Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein, § 556 Abs. 3 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Erfolgt die Abrechnung später, ist kann der Vermieter etwaige Nachforderungen grundsätzlich nicht mehr geltend machen, § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB. Wird die Betriebskostenabrechnung erst kurz vor Ablauf der Jahresfrist fertig, muss der Vermieter den rechtzeitigen Zugang beim Mieter sicherstellen. Denn dafür ist der Vermieter beweispflichtig. Welche Zustellungsarten dafür empfehlenswert sind, erfahren Sie in diesem Artikel.
Inhalt: Wie Betriebskostenabrechnung zustellen?
- Warum der Vermieter für den rechtzeitigen Zugang der Abrechnung beweispflichtig ist
- Persönliche Übergabe gegen Quittung: Sicher, kostengünstig und meist einfach
- Übermittlung per Boten: Generell zu empfehlen
- Zustellung per Post: Diese drei Möglichkeiten gibt es – und warum keine davon anzuraten ist
- Zustellung per Fax oder Email: Ebenfalls nicht zu empfehlen
- Zustellung per Gerichtsvollzieher: Nicht, wenn es schnell gehen muss
1. Warum der Vermieter für den rechtzeitigen Zugang der Abrechnung beweispflichtig ist
Wenn eine Willenserklärung gegenüber einer anderen Person abgegeben wird und diese abwesend ist, wird die Erklärung erst in dem Zeitpunkt wirksam, in dem diese der anderen Person zugeht, § 130 Abs. 1 Satz 1 BGB. Zugehen bedeutet, dass sich die Person Kenntnis vom Inhalt der Willenserklärung verschaffen kann. Für eine Betriebskostenabrechnung bedeutet dies, dass sie dem Mieter so zugegangen sein muss, dass dieser die Abrechnung in den Händen hält und lesen kann..
Kommt es zu einem Rechtsstreit, etwa weil der Mieter behauptet, die eine Nachforderung ausweisende Betriebskostenabrechnung sei ihm erst nach Ablauf der 12-MonatsFrist zugegangen, ist der Vermieter für den fristgemäßen Zugang der Abrechnung beim Mieter beweispflichtig. Denn der rechtzeitige Zugang beim Mieter ist eine für den Vermieter günstige Tatsache, da er nur in diesem Fall einen Anspruch auf eine Nachzahlung aus der Abrechnung hat.
Mehr auch unter: (Pünktlicher) Zugang der Betriebskostenabrechnung – Wer muss es beweisen?
2. Persönliche Übergabe gegen Quittung: Sicher, kostengünstig und meist einfach
Die sicherste, kostengünstigste und meist einfachste Zustellungsmöglichkeit für den Vermieter besteht darin, den Mietern die Betriebskostenabrechnung persönlich auszuhändigen. Um später den Zugang nachweisen zu können, sollte sich der Vermieter auf einem Doppel bzw. einer Kopie der Abrechnung deren Empfang mit Datum und Unterschrift bestätigen lassen. Dazu kann etwa unter der Abrechnung vorbereitend formuliert werden:
3. Übermittlung per Boten: Generell zu empfehlen
Wohnt der Vermieter von Mietobjekt weiter entfernt oder bestehen ständige Streitigkeiten mit einem Mieter bzw. ist ein Mieter nicht zu erreichen, empfiehlt sich die Zustellung per Boten. Der Bote kann später als Zeuge die Zustellung der Betriebskostenabrechnung bekunden. Dabei gilt die Abrechnung bereits mit dem Einwurf in den Hausbriefkasten des Mieters als zugegangen, weil sie dadurch so in den Machtbereich des Mieters gelangt ist, dass dieser von ihr Kenntnis nehmen kann.
Als Bote kommt etwa der Hausmeister oder der Ehepartner des Vermieters in Betracht, soweit der Ehepartner nicht ebenfalls Vermieter ist. Denn wer vermietet, ist bei einem etwaigen Rechtsstreit über Fragen des Mietverhältnisses Partei und kann daher kein Zeuge sein.
Wird ein Bote mit der Zustellung der Betriebskostenabrechnung beauftragt, sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Der Bote sollte das Schriftstück gesehen und selbst ein kuvertiert haben, so dass er bestätigen kann, dass sich in dem Brief die Abrechnung befindet
- Der Einwurf in den Hausbriefkasten des Mieters sollte zu den gewöhnlichen Postzustellungszeiten erfolgen, also werktags bis spätestens 18:00 Uhr. Andernfalls gilt die Abrechnung erst am nächsten Werktag als zugegangen
- Der Bote sollte ein kurzes Protokoll anfertigen, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit er die Abrechnung in den Hausbriefkasten des Mieters geworfen hat. Im Idealfall notiert sich der Bote auch die Namen der Hausbewohner, deren Briefkästen sich über und unter bzw. neben dem Briefkasten desjenigen Mieters befinden, bei dem die Abrechnung eingeworfen wird
4. Zustellung per Post: Diese drei Möglichkeiten gibt es – und warum keine davon anzuraten ist
Bei der Zustellung auf dem Postweg ist zunächst an einen einfachen Brief zu denken. Bei der einfachen Briefpost kann der Vermieter aber weder beweisen, dass die Betriebskostenabrechnung dem Mieter zugegangen ist, noch wann der Zugang der Abrechnung erfolgt ist. Behauptet der Mieter, er habe keine bzw. keine fristgemäße Abrechnung erhalten, geht der Vermieter mit seiner Nachforderung leer aus.
Wird die Betriebskostenabrechnung per Einschreiben mit Rückschein zugestellt, besteht folgendes Problem: Es kann sein, dass der Mieter nicht zu Hause ist oder die Türe nicht öffnet. Der Postbote hinterlässt dann eine Benachrichtigung, mit der sich der Mieter das Abrechnungsschreiben bei der Post abholen kann. Holt sich der Mieter das Schreiben aber erst nach einigen Tagen ab, kann es sein, dass die für den Vermieter geltende Abrechnungsfrist bereits abgelaufen ist. Denn der Mieter kann sich von dem Inhalt des Abrechnungsschreibens erst in dem Moment Kenntnis verschaffen, in dem er es sich bei der Post abholt. Dann ist es aber für den Vermieter womöglich bereits zu spät.
Schließlich kommt noch das sogenannte Einwurfeinschreiben in Betracht, bei dem der Postbote den Zugang auf einem Auslieferungsbeleg protokolliert. Dieser Beleg kann im Streitfall von der Post angefordert werden. Darüber hinaus kann der Vermieter den Zugang des Einwurfeinschreibens im Internet über die Sendungsverfolgung beobachten und sich die Auslieferung ausdrucken lassen.
Während einige Gerichte den Auslieferungsbeleg bei ordnungsgemäßer Zustellung als widerlegbare Vermutung für den Zugang des Einwurfeinschreibens ansehen (Oberlandesgericht (OLG) Saarbrücken, Urteil vom 20.03.2007, Az.: 4 U 83/06; Amtsgericht (AG) Erfurt, Urteil vom 20.06.2007, Az.: 5 C 1734/06), lehnen andere Gerichte dies ab. Vielmehr könne nach der Lebenserfahrung nicht ausgeschlossen werden, dass der Postbote das Einwurfeinschreiben in den falschen Briefkasten gesteckt habe (Landgericht (LG) Potsdam, Urteil vom 27.07.2000, Az.: 11 S 233/99; AG Kempen, Urteil vom 22.08.2006, Az.: 11 C 432/05). Diese Argumentation kann auf die Sendungsverfolgung übertragen werden. Damit besteht aber auch beim Einwurfeinschreiben keine Rechtssicherheit über den erfolgten Zugang der Betriebskostenabrechnung beim Mieter.
Zudem besteht bei der Zustellung sowohl per Einschreiben mit Rückschein als auch per Einwurfeinschreiben noch folgendes Problem: Der Mieter kann behaupten, er habe zwar das betreffende Einschreiben erhalten, aber darin sei keine (vollständige) Betriebskostenabrechnung gewesen. Dann müsste der Vermieter durch einen Zeugen nachweisen, dass die Abrechnung tatsächlich im Einschreiben enthalten war.
Im Ergebnis ist daher keine der Zustellungsarten der Post zu empfehlen.
5. Zustellung per Fax oder Email: Ebenfalls nicht zu empfehlen
Da der Vermieter bei preisfreiem Wohnraum die Betriebskostenabrechnung nicht zu unterschreiben braucht, kommt auch eine Zustellung an den Mieter mittels Fax oder Email in Betracht. Diese Zustellungsmöglichkeiten sind jedoch nicht zu empfehlen, da die betreffenden Sendeberichte nicht unbedingt als Beweismittel ausreichen.
Mehr unter: Übersendung der Betriebskostenabrechnung per E-Mail zulässig?
6. Zustellung per Gerichtsvollzieher: Nicht, wenn es schnell gehen muss
Der Vollständigkeit halber ist darauf hinzuweisen, dass mit der Zustellung der Betriebskostenabrechnung – wie auch mit der Zustellung von anderen Schreiben (etwa eine Kündigung) – der Gerichtsvollzieher beauftragt werden kann, § 192 ff Zivilprozessordnung (ZPO). Auch wenn das die sicherste Zustellungsmöglichkeit ist: Aufgrund des Umstandes, dass für diese Zustellung mindestens ca. 14 Tage einkalkuliert werden müssen, scheidet diese Zustellungsart dann aus, wenn es schnell gehen muss. Dazu kommen die hohen Kosten für die Zustellung mittels Gerichtsvollzieher.
