Über im Mietvertrag vereinbarte Betriebskostenvorauszahlungen muss der Vermieter spätestens 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode abrechnen, § 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Bei fehlenden, verspäteten oder manchmal auch fehlerhaften Betriebskostenabrechnungen kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr geltend machen.
Umgekehrt hat der Mieter – sofern er von einem Erstattungsguthaben ausgeht – die Möglichkeit, den Vermieter in diesen Fällen auch nach Ablauf der 12-Monats-Frist notfalls auf Abrechnungserteilung und Guthabenserstattung zu verklagen. Vermieter sollten daher die folgenden Tipps zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung unbedingt beachten.
Tipp 1: Die Abrechnungsfrist beträgt 12 Monate
Der Vermieter muss innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums (Abrechnungsperiode) die Betriebskostenabrechnung nicht nur erstellt, sondern dem Mieter auch zugegangen sein. Endet die Abrechnungsperiode also etwa am 30.04., muss die Abrechnung bis zum 30.04. des Folgejahres beim Mieter sein. Da etwaige Nachzahlungsansprüche bei Fristüberschreitung grundsätzlich verfallen, sollte der Vermieter nicht erst kurz vor Fristablauf mit der Abrechnung beginnen, sondern einen Zeitpuffer für Eventualitäten einplanen. Sieh dazu auch: Abrechnungsfrist.
Tipp 2: Die 12-Monats-Frist gilt auch beim Mieterwechsel
Findet ein Mieterwechsel (etwa durch Umzug) während der Abrechnungsperiode statt, ändert sich dadurch nichts an der regulären Abrechnungsfrist. Sowohl für den früheren als auch für den neuen Mieter ist – etwa bei einem Ende der Abrechnungsperiode am 31.12. – bis zum 31.12. des Folgejahres die Abrechnung zu erstellen. Der Vermieter muss aber darauf achten, dass der Neumieter nicht mit Kosten des früheren Mieters belastet wird und umgekehrt. Zudem muss der Vermieter die Kosten von Zwischenablesungen selber tragen, sofern er diese nicht mietvertraglich auf den ausziehenden Mieter abgewälzt hat.
Tipp 3: Der Abrechnungszeitraum beträgt 12 Monate
Der Zeitraum, über den Vermieter abrechnet, muss 12 Monate betragen. Ausnahmen gelten nur beim Mieterwechsel oder in seltenen Sonderfällen. Dabei muss der Abrechnungszeitraum nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein (Beispiel: Abrechnungszeitraum vom 01.05. bis zum 30.04. des Folgejahres).
Tipp 4: Diese äußeren Formalien sind Pflicht
Die Betriebskostenabrechnung sollte stets schriftlich erfolgen und vom Vermieter bzw. vom Ersteller der Abrechnung unter Beifügung einer Originalvollmacht des Vermieters unterzeichnet sein. Fehlt die Vollmacht, kann der Mieter die Abrechnung zurückweisen. Die Abrechnung sollte stets mit einer speziellen Software oder einer Exceltabelle erstellt werden. Dadurch wird die Abrechnung nicht nur übersichtlicher, sondern er werden auch manuelle Berechnungsfehler vermieden.
Tipp 5: Die Abrechnung muss formell ordnungsgemäß sein
In formeller Hinsicht muss die Betriebskostenabrechnung so gestaltet sein, dass diese für den Mieter – als juristischer oder betrieblicher Laie – gedanklich und rechnerisch nachvollziehbar ist. Dazu gehören auch die folgenden Mindestangaben:
- Adressat der Betriebskostenabrechnung nebst Abrechnungsobjekt und Abrechnungszeitraum
- Zusammenstellung der Gesamtkosten (auch wenn nur ein Teilbetrag umgelegt werden kann)
- Darstellung und Erklärung des verwendeten Umlageschlüssels
- Berechnung des Mieteranteils (auch der bei der jeweiligen Kostenposition) und Abzug der vom Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen
- Rechnungssaldo nebst Nachforderung oder Erstattungsguthaben
Siehe dazu auch: Formelle Fehler in der Betriebskostenabrechnung und die Folgen
Fehlt es an diesem formellen Erfordernissen, ist die Betriebskostenabrechnung grundsätzlich generell unwirksam, so dass der Vermieter eine neue Abrechnung erstellen muss. Hat der Vermieter eine solche unwirksame Abrechnung erst kurz vor Ablauf der 12-monatigen Abrechnungsfrist den Mietern ausgehändigt, kann er keine Nachzahlungsansprüche mehr geltend machen. Denn eine neue Abrechnung könnte er erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist erstellen, so dass er mit seinen Nachforderungen und auch etwaigen Erhöhungen der Betriebskostenvorauszahlungen ausgeschlossen ist.
Tipp 6: Die Abrechnung muss inhaltlich ordnungsgemäß sein
Inhaltliche Fehler in der Betriebskostenabrechnung liegen vor, wenn in der Abrechnung etwa nicht umlagefähige Kostenpositionen aufgeführt wurden, unkorrekte Umlageschlüssel eingestellt sind oder ein Rechenfehler vorhanden ist. Hier muss der Vermieter auch beachten, dass er nur solche Kostenpositionen auf die Mieter verteilen kann, deren Umlage
- nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) zulässig sind und
- im Mietvertrag vereinbart wurde.
So sind etwa Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht umlagefähig, § 1 Abs. 2 BetrKV. Ebenso wenig kann der Vermieter beispielsweise die Kosten der Gartenpflege auf die Mieter verteilen, wenn dies im Mietvertrag nicht vereinbart wurde. Darüber hinaus hat der Vermieter die Kosten für leerstehende Wohnungen grundsätzlich selber zu tragen.
Umgekehrt sollten Vermieter aber auch keine Betriebskosten „vergessen“. Speziell bei Eigentumswohnungen orientieren sich Vermieter gerne an die Abrechnung des Verwalters. Dort ist aber die umlagefähige Grundsteuer nicht aufgeführt. Siehe dazu auch: Miteigentumsanteile als Umlageschlüssel bei Eigentumswohnungen.
Zu beachten ist ferner die Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Danach muss der Vermieter grundsätzlich mindestens 50%, höchstens 70% der Heizkosten nach dem tatsächlich erfassten Verbrauch umlegen. Die restlichen Heizkosten sind nach der Wohnfläche abzurechnen.
Anders als bei formellen Fehlern führen inhaltliche Unrichtigkeiten nicht automatisch zur Unwirksamkeit der Betriebskostenabrechnung. Vielmehr kann der Vermieter diese zeitnah korrigieren, und zwar auch noch nach Ablauf der Abrechnungsfrist. Zwar darf die Korrektur nach Ablauf dieser Frist nicht zu einer (weiteren) Nachzahlung des Mieters führen. Die künftigen Betriebskostenvorauszahlungen dürfen aber erhöht werden.
Tipp 7: Zustellung nur durch Boten
Speziell bei der Übermittlung der Betriebskostenabrechnung kurz vor Ablauf der Abrechnungsfrist können sich Probleme ergeben, da der Vermieter für den Zugang der Abrechnung beweispflichtig ist. Behauptet also der Mieter kurz nach Ablauf der Abrechnungsfrist, er habe keine Abrechnung erhalten, und kann der Vermieter das Gegenteil nicht beweisen, braucht der Mieter keine Nachzahlung zu leisten. Denn der Vermieter kann die Behauptung des Mieters nicht widerlegen und infolge der abgelaufenen Abrechnungsfrist ist der Vermieter mit seinen Nachforderungen ausgeschlossen.
Eine solche Behauptung des Mieters wird aber durch die Zustellung der Betriebskostenabrechnung durch einen Boten ausgekontert. Denn der Bote kann bezeugen, dass die Abrechnung zugestellt wurde. Dazu reicht ein Einwurf des Briefes mit der Abrechnung in den Hausbriefkasten des Mieters aus. Der Bote sollte dazu aber den Inhalt des Briefes gesehen und die Zustellung selber vorgenommen haben. Bote kann auch der Ehepartner des Vermieters sein, sofern der Ehepartner nicht Miteigentümer der vermieteten Immobilie ist.
Tipp 8: Streitigkeiten vermeiden
Betriebskostenabrechnungen führen häufig zu Streit zwischen Mietern und Vermietern. Tragen Mieter sachgerechte Einwände gegen die Abrechnung vor, hilft ein kurzes Gespräch oft weiter und vermeidet langwierige, oft auch gerichtliche Auseinandersetzungen. Im Übrigen haben Mieter grundsätzlich nur ein Einsichtsrecht in die Belege des Vermieters. Kopien braucht der Vermieter daher nur in Ausnahmefällen (gegen Kostenerstattung) anzufertigen, etwa wenn der Vermieter von der vermieteten Immobilie weit entfernt wohnt.
Tipp 9: Umlageschlüssel ändern?
Manchmal stellt sich bei der Abrechnung heraus, dass bestimmte Umlage- bzw. Verteilerschlüssel ungerecht oder unzweckmäßig sind. Hier darf der Vermieter aber den Umlageschlüssel nicht einseitig ändern, sondern benötigt dazu die Zustimmung aller Mieter, die evt. schriftlich eingeholt werden kann. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn
- die verbrauchs- und/oder verursachungsabhängigen Betriebskosten erfasst werden (etwa durch den Einbau von Zählern oder bei unterschiedlicher Müllverursachung) und
- danach abgerechnet wird, § 556a Abs. 2 BGB.
