Sehr große Kostensteigerung in der Betriebskostenabrechnung: So gehen Mieter vor

Mit Sorge erwarten viele Mieter die alljährliche Betriebskostenabrechnung und fragen sich,  wie hoch denn diesmal die Nachzahlung sein wird. Speziell für Personen mit einem nicht so hohen Einkommen ist die Nachzahlung ein erheblicher Kostenfaktor, der erst einmal bezahlt sein will. Umso größer ist der Schrecken dann, wenn die Betriebskostenabrechnung eine sehr große Kostensteigerung beinhaltet. Gerade in diesem Fall sollten die Mieter der Sache nachgehen und prüfen, ob die große Kostensteigerung rechtens ist. Wie dabei Schritt-für-Schritt vorzugehen ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Schritt 1: Betriebskostenarten finden, die die große Kostensteigerung verursachen 

Als erstes sollte versucht werden, diejenigen Betriebskostenarten zu finden, die für die hohe Kostensteigerung verantwortlich sind. Dazu werden am besten die aktuelle Betriebskostenabrechnung und diejenige des Vorjahres nebeneinander gelegt. Anschließend wird jede Kostenposition in beiden Abrechnungen miteinander verglichen. Verhältnismäßig geringe Verteuerungen der Kostenarten in der aktuellen Betriebskostenabrechnung sind dabei zu erwarten. Sind dagegen erhebliche Sprünge bei einzelnen Kostenpositionen in der aktuellen Betriebskostenabrechnung ersichtlich, ist das für die große Kostensteigerung ursächlich.

Schritt 2: Grund für die große Kostensteigerung der einzelnen Betriebskostenarten herausfinden

Im zweiten Schritt ist herauszufinden, welchen Grund die große Kostensteigerung der einzelnen Kostenpositionen hat und ob dieser plausibel ist. Solche möglichen Gründe sind etwa:

• Deutliche Erhöhung der Heizkosten, da der Winter im Vergleich zu den milden Temperaturen im Vorjahr diesmal äußerst kalt war
• Erstmalige Umlage einer Betriebskostenart, zu die der Vermieter ausweislich des Mietvertrags durch eine Öffnungsklausel berechtigt ist (etwa Einstellung eines Hausmeisters) oder die der Vermieter bisher in der Betriebskostenabrechnung vergessen hat
• Erhebliche Erhöhung der Grundsteuer, was in der dortigen kommunalen Presse bereits zu lesen war
• Merkliche Verteuerung solcher Betriebskostenarten, die nach Personenzahl umgelegt werden, weil zu Beginn des Abrechnungszeitraums mehrere kinderreiche Familien aus dem Mietshaus ausgezogen sind
• Verdoppelung solcher Betriebskostenarten, die nach Personenzahl umgelegt werden, weil die Freundin oder der Freund eingezogen ist

Schritt 3: Grund für die große Kostensteigerung beim Vermieter erfragen

Lassen sich die für die große Kostensteigerung der Betriebskostenabrechnung verantwortlichen Kostenpositionen zwar herausfinden, ist aber dafür kein Grund ersichtlich, sollte beim Vermieter nachgefragt werden. Manchmal kann hier ein kurzes Telefonat hilfreich sein. Alternativ  empfiehlt sich ein kurzes Anschreiben.

Zwar ist der Vermieter zu einer näheren Antwort nicht verpflichtet und kann einfach nur auf die Abrechnung verweisen. In der Praxis sind die meisten Vermieter jedoch bereit, zumindest kurz den Grund für die große Kostensteigerung zu erläutern.

Schritt 4: Sich durch Belegeinsicht Klarheit über die große Kostensteigerung verschaffen

Mieter haben ein Recht auf Belegeinsicht. Das bedeutet, sie können vom Vermieter verlangen, die der jeweiligen Betriebskostenabrechnung zugrundeliegenden Rechnungen und Bescheide einzusehen, die der Vermieter von dritten Firmen und Personen erhalten hat. Davon umfasst sind auch Verträge wie etwa Wartungs- oder Hausmeisterverträge, damit die Mieter prüfen können, dass dort keine nicht umlagefähigen Kosten enthalten sind. Einzusehen sind die Unterlagen regelmäßig am Sitz des Vermieters oder bei einer von ihm beauftragten Person, wie etwa die Hausverwaltung oder der Steuerberater.

Ist der Grund für die große Kostensteigerung bei den einzelnen Betriebskostenarten trotz der Rückfrage beim Vermieter immer noch unklar (oder wollte der Mieter die Belege ohnehin einsehen), ist mit dem Vermieter ein Termin zur Belegeinsicht abzustimmen, was durch ein kurzes Telefonat oder ein kurzes Anschreiben geschehen kann. Meistens ist der Vermieter auch bereit, die große Kostensteigerung bei den einzelnen Betriebskostenarten (nochmals) zu erläutern. Der Mieter ist im Übrigen berechtigt, zum Termin eine sachkundige Person mitzubringen.

Ein Recht des Mieters, sich die Unterlagen in Kopie zusenden zu lassen, besteht nur ausnahmsweise. Voraussetzung dafür ist, dass dem Mieter die Einsichtnahme beim Vermieter nicht zumutbar ist, was sich stets nach dem Einzelfallrichtet (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 19.01.2010, Az.: VIII ZR 83/09). Ein Recht auf Zusendung der Kopien besteht meistens bei weiten Entfernungen zum Sitz des Vermieters oder bestimmten Erkrankungen. Der Vermieter darf dann aber eine Kostenerstattung von 0,25 Euro pro Kopie verlangen.

Schritt 5: Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung oder gar eine Mietminderung?

Hat der Mieter die Belegeinsicht vorgenommen und hält die große Kostensteigerung bei den einzelnen Betriebskostenarten für nicht gerechtfertigt, kann er der Betriebskostenabrechnung „widersprechen“ bzw. Einwendungen gegen die Abrechnung erheben. Diese sollte der Mieter eingehend begründen. Je nach Höhe der Kosten kann der Mieter dazu auch den unter https://www.mieterbund.de/service/betriebskostenspiegel.html

ersichtlichen Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes heranziehen. Allerdings berücksichtigt der Betriebskostenspiegel außer einem Vergleich Ost/West keine regionalen Unterschiede, die teilweise erheblich sein können.

Kann der Mieter keine stichhaltigen Gründe gegen die Kostensteigerung bzw. gegen die Betriebskostenabrechnung vortragen, sollte er von einem „Widerspruch“ absehen.

Alternativ ist zu prüfen, ob neben möglichen Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung für den Mieter ein Recht auf Mietminderung in Betracht kommt. Das ist etwa der Fall, wenn die Heizungsanlage fehlerhaft arbeitet. Fehlerhaft ist aber nicht gleichzusetzen mit unwirtschaftlich. Denn der Mieter kann nur den technischen Standard verlangen, der im Zeitpunkt der Gebäudeerrichtung maßgeblich war (BGH, Urteil vom 05.06.2013, Az.: VIII ZR 287/12). Daher ist eine aus heutiger Sicht unwirtschaftlich arbeitende Heizungsanlage nicht fehlerhaft, sondern entspricht dem vom Vermieter geschuldeten vertragsgemäßen Gebrauch.

Auch zu einer Modernisierungder Heizungsanlage ist der Vermieter nicht verpflichtet, sofern sich aus der Energieeinsparverordnung (EnEV) nichts anderes ergibt.

Schritt 6: „Widerspruch“ rechtzeitig einlegen – Einwendungsfrist beachten

Möchte der Mieter Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung erheben, muss er die Einwendungsfrist beachten. Diese beträgt 12 Monate nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung, § 556 Abs. 3 Satz 5 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Versäumt der Mieter diese Frist aus von ihm zu vertretenden Gründen, kann er seine Einwendungen nicht mehr geltend machen,  § 556 Abs. 3 Satz 6 BGB.

Schritt 7: Zahlung und gerichtliche Klärung – hier bestehen zwei Möglichkeiten

Gibt der Vermieter den Einwendungen des Mieters gegen die große Kostensteigerung in der Betriebskostenabrechnung nicht statt und beharrt auf der Nachzahlung in kompletter Höhe, hat der Mieter zwei Möglichkeiten:

Keine Zahlung und sich verklagen lassen

Der Mieter kann die Zahlung der Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung verweigern. Der Vermieter muss dann gegen den Mieter das Mahnverfahren einleiten bzw. Zahlungsklage einreichen. Kommt es zum Gerichtsprozess, wird im Verfahren geprüft, ob die große Kostensteigerung rechtens ist.

Verweigern sollte der Mieter aber nicht die Zahlung der gesamten Nachforderung, sondern nur den Teil der großen Kostensteigerung, der über den Betrag aus der Abrechnung des Vorjahres hinausgeht. Das hat zwei Vorteile: Zum einen wird das Kostenrisiko für den Fall, dass der Prozess verloren geht, reduziert. Zum anderen wird bei Gericht erst gar nicht der Eindruck der Zahlungsunwilligkeit erweckt.

Zahlung unter Vorbehalt und Feststellungsklage

Der Mieter hat auch die Möglichkeit, die Nachzahlung unter Vorbehalt zu leisten und bei Gericht eine negative Feststellungsklage des Inhalts einzureichen, dass er zur Zahlung der großen Kostensteigerung nicht verpflichtet ist. Auch hier prüft das Gericht die Rechtmäßigkeit der Kostensteigerung. Stellt das Gericht fest, dass diese nicht gerechtfertigt, kann der Mieter den überzahlten Betrag aufgrund seines Vorbehalts vom Vermieter zurückfordern.

Welcher Weg für den Mieter der bessere ist, bleibt ihm überlassen. Klagt er selber, muss er regelmäßig mit den Gerichtskosten in  Vorleistung treten. Bevor der Mieter sich jedoch verklagen lässt oder selber klagt, sollte er sich eingehend vom Mieterverein, dem Mieterbund oder einem Fachanwalt für Mietrecht beratenlassen. Zudem sollte der Mieter in dem Fall, in dem er sich verklagen lässt darauf achten, dass sein Zahlungsrückstand nicht so hoch ist, dass dies den Vermieter zu einer Kündigung berechtigen würde. Im Zweifel ist daher die Zahlung unter Vorbehalt mit nachfolgender Feststellungsklage vorzuziehen.