Sind mietvertraglich Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, muss der Vermieter darüber jährlich abrechnen.
Dabei darf die Dauer des Abrechnungszeitraums – also die Zeit, für die der Vermieter über die Vorauszahlungen abrechnet – höchstens 12 Monate betragen, wobei die Lage des Abrechnungszeitraums (etwa 01.01. bis 31.12) im Mietvertrag aufzunehmen ist.
Aus praktischen Gründen ist es besonders wichtig, dass der Abrechnungszeitraum für alle Mieter gleich ist. Denn das Erstellen der Betriebskostenabrechnungen für unterschiedliche Zeiträume ist enorm aufwändig. Aber auch sonst sind beim Abrechnungszeitraum einige Dinge zu beachten.
Die Dauer des Abrechnungszeitraums beträgt 12 Monate
Die Dauer (Länge) des Abrechnungszeitraums beläuft sich regelmäßig auf 12 Monate und darf nicht länger sein, § 556 Abs. 3 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Ein Überschreiten des 12-Monats-Zeitraums würde bereits einen formellen Fehler der Betriebskostenabrechnung bedeuten, der die Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung zur Folge hätte. In diesem Fall müsste der Vermieter innerhalb der ebenfalls 12-monatigen Abrechnungsfrist eine neue Abrechnung erstellen, um etwaige Nachforderungen verlangen zu können.
Welche Folgen es konkret hat, wenn der Abrechnungszeitraum zu lang ist, lesen Sie in diesem Artikel: Betriebskosten: Abrechnungszeitraum zu lang
Kürzerer Abrechnungszeitraum bei Aus- und Einzügen
Kürzer als 12 Monate darf der Abrechnungszeitraum sein, wenn ein Mieter während dieses Zeitraums aus- und ein anderer Mieter einzieht. Hier sind die Betriebskosten anteilig auf beide Mieter umzulegen, wobei für verbrauchsabhängige Betriebskosten eine Zwischenablesung zu erfolgen hat. Die Kosten der Zwischenablesung hat der Vermieter zu tragen, soweit es diese nicht mietvertraglich auf den ausziehenden Mieter abgewälzt hat (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom vom 14.11.07 AZ: VIII ZR 19/07).
Die Betriebskostenabrechnung ist auch für die aus- und einziehenden Mieter zu dem Zeitpunkt zu erstellen, an dem diese für alle Mieter angefertigt wird. Entgegen einem weit verbreiteten Irrtum haben die aus- oder einziehenden Mieter also keinen Anspruch darauf, dass der Vermieter für sie andere Abrechnungszeiträume zugrunde legt (etwa Erstellen der Abrechnung 12 Monate nach Auszug).
Was hier im Einzelnen zu beachten ist, lesen Sie in diesem Artikel: Betriebskosten: Abrechnungszeitraum nach Auszug / nach Kündigung
Der Abrechnungszeitraum muss nicht gleich dem Kalenderjahr sein
Die mietvertraglich aufzunehmende Lage des Abrechnungszeitraums muss nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein, sondern kann auch davon abweichen (etwa vom 01.05. bis 30.04 des Folgejahres). Ebenso können die Abrechnungszeiträume für die Heiz- und sonstigen Betriebskosten voneinander abweichen (etwa 01.04. bis 31.03 des Folgejahres für Heizkosten, 01.01. bis 31.12 für die sonstigen Betriebskosten).
Abflussprinzip: Mit Ausnahme für Heizkosten zulässig
In der Praxis stellt sich häufig die Frage, ob es zulässig ist, wenn etwa für den Abrechnungszeitraum 2012/2013 noch eine Kostenposition aus dem Jahr 2010 auftaucht, die dem Vermieter selber beispielsweise von einem Versorger erst im Abrechnungszeitraum 2012/2013 berechnet wurde.
Zu unterscheiden ist hier zwischen dem Abfluss- und dem Leistungsprinzip: Nach dem Abflussprinzip (Ausgabenabrechnung) kann der Vermieter alle Betriebskosten umlegen, mit denen er selber im Abrechnungszeitraum belastet wurde (also in der Eingangsfrage auch die Kostenposition aus dem Jahr 2010). Demgegenüber darf der Vermieter nach dem Leistungsprinzip (Verbrauchsprinzip, Zeitabgrenzungsprinzip) nur über die Betriebskosten abrechnen, die im jeweiligen Abrechnungszeitraum entstanden sind (also in der Eingangsfrage nicht die Kostenposition aus dem Jahr 2010).
Hat der Vermieter im Mietvertrag kein bestimmtes Prinzip festgelegt, steht ihm – mit Ausnahme der Heizkosten – ein Wahlrecht zu (BGH, Urteil vom 20.02.2008, Az.: VIII ZR 49/07). Der Vermieter kann daher grundsätzlich auch Betriebskosten aus vorangegangenen Abrechnungszeiträumen umlegen, sofern ihm selber diese Kosten erst im aktuellen Abrechnungszeitraum berechnet wurden. Eine Ausnahme gilt jedoch für die Heizkosten: Diese sind stets nach dem Leistungsprinzip umzulegen, was damit insbesondere für den im Abrechnungszeitraum verbrauchten Brennstoff gilt (BGH, Urteil vom 01.02.2012, Az.: VIII ZR 156/11).
Wenn der Abrechnungszeitraum geändert werden soll
Manchmal kann es für den Vermieter zweckmäßig sein, den Abrechnungszeitraum zu ändern (etwa um unterschiedliche Abrechnungszeiträume für Heiz- und sonstige Betriebskosten zu vereinheitlichen, verschiedene Abrechnungszeiträume für mehrere Mietparteien „auf einen Nenner zu bringen“ oder die Abrechnungszeiträume an die Abrechnungsperioden der Abrechnungsfirmen anzugleichen). Liegen solche vernünftigen bzw. sachlichen Gründe vor, darf der Vermieter die Lage des Abrechnungszeitraums für die Betriebskosten einseitig – also ohne Zustimmung der Mieter – ändern (Landgericht (LG) Berlin, Urteil vom 23.04.1991, Az.: 64 S 458/90).
Wie die Änderung des Abrechnungszeitraums im Einzelnen funktioniert, lesen Sie in diesem Artikel.
