Über die mietvertraglich roreinbarten Betriebskostenvorauszahlungen muss der Vermieter einmal jährlich abrechnen. Dazu gehört auch die Heizkostenabrechnung (meist als Bestandteil der Betriebskostenabrechnung), bei der die Kostenverteilung für Heizung und Warmwasser nach der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) erfolgt, während die eigentliche Abrechnung nach den Grundsätzen für die Betriebskostenabrechnung erstellt wird.
Bei der Heizkostenabrechnung müssen die Bestimmungen der HeizkostenV zwingend beachtet werden und können im Mietvertrag nicht ausgeschlossen werden (Ausnahme: Zweifamilienhäuser mit einer vom Eigentümer bewohnten Wohnung). Selbst wenn eine Betriebskostenpauschale vereinbart wurde, gelten trotzdem die Regelungen der HeizkostenV.
Es gelten dieselben Grundsätze wie bei der Betriebskostenabrechnung
Für die Heizkostenabrechnung, die regelmäßig durch eine Fachfirma erstellt wird, gelten dieselben Grundsätze wie bei der Betriebskostenabrechnung.
Die Heizkostenabrechnung setzt Verbrauchserfassungsgeräte voraus
Der Vermieter muss den anteiligen Verbrauch der Mieter an Wärme und Warmwasser erfassen, § 4 Abs. 1 HeizkostenV. Dazu hat er die Wohnungen mit Ausstattungen zur Verbrauchserfassung zu versehen, was die Mieter zu dulden haben, § 4 Abs. 2 Satz 1 HeizkostenV. Zugelassen sind für die Wärmeerfassung
- Wärmezähler (Wärmemengenzähler)
- Heizkostenverteiler (Verdunstungsgeräte oder elektronische Verteiler)
und für die Warmwassererfassung
- Warmwasserzähler
- andere geeignete Ausstattung
Welche Ausstattung der Vermieter wählt, bleibt ihm überlassen, § 4 Abs. 2 Satz 3 HeizkostenV. Möchte der Vermieter die bisher eingesetzten Erfassungsgeräte gegen funkbasierte Ablesesysteme austauschen, müssen die Mieter das ebenfalls dulden (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 29.09.2011, Az.: VIII ZR 326/10).
Der Vermieter kann die Verbrauchserfassungsgeräte mieten oder leasen
Es ist Sache des Vermieters, ob er die Verbrauchserfassungsgeräte mietet, least oder kauft, sofern diese dem Stand der Technik entsprechen und für die vorhandene Anlage geeignet sind.
Möchte der Vermieter die Zähler mieten oder leasen, muss er vor deren Installation die Mieter unter Angabe der vorhersehbaren Kosten darüber informieren. Die Mieter sind berechtigt, nach dem Zugang der Information innerhalb eines Monats der Installation von gemieteten oder geleasten Zählern zu widersprechen. Bei einem Widerspruch der Mehrheit der Mieter darf der Vermieter keine gemieteten oder geleasten Zähler installieren. Dabei wird die Mehrheit der Mieter nicht nach der Personenzahl, sondern nach den Nutzungseinheiten ermittelt.
Die Miet- oder Leasingkosten der Zähler darf der Vermieter auf seine Mieter umlegen.
Entscheidet sich der Vermieter dagegen für einen Kauf der Verbrauchserfassungsgeräte, ist eine Umlegung des Kaufpreises auf die Mieter nicht möglich. Da jedoch der Einbau der Zähler eine den Wert verbessernde Modernisierungsmaßnahme ist, darf der Vermieter die Miete bis zu 11% der dafür angefallen Kosten pro Jahr erhöhen, § 559 Abs. 1 BGB.
Die verbrauchsabhängige Abrechnung ist Pflicht
Der Vermieter ist verpflichtet, verbrauchsabhängig abzurechnen. Der Mieter kann daher die Ausstattung der gemieteten Wohnung mit Zählern sowie die verbrauchsabhängige Abrechnung verlangen, § 4 Abs. 4 HeizkostenV, und notfalls gerichtlich durchsetzen.
Dabei müssen die Heiz- und Warmwasserkosten mit einem Anteil von mindestens 50 % bis höchstens 70 % nach dem Verbrauch des Mieters abgerechnet werden. Die verbleibenden 30 bis 50% dürfen verbrauchsunabhängig berechnet werden, § 6 Abs 1 in Verbindung mit §§ 7 bis 9 HeizkostenV. Mittels Vereinbarung im Mietvertrag kann sogar eine Verbrauchsabrechnung von bis zu 100% erfolgen, § 10 HeizkostenV.
Wann der Mieter die Heizkostenabrechnung kürzen darf
Erfolgt keine verbrauchsabhängige Abrechnung, darf der Mieter seinen Kostenanteil in der Heizkostenabrechnung um 15 % kürzen, § 12 Abs. 1 HeizkostenV.
Das ist etwa der Fall, wenn die an einem Heizkörper abgelesenen Verbrauchswerte
- aus zwingenden physikalischen Gründen nicht zutreffen
- der Vermieter daher die Heizkostenabrechnung nicht auf diese Werte stützen darf und
- der Verbrauch auch nach dem dann anzuwendenden § 9a Abs. 1 HeizkostV (Verbrauch der betroffenen Räume in vergleichbaren früheren Abrechnungszeiträumen oder Verbrauch vergleichbarer anderer Räume im Abrechnungszeitraum) nicht zu ermitteln ist
Da hier nur noch eine verbrauchsunabhängige Abrechnung (etwa nach Wohnfläche) möglich ist, darf der Mieter den auf diese Weise errechneten Wert um 15% kürzen (BGH, Beschluss vom 05.03.2013, Az.: VIII ZR 310/12).
Kein Kürzungsrecht besteht jedoch, wenn der Vermieter zur Verbrauchsschätzung berechtigt war und nicht mehr als 25 % der Wohnfläche des Hauses betroffen war.
Diese Kosten der Vermieter auf die Mieter verteilen
Zu den Heizkosten gehören nach § 7 Abs. 2 HeizkostenV die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage, die Kosten des Betriebsstromes, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, die regelmäßige Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft, die Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, Miet- oder Leasingkosten von Verbrauchserfassungsgeräten einschließlich deren Eichungskosten sowie die Kosten der Berechnung, Aufteilung und Verbrauchsanalyse. Ferner können die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung umgelegt werden, aber auch die Öltankreinigung (BGH, Urteil vom 11.11.2009, Az.: ZR 221/08). All diese Kosten dürfen nach § 2 Nr. 4a – d Betriebskostenverordnung (BetrKV) umgelegt werden. Sind die Kosten der Schornsteinreinigung nicht beim Betrieb der Zentralreinigungsanlage berücksichtigt, können sie eigenständig nach § 2 Nr. 12 BetrVK verteilt werden.
Die Warmwasserkosten umfassen nach § 8 Abs. 2, 4 HeizkostenV ähnliche Kosten wie bei den Heizkosten, wobei jedoch keine Schornstein- oder Öltankreinigung anfällt. Umlagefähig sind all diese Kosten nach § 2 Nr. 5, 6 BetrVK.
Reparaturkosten sind nicht umlagefähig
Während die Wartung der Heizungsanlage (einschließlich benötigter Kleinteile wie Dichtungen, Filter, Schrauben u. ä) umgelegt werden können, dürfen Reparaturen (etwa Erneuerung von Pumpen oder Austausch des Ölbrenners) nicht auf die Mieter verteilt werden.
Regelmäßig werden die umlagefähigen Wartungskosten mit 5% der Brennstoffkosten kalkuliert. Liegen die Kosten höher, sollten Mieter durch Einsicht in die Abrechnungsbelege prüfen, ob nicht verteilungsfähige Reparaturen in die Betriebskostenabrechnung eingeflossen sind.
