Damit haben Vermieter und Hausverwalter neben einigen unerfreulichen Telefonaten auch zahlreiche schriftliche Beschwerden auf dem Tisch. So ärgerlich und zeitaufwändig das Ganze aber für alle Betroffenen auch ist: Nicht nur für die Betriebskostenabrechnung, sondern auch für die dagegen gerichteten Einwände (Widerspruch) gelten bestimmte Regeln. Dabei ist gerade beim Widerspruch einiges zu beachten.
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In diesen Fällen kann der Mieter Widerspruch einlegen
Im Wesentlichen ist der Mieter in folgenden Fällen berechtigt, der Betriebskostenabrechnung zu widersprechen, ohne dass diese Aufzählung abschließend ist:
1. Fehlen von allgemeinen Anforderungen
- keine schriftliche, verständliche, nachvollziehbare und prüfbare Abrechnung
- fehlende Angabe der Gesamtkosten einschließlich deren Zusammensetzung
- nicht vorhandene Mittelung des Umlageschlüssels (Kostenverteilungsschlüssel), also Angaben über die Umlage nach Wohnfläche, Personenzahl, Wohneinheiten, Verbrauch oder Miteigentumsanteilen einschließlich des Verteilerschlüssels für die Heizkosten
- fehlende Berechnung des vom Mieter jeweils zu zahlenden Kostenanteils der einzelnen Betriebskosten
- keine Angabe der vom Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen (und zwar der tatsächlichen, nicht der geschuldeten)
2. (Weitere) fehlende formelle Ordnungsmäßigkeit
- falscher Abrechnungszeitraum
- Abrechnungszeitraum ist länger als 12 Monate, soweit nicht ausnahmsweise zulässig
- unzulässige Abrechnungseinheiten
- nicht nachvollziehbare Umrechnungswerte, Teiler oder Vervielfältiger
- bereits im Absatz so fehlerhafte Abrechnung, dass diese nicht als Grundlage für die Feststellung des richtigen Ergebnisses verwendet werden kann, sondern eine erhebliche Neuberechnung erfordert
3. Inhaltliche Fehler
- Aufnahme von nicht umlagefähigen Positionen
- Zugrundelegung falscher Zahlen
- doppelte Berechnung von Kosten
- fehlerhafte Anwendung des Umlageschlüssels
- Angabe einer falschen Wohnfläche
- Miteinbeziehung der Kosten für leerstehende Wohnungen
- Nichtberücksichtigung des Gewerbeanteils bei typengemischter Nutzung
- Grundsatz der Wirtschaftlichkeit wurde nicht beachtet
Welche Fristen und Formen für den Widerspruch gelten
An eine bestimmte Form ist der Widerspruch nicht gebunden. Aus Beweisgründen sollte er aber stets schriftlich eingelegt werden. Auch sollte der Mieter in der Lage sein, den Zugang des Widerspruchs an den Vermieter beweisen zu können, etwa durch ein Einschreiben mit Rückschein.
Welchen Inhalt der Widerspruch haben muss – und wie wichtig die Belegeinsicht ist
Genauso prüfbar, wie die Betriebskostenabrechnung für den Mieter sein muss, hat der Widerspruch für den Vermieter zu sein. Pauschale Angaben, meist einhergehend ohne eine Einsicht in die Kostenbelege des Vermieters, genügen daher nicht (Oberlandesgericht (OLG Düsseldorf), Urteil vom 22.06.2006, Az.: I-10 U 164/05).
ist die Abrechnung also nicht von vornherein wegen
- des Fehlens von allgemeinen Anforderungen oder
- (weiterer) fehlender formellen Ordnungsmäßigkeit
unwirksam, muss der Mieter daher regelmäßig die Kostenbelege des Vermieters einsehen (hierzu am besten telefonisch einen Termin vereinbaren), um den inhaltlichen Fehlern der Betriebskostenabrechnung rechtswirksam widersprechen zu können. Dazu hat der Vermieter dem Mieter Einsicht in die Belege zu gewähren, wobei der Mieter die Belege grundsätzlich beim Vermieter einsehen muss und keine Zusendung von Kopien verlangen kann (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 08.03.06, Az.: VIII ZR 78/05). Umgekehrt hat dafür der Mieter aber genügend Zeit, die Belege zu prüfen (2,5 Stunden, so Amtsgericht (AG) München, Urteil vom 07.07.2006, Az.: 453 C 26483/05), und darf diese sogar fotografieren (AG München, Urteil vom 21.09.2009, Az.: 412 C 34593/08).
Eine Zusendung der Belege kann der Mieter lediglich in Ausnahmefällen fordern, etwa wenn zum Wohnort zum Vermieter sehr weit ist, dem Mieter aus gesundheitlichen Gründen die Einsichtnahme beim Vermieter nicht zugemutet werden kann oder es sich um sozialen Wohnungsbau handelt (beim sozialen Wohnungsbau muss der Vermieter die Belege auf Verlangen des Mieters zusenden, § 29 Abs. 2 Verordnung über die Ermittlung der zulässigen Miete für preisgebundene Wohnungen – NMV).
In all diesen Fällen darf der Vermieter Kostenerstattung fordern (meistens 0,25 Euro pro Kopie zuzüglich Porto, vgl. etwa Landgericht (LG) Berlin, Urteil vom 03.04.2003, Az.: 62 S 387/02). Aufgrund dieser Kosten sind Mieter also gut beraten, wenn sie sich nur die Belege der fraglichen Positionen in der Betriebskostenabrechnung zusenden lassen.
Die Gründe, auf die der Widerspruch gestützt wird (also fehlende allgemeine Anforderungen, fehlende formelle Ordnungsmäßigkeit und/oder inhaltliche Fehler), sind dann vom Mieter darzulegen und auszuführen.
Im Übrigen empfiehlt sich für Vermieter unter jeder Betriebskostenabrechnung der Satz: „Sämtliche Abrechnungsbelege können nach vorheriger Terminvereinbarung bei mir eingesehen werden.“ So wird es zumindest unglaubwürdig, wenn Mieter später behaupten, ihnen sei eine Einsichtnahme in die Belege verweigert worden.
Zahlung ist kein Anerkenntnis der Betriebskostenabrechnung
Zahlt ein Mieter auf eine Betriebskostenabrechnung, kann er trotzdem innerhalb der 12-monatigen Ausschlussfrist der Abrechnung widersprechen. Die Zahlung ist also kein Anerkenntnis dergestalt, dass die Abrechnung korrekt wäre (BGH, Urteil vom 12.01.2011, Az: ZR VIII 269/09).
So geht es nach dem Widerspruch weiter
Bisher galt dies nur für Abrechnungen, bei denen die allgemeinen Anforderungen fehlten oder die weitere Fehler in der formellen Ordnungsmäßigkeit aufwiesen. Hielt daher ein Mieter die Nebenkostenvorauszahlungen wegen inhaltlicher Fehler zurück und erreichte der Einbehalt einen Rückstand von zwei Monatsmieten, drohte dem Mieter die fristlose Kündigung des Mietverhältnisses.
Mit Urteilen vom 15.05.2012 hat der BGH (Az.: VIII ZR 245/11 und 246/12) jedoch entschieden, dass Vermieter die Vorauszahlungen für die Nebenkosten nur erhöhen dürfen, wenn eine inhaltlich korrekte Betriebskostenabrechnung das rechtfertigt. Angesichts dieser Rechtsprechung dürfte das daher nun auch für das Zurückbehaltungsrecht bei inhaltlichen Fehlern in der Abrechnung gelten.
Ist ein Mieter bereits ausgezogen, kann er statt des (nun nicht mehr möglichen) Zurückbehaltungsrechts die Rückzahlung der gesamten Nebenkostenvorauszahlungen fordern (BGH, Urteil vom 09.03.2005, Az.: VIII ZR 57/04).
Im Übrigen kann sowohl der Vermieter den Mieter auf Zahlung der einbehaltenen Nebenkostenvorauszahlungen sowie der Mieter den Vermieter auf Erteilung einer formell ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung bzw. auf Feststellung von inhaltlichen Fehlern in der Betriebskostenabrechnung verklagen.
