Betriebskostenabrechnung nach Personentage: So funktioniert dieser Umlageschlüssel

Leistet der Mieter Betriebskostenvorauszahlungen, muss der Vermieter darüber jährlich in der Betriebskostenabrechnung abrechnen. Dabei sind die entstandenen Betriebskosten einzeln aufzulisten und auf die Wohnungen zu verteilen.

Als Umlageschlüssel bzw. Verteilungsschlüssel ist die Wohnfläche (Quadratmeter) zugrunde zu legen, falls im Mietvertrag nichts anderes vereinbart wurde, § 556a Abs. 1 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Als andere Vereinbarung kann die Umlage nach der Personenanzahl (Kopfzahl) gewählt werden, bei der die Betriebskosten auf die Anzahl der vorhandenen Mieter umgelegt wird. Eine Variante davon ist die Umlage nach Personentage.

Wir erklären hier, worauf es bei der Abrechnung und Kostenumlage nach Personentage ankommt.

Diese Schwierigkeiten bestehen bei der Ermittlung der Personenanzahl

Damit der Vermieter nach Personentage abrechnen kann, muss er zunächst die Personenanzahl ermitteln, also die Anzahl der Personen, die während des Abrechnungszeitraums von wann bis wann jeweils in den einzelnen Wohnungen gelebt haben.

Dazu genügt es aber nicht, wenn der Vermieter nur auf das amtliche Einwohnermelderegister zurückgreift. Vielmehr muss er an bestimmten Stichtagen die tatsächliche Belegung der einzelnen Wohnungen feststellen. Mit dem dadurch verbunden erhöhten Aufwand muss der Vermieter „leben“ (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 23.01.2008, Az.: VIII ZR 82/07). Die Ermittlung der Personenanzahl bedeutet daher für den Vermieter – insbesondere bei größeren Objekten – einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Hinzu kommt das Problem, dass der Vermieter im Streitfall darlegen und beweisen muss, wie viele Personen in der betreffenden Wohnung gelebt haben. An den Stichtagen sollte der Vermieter daher die tatsächliche Belegung dokumentieren und sich vom jeweiligen Wohnungsmieter schriftlich bestätigen lassen.

Daneben stellt sich die Schwierigkeit, ab wann ständige Besucher des Mieters (etwa Freundin oder Freund) zur Personenanzahl hinzuzurechnen sind. Denn wenn Besuch bei einem Mieter dauernd anwesend ist und dort auch noch übernachtet, der Mieter aber keine Betriebskosten zahlt, ist Ärger mit den anderen Bewohnern vorprogrammiert.

Hier gelten folgende Regeln:

Kleinkinder zählen bei der Personenanzahl mit (AG Wuppertal, DWW 1988, S. 282), Hunde dagegen nicht (AG Paderborn, DWW 1988, S. 151). Auch ein erhöhter Verbrauch bei bestimmten Kostenarten, der aufgrund der Lebensgewohnheiten einzelner Mieter entsteht (etwa mehrmaliges tägliches Duschen), spielt keine Rolle.

Bei leerstehenden Wohnungen muss der Vermieter die dafür anfallenden Betriebskosten tragen. In der Betriebskostenabrechnung ist aber keine „0“ für eine leerstehende Wohnung bei der Personenanzahl anzusetzen, da dies den Vermieter begünstigen würde. Auszugehen ist vielmehr von einer „1“, also von einer Person.

So erfolgt die Umlage nach Personentage

Steht die Personenanzahl fest, wird bei der Umlage nach Personentage die Anzahl der Personen mit den Tagen multipliziert, an denen diese in der Wohnung gelebt haben. Auf diese Weise werden Änderungen der Personenanzahl (etwa durch Ein- oder Auszüge sowie Zuzug oder Wegzug von Lebensgefährten, volljährigen Kindern usw.) genau erfasst. Ist dies für alle Wohnungen geschehen, bildet die Summe daraus die gesamten Personentage. Die Gesamtsumme einer Kostenart wird dann durch die gesamten Personentage geteilt und mit den Personentagen der einzelnen Mietwohnungen multipliziert, um den auf jede Wohnung entfallenden Kostenanteil zu ermitteln.

Praxisbeispiel: Wie die Umlage nach Personentage funktioniert

In einem Miethaus wohnen im Abrechnungszeitraum vier Parteien mit jeweils zwei Personen. Bei einer Partei wohnte vom 01.01. bis 31.03. das volljährige Kind einer Partei. Die Jahresgebühren für den Abfall belaufen sich auf 1.500 Euro.

Folge: Da die Personenanzahl feststeht, sind die Personentage zu ermitteln. Diese sind

Damit beträgt die Gesamtzahl der Personentage:

3 Parteien x 730 Tage + 1 Partei x 820 Tage = 3010

Um für die Abfallgebühren den Kostenanteil pro Wohnung zu ermitteln, ist wie folgt zu rechnen

1.500,00 Euro : 3010 Gesamtzahl der Personentage x 730 Personentage = 363,79 Euro anteilige Müllgebühren pro Partei

1.500,00 Euro : 3010 Gesamtzahl der Personentage x 820 Personentage = 408,64 Euro anteilige Müllgebühren

Der Vermieter muss in der Betriebskostenabrechnung die gesamten Personentage aller Wohnungen sowie der Wohnung angeben, über die er abrechnet. Andernfalls ist die Abrechnung formell fehlerhaft und damit unwirksam. Wie viel Personentage in welchen Wohnungen im Einzelnen angefallen sind, braucht der Vermieter in der Betriebskostenabrechnung aber nicht anzugeben (so für die Abrechnung nach Personenanzahl: BGH, Urteil vom 15.09.2010, Az.: VIII ZR 181/09).

Das ist für den Umlageschlüssel „Personentage“ sonst noch wichtig

Gibt der Vermieter in der Betriebskostenabrechnung den Verteilungsschlüssel „Personentage“ an, ist dies für den Mieter weder unverständlich noch intransparent. Der Schlüssel muss daher nicht näher erläutert werden (so für den Umlageschlüssel „Personenmonate“: BGH, Urteil vom 22.10.2014, Az.: VIII ZR 97/14).

Heizkosten müssen aufgrund der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) zu 50 bis 70% verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Eine Umlage nach Personentage ist hier unzulässig.

Geht der Vermieter dazu über, bestimmte Betriebskostenarten nach Verbrauch oder Verursachung zu erfassen (etwa durch den Einbau von Zählern), darf er den im Mietvertrag vereinbarten Umlageschlüssel „Personentage“ einseitig ändern und nach Verbrauch bzw. Verursachung abrechnen, § 556a Abs. 2 BGB. Dies ist aber zuvor schriftlich anzukündigen und gilt nur für künftige Abrechnungszeiträume.