Betriebskostenabrechnung: Personenanzahl als Umlageschlüssel

Wenn der Vermieter über die erhaltenen Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abrechnet, muss er in der Betriebskostenabrechnung die angefallen Betriebskosten einzeln auflisten und auf die betreffenden Wohnungen verteilen.

Dabei ist als Umlageschlüssel bzw. Verteilerschlüssel die Wohnfläche in Quadratmetern anzusetzen, sofern mietvertraglich nichts anders vereinbart wurde, § 556a Abs. 1 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

Eine solche andere Vereinbarung kann die Umlage nach der Personenzahl (Kopfzahl) sein, § 556a Abs. 2 BGB. In diesem Fall werden die Betriebskosten grundsätzlich auf die Anzahl der vorhandenen Mieter umgelegt.

Wir erklären hier, was es bei der Abrechnung und Kostenumlage nach der Personenanzahl zu beachten gibt,

So wird die Personenanzahl berechnet

Bei der Berechnung der Personenanzahl ergeben sich gleich mehrere Schwierigkeiten. Zum einen reicht es nicht aus, wenn der Vermieter dazu nur auf das amtliche Einwohnermelderegister zurückgreift. Erforderlich ist vielmehr, dass der Vermieter für bestimmte Stichtage feststellt, wie die einzelnen Wohnungen tatsächlich belegt sind.

Den erhöhten Aufwand für diese Feststellungen hat der Vermieter hinzunehmen (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 23.01.2008, Az.: VIII ZR 82/07). Speziell bei größeren Objekten stellt daher die Ermittlung der Personenanzahl für den Vermieter einen erheblichen Verwaltungsaufwand dar.

Ein weiteres Problem ist die Frage, ab wann ständig anwesende Besucher des Mieters (etwa die Freundin oder der Freund) zur Personenanzahl hinzuzurechnen sind. Gerade Nachbarn regen sich gerne darüber auf, wenn ständig Besuch da ist, dafür aber keine Betriebskosten gezahlt werden. Als „Faustregel“ gilt hier zunächst, dass Besucher mit einem ununterbrochenen Aufenthalt von mehr als sechs Wochen – ab der siebten Woche – zur Personenzahl hinzuzurechnen sind. Der Mieter muss also den Vermieter entsprechend informieren. Schwieriger wird es, wenn der Besucher zwar regelmäßig, aber nicht ständig anwesend ist (etwa jede Woche drei Tage). Hier sollen Besucher einerseits nicht mitzählen, egal, wie oft sie den Mieter besuchen (Amtsgericht (AG) Ahaus, Urteil vom 13.11.1997, Az.: 5 C 788/96). Andererseits sollen die Besucher dann mitgerechnet werden, wenn aufgrund der Häufigkeit der Besuche nach außen hin der Eindruck entsteht, der Besucher lebe in der Wohnung (AG Frankfurt, Urteil vom 27.06.1984, Az.: 33 C 8464/83).

Keine Rolle spielt es hingegen bei der Berechnung der Personenanzahl bzw. der umzulegenden Betriebskosten, wenn einzelne Mieter aufgrund ihrer Lebensgewohnheiten einen erhöhten Verbrauch bei bestimmten Kostenarten verursachen (etwa erhöhter Wasserverbrauch wegen häufigem Waschen).

So muss die Betriebskostenabrechnung aussehen

In der Betriebskostenabrechnung sind – soweit diese hier nicht in Tabellenform erstellt wird – die Personenanzahl aller Wohnungen sowie der einzelnen Wohnung, über die die Abrechnung erteilt wird. Sinnvoll ist es, den Umlageschlüssel nach der Personenzahl auf Personenmonate bzw. Personentage auszudehnen.

Bei Personenmonaten wird die Anzahl der Personen mit den Monaten, in denen diese in der Wohnung gelebt haben, multipliziert. Bei Personentagen geschieht dies mit den Tagen, an dem die Personen in dem Objekt wohnten. Vorteil dieser Berechnung ist, dass die Änderung der Personenzahl (Ein- und Auszüge, Zuzug von Lebenspartnern oder Wegzug von Kindern) genau erfasst werden kann.

Der Vermieter muss also die Personenanzahl sämtlicher Wohnungen sowie der Wohnung, über die abgerechnet wird, in der Betriebskostenabrechnung angeben. Fehlt es daran, ist die Abrechnung formell nicht ordnungsgemäß und damit unwirksam. Der Vermieter braucht allerdings in der Abrechnung nicht anzugeben, mit jeweils wie vielen Personen die anderen Wohnungen im Einzelnen belegt waren (BGH, Urteil vom 15.09.2010, Az.: VIII ZR 181/09). Darüber hinaus ist in Streitfällen der Vermieter dafür beweispflichtig, in welchem Monat wie viele Personen in der jeweiligen Wohnung gelebt haben.

Das sollten Sie sonst noch über den Umlageschlüssel „Personenanzahl“ wissen

Heizkosten werden nicht nach Personen umgelegt, sondern müssen aufgrund der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) zu 50 bis 70% verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die restlichen Kosten sind auf die Wohn- oder Nutzfläche zu verteilen.

Der Vermieter darf den mietvertraglich vereinbarten Umlageschlüssel „Personenanzahl“ nur einseitig ändern, wenn die verbrauchs- und/oder verursachungsabhängigen Betriebskosten erfasst werden (etwa durch den Einbau von Zählern oder bei unterschiedlicher Müllverursachung) und danach abgerechnet wird, § 556a Abs. 2 BGB. Dies gilt jedoch nur nach zuvor erforderlicher schriftlicher Ankündigung für zukünftige Abrechnungsperioden.

Bei leerstehenden Wohnungen muss der Vermieter dafür pro Wohnung eine Person ansetzen und die darauf anfallen Kosten selber zahlen.

Manchmal ist die Umlage nach der Personenanzahl nicht gerecht

Der Umlageschlüssel nach der Personenanzahl kann in Einzelfällen ungerecht sein. Paradebeispiel sind die von der Personenanzahl unabhängigen Kostenarten wie etwa die Grundsteuer. Es ist jedoch Sache des Vermieters, einen oder unterschiedliche – möglichst gerechte – Verteilerschlüssel zu wählen und diese im Mietvertrag zu vereinbaren.