszeitraums, den Grund dafür und die datumsmäßige Angabe der Lage des künftigen Abrechnungszeitraums ergeben.
