Voraussetzung für die Umlage von Betriebskosten ist, dass dies im Mietvertrag wirksam vereinbart wird. Der Vermieter darf aber nur die in 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgelisteten 17 verschiedenen Kostenarten auf die Mieter verteilen. Dazu gehören die Kosten der Hausverwaltung nicht. Vielmehr sind gerade die Verwaltungskosten von den Betriebskosten ausgenommen, § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV. Ob die Weitergabe der Verwalterkosten an den Mieter trotzdem möglich ist und welche besonderen Abgrenzungsschwierigkeiten sich bei den Kosten der Hausverwaltung ergeben, lesen Sie in diesem Artikel.
Inhalt: Kosten der Hausverwaltung in der Betriebskostenabrechnung
1. Kosten der Hausverwaltung: Das alles ist nicht umlagefähig
2. Besondere Abgrenzungsschwierigkeiten bestehen beim Hausmeister
3. Ausnahmen: Wann die Kosten der Hausverwaltung an den Mieter weitergegeben werden dürfen
1. Kosten der Hausverwaltung: Das alles ist nicht umlagefähig
Verwaltungskosten – und damit grundsätzlich nicht umlagefähige Kosten der Hausverwaltung – sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrRG „die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung.“
Damit dürfen sämtliche mit der Verwaltung zusammenhängende Kosten (etwa Kontoführungsgebühren, Steuerberatungskosten, Übertragung von Verwaltungsarbeiten auf dritte Personen wie den Hausmeister usw.) regelmäßig nicht auf die Mieter verteilt werden.
Eine Ausnahme besteht für die Kosten, die für die Berechnung und Aufteilung bei einer verbrauchsabhängigen Abrechnung den Betriebskosten zugeordnet sind. Diese umlegbar. Im Einzelnen handelt es sich um die Kosten der Wasserversorgung, der Heizungsanlage sowie der Straßenreinigung und Müllbeseitigung, § 2 Nr. 2, 4, 5, 6, 8 BetrKV, §§ 7, 8 Heizkostenverordnung (HeizkostenV).
2. Besondere Abgrenzungsschwierigkeiten bestehen beim Hausmeister
Besondere Abgrenzungsschwierigkeiten ergeben sich bei der Tätigkeit des Hauswarts. Diese ist vielschichtig und umfasst neben der typischen, umlagefähigen Hausmeistertätigkeit auch solche Arbeiten, die nicht umgelegt werden dürfen. Dazu gehören nach § 2 Nr. 14 BetrKV Arbeiten, die die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen.
Umlagefähige Verwaltungsarbeiten des Hausmeisters sind:
- Bedienung und Überwachung der Heizungsanlage (AG Berlin NJW-RR 2002, 656)
- Bereitschaftsdienst (AG Köln ZMR 1996/9 S. XII)
- Besorgung von Streugut (LG Gera WuM 2001, 615)
- Kontrolle der Einhaltung von Ruhezeiten (LG Berlin GE 2007, 851)
- Kontrolle von Abschlüssen (LG Berlin GE 2007, 851)
Nicht umlegbare Verwaltungstätigkeiten des Hausmeisters sind
- Abhalten von Mietersprechstunden (AG Dortmund ZMR 1996, 387)
- Ablesen von Zählerständen (LG Berlin GE 2007, 851)
- Durchführung von Abrechnungen (AG Köln WuM 1995, 120)
- Durchführung von Wohnungsübergaben (AG Köln WuM 1995, 120)
- Entleerung von Münzautomaten (AG Köln WuM 1999, 467)
- Inkasso von rückständigen Mieten
- Kontaktpflege zu Hausbewohnern (AG Köln WuM 2002, 615)
- Tätigkeiten anlässlich einer Neuvermietung (AG Köln WuM 1995, 120)
- Überprüfung des Gesamtzustandes des Grundstücks (AG Köln WuM 1999, 235)
- Vergütungen für eine Hausverwaltung (OLG Nürnberg WuM 1995, 308)
- Verteilung von Schreiben des Vermieters an Mieter (AG Berlin NJW-RR 2002, 656)
- Wahrnehmung von Terminen mit Handwerkern (LG Wuppertal WuM 1999, 490)
- Wohnungsbesichtigungen (LG Berlin NJW-RR 2002, 656)
Erhält der Hausmeister aufgrund eines einheitlichen Arbeitsvertrags eine feste Vergütung und verrichtet neben den typischen Hausmeistertätigkeiten auch andere Arbeiten für den Vermieter, sind die Kosten verhältnismäßig aufzuteilen. Umlagefähig sind nur die typischen Tätigkeiten des Hauswarts (AG Wuppertal, Urteil vom 14.07.1992, Az.: 95 C 252/92).
Im Idealfall sollte der Hausmeister Stundennachweise mit einer Auflistung seiner Tätigkeiten vorlegen. Auf diese Weise kann der Vermieter auch den ihm obliegenden Tatsachenbeweis führen, aus dem sich die Umlagefähigkeit der Hauswarttätigkeiten ergibt. Dagegen ist ein nicht weiter erläuterter pauschaler Abzug des Vermieters für diese Tätigkeiten nicht ausreichend, zumal der Mieter dies ohne weiteres bestreiten kann (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 20.02.2008, Az.: VIII ZR 27/07).
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3. Ausnahmen: Wann die Kosten der Hausverwaltung an den Mieter weitergegeben werden dürfen
Da Verwaltungskosten keine Betriebskosten sind, ist eine „Verteilung“ der Kosten der Hausverwaltung auf die Mieter zur in zwei Fällen denkbar.
1. Individualvereinbarung bei preisfreiem Wohnraum
Verwaltungskosten können als „Verwaltungskostenpauschale“ in Form eines „zusätzlichen Mietbestandteils“ bzw. als „Teil der Nettokaltmiete“ auf die Mieter von preisfreiem Wohnraum abgewälzt werden. Denn auf diese Weise werden die Verwaltungskosten nicht als Betriebskosten vereinbart, sondern eindeutig als Bestandteil der Grundmiete ausgewiesen. Voraussetzung dafür ist, einerseits, dass die Verwaltungskosten als Pauschale bzw. mit einem festen Geldbetrag beziffert werden (Landgericht (LG) Düsseldorf, Urteil vom 15.12.1995, Az.: 21 S 182/95).
Andererseits dürfte eine solche Abrede nur als individuelle (mit dem Mieter ausgehandelte) Vereinbarung zulässig sein. Wird eine Verwaltungskostenpauschale als Klausel für mehrere Mietverträge aufgenommen, ist diese regelmäßig für eine Vielzahl von Verwendungen bestimmt und unterliegt damit dem Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen nach §§ 305 ff BGB. Dann ist die Klausel jedoch überraschend bzw. stellt eine Umgehung der Betriebskostenverordnung dar, was die Unwirksamkeit der Klausel zur Folge hat (LG Braunschweig, Urteil vom 15.03.1996, Az.: 6 S 366/95).
Soweit gegenteilige Entscheidungen eine solche Klausel für wirksam halten (so etwa LG Mannheim, Urteil vom 16.06.1999, Az.: 4 S 167/98), ist dem entgegenzuhalten, dass diese Entscheidungen älteren Datums sind. Zum 01.01.2004 trat jedoch die neu festgelegte Betriebskostenverordnung in Kraft, in der der Begriff der Verwaltungskosten genau bestimmt ist. Es muss daher bezweifelt werden, ob solche Entscheidungen heute noch Bestand haben.
2. Wirtschaftlichkeitsberechnung bei preisgebundenem Wohnraum
Bei öffentlich gefördertem Wohnraum (Sozialwohnungen) dürfen die Verwaltungskosten in der Wirtschaftlichkeitsberechnung angesetzt werden, § 26 Abs. 2 und 3 Zweite Berechnungsverordnung (II. BV). Hier gelten allerdings bestimmte Pauschalen, die regelmäßig an den Verbraucherpreisindex angepasst werden, § 26 Abs. 4 II.BV.
